Evenement of bijeenkomst in openlucht aanvragen

Een openbaar of publiek toegankelijk evenement is een evenement waarbij iedereen toegelaten is, ongeacht of de toegang gratis of betalend is. Een feest waarvoor je een persoonlijke uitnodiging ontving (op naam), is geen publiek toegankelijk evenement. 

Het openbaar evenement kan plaatsvinden op openbaar domein, maar evengoed in een private ruimte in openlucht met of zonder een openbaar karakter.

Het openbaar domein omvat alle straten, pleinen, parken enzovoort die eigendom zijn van de stad, gemeente, provincie of overheidsinstelling en die iedereen mag gebruiken. 

Met private ruimte in openlucht met of zonder een openbaar karakter bedoelen we het gedeelte van de openbare ruimte dat privé-eigendom of eigendom van een bedrijf is, en dus niet van een stad, gemeente, provincie of andere overheidsinstelling.

1. Log met je A-profiel in op het evenementenloket. Gebruik webbrowser Google Chrome en steeds dezelfde gebruikersnaam, e-mailadres en inlogmanier (Itsme, M-profiel, …) om je dossier te bekijken.
2. Kies welke activiteit je wil organiseren. Selecteer 'andere' als er geen passende activiteit is.
3. Vul de vragenlijst in.
4. Teken op een interactieve kaart jouw opstellingen in en geef aan of de locatie verkeers- en/of parkeervrij moet zijn. Je ziet meteen of de gekozen locatie en datum nog beschikbaar zijn.
5. Voeg een inplantingsplan toe aan je aanvraag.
6. Dien je aanvraag in. Een dossierbeheerder gaat ermee aan de slag. Hou de mailbox waarmee je de aanvraag deed in de gaten.

De video legt uit hoe je een evenement kan aanvragen:

Je hebt een toelating nodig voor:

• alle publiek toegankelijke activiteiten die plaatsvinden in openlucht. Bijvoorbeeld:

  • festivals, feesten, sportevenementen, beurzen
  • sportieve/artistieke/humanitaire activiteiten
  • braderijen en rommelmarkten
  • betogingen, manifestaties en optochten
  • doopstoeten en -activiteiten van studenten
  • trouwstoeten
  • plechtigheden en bloemenhuldes
  • circussen
  • reclame-acties (met standplaats). Doe ook aangifte voor het betalen van een belasting op reclame.

• evenemententerrassen

• film-, fotoreportages en dronevluchten

• de inname van een deel van een straat, plein of open ruimte voor een beperkte periode. Bijvoorbeeld:

  • tijdelijke wegwijzers in functie van een evenement
  • kerstverlichting in je(winkel)straat

• mobiele reclame op de Via Sinjoor (de wandelas van het centraal station over De Keyserlei, Teniersplaats, Meir, Eiermarkt, Groenplaats, Handschoenmarkt, Grote Markt, Suikerrui tot aan Steenplein). Je betaalt hierop een belasting op reclame.

• parkeertoelating om te laden en te lossen voor een evenement op het openbaar domein

Evenementen zijn in principe altijd toegelaten als je ze veilig organiseert en ze geen of beperkte overlast veroorzaken voor mensen die niet deelnemen. Zo kan iedereen zo veel mogelijk gebruik blijven maken van de straten, pleinen en parken in onze stad. 

• Private bijeenkomsten met een impact op het openbaar domein. Voor bedrijfsevenementen of verjaardagsfeesten kan je geen toelating krijgen.
• Een aanvraag voor een terugkerend evenement, waarbij je geen rekening houdt met de evaluatie van de voorbije edities in de nieuwe editie.
• Evenementen die haaks staan op het algemeen beleid van de stad.
• Het openbaar domein reserveren als private parking. In bepaalde gevallen kan je een beperkte zone reserveren voor de logistiek van je evenement.
• Reclamestands en reclameacties. Deze conflicteren vaak met de doelstelling om de straten en de pleinen van de stad van iedereen te houden. Reclame op het openbaar domein wordt slechts uitzonderlijk toegestaan onder bepaalde voorwaarden. Flyering is verboden volgens de politiecodex.
• Reclame-uitingen met een fysieke impact op het openbaar domein. Deze worden steeds geweigerd. Bijvoorbeeld:
  • voetpaden beschilderen
  • graffiti of andere soorten ‘tags’ aanbrengen
  • eco-advertising (proper spuiten van tegels in de vorm van een logo)
  • stickers kleven
  • straatmeubilair gebruiken

Voor kleine evenementen vraag je ten laatste 3 weken op voorhand toelating aan. Soms volstaat een melding en dan krijg je meteen toelating van de stad.

• Dit is een activiteit die niet langer dan 1 dag duurt en geen tussenkomst van de stad vergt.
• De stad bekijkt of de gevraagde locatie beschikbaar is en onderzoekt de activiteit. Je krijgt zo snel mogelijk bericht als er ergens een probleem is.

Voor middelgrote evenementen vraag je ten laatste 6 weken vooraf toelating aan.

• Dit geldt ook voor kleine evenementen waarbij ondersteuning van de stad nodig is, zoals fietsbegeleiding en straten autovrij of parkeervrij maken.
• Logistieke steun van de stad vraag je minstens 6 weken op voorhand aan.

Voor grote evenementen vraag je 4 maanden op voorhand toelating aan.

De stad beoordeelt of jouw activiteit veilig en netjes kan verlopen, met minimale overlast voor de bewoners die niet deelnemen. Hiervoor hanteren we deze criteria: 

• Is de gevraagde locatie nog vrij op de door jou vermelde datum? Is het de meeste geschikte locatie voor jouw evenement?
• Wat adviseren andere stadsdiensten, bijvoorbeeld:
  • De politie bekijkt de aanvraag vanuit veiligheidsperspectief, verkeerstechnische aspecten en invloed op mobiliteit. De politiecodex bundelt bestaande politieregels.
  • De brandweer bekijkt je inplantingsplan en oordeelt of de brandveiligheid gegarandeerd blijft. Voor elk evenement gelden de standaardvoorwaarden van de brandweer Antwerpen.
  • De dienst stadsreiniging bekijkt de impact van het evenement op de properheid van de buurt.
  • De logistieke diensten van de stad bekijken of de aangevraagde materialen beschikbaar zijn.
  • De dienst omgeving bekijkt eventuele lawaaioverlast voor de omgeving.
• Jouw aanvraag wordt voorgelegd aan het college (grote evenementen) of aan de burgemeester (kleinere evenementen) voor een definitieve beslissing.
• Na goedkeuring ontvang je een toelating voor het evenement, eventueel met een aantal bijkomende voorwaarden.

• Het evenemententeam verwittigt je als je extra vergunningen moet aanvragen. Als je evenement meer dan 120 dagen per jaar duurt, heb je een omgevingsvergunning nodig. Een procedure met verschillende vergunningen kan heel wat tijd in beslag kan nemen.

• Het evenemententeam bezorgt je een mail met het evenementenkader en categoriebepaling van jouw event en een link waarmee je feestmateriaal kan huren. De categorie bepaalt welke ondersteuning mogelijk is.
• In sommige gevallen moet je rekening houden met een aantal taksen en retributies. Als je muziek speelt, betaal je een bijdrage aan Sabam en soms ook een billijke vergoeding.