Welkom!

Antwerpen.be maakt gebruik van cookies. Aan de hand van die cookies verzamelt en analyseert Antwerpen.be informatie over uw bezoek. Genieten van een optimale A-ervaring? Bevestig met alle cookies toestaan. Stel voorkeuren in en bepaal welke informatie u met Antwerpen deelt. Houd er rekening mee dat bepaalde media enkel beschikbaar zijn indien u de cookies ervan aanvaardt. Antwerpen.be bewaart cookievoorkeuren. U kan ze aanpassen via cookies beheren. Meer weten? Raadpleeg onze Cookieverklaring. Antwerpen.be waardeert uw vertrouwen en wenst u een verrijkende surfervaring toe!

Activiteiten organiseren en promotie maken

Hoe organiseer je activiteiten en maak je je vereniging bekend? Met deze tips en voorbeelden zetten we je op weg.

Activiteiten organiseren

Maak een jaarplan.

Wat?

Een jaarplan is een overzicht van alle activiteiten die je vereniging in het komende jaar organiseert.

Wanneer?

  • In het begin van het (werk)jaar
  • Tijdens een vergadering van de raad van bestuur of ledenoverleg
     

Hoe?

Bespreek samen met de leden van je vereniging wat je allemaal wil doen.
Vraag hen feedback en beantwoord samen deze vragen:

  • Welke data zijn het meest geschikt om activiteiten te organiseren?
  • Zijn de activiteiten goed gespreid over het jaar?
  • Wie helpt mee aan welke activiteit?
     

Waarom?

Het jaarplan helpt je:

  • wanneer je een begroting opstelt
  • om de werklast in te schatten
     

Is een jaarplan verplicht?

Nee, het is niet verplicht.
Maar het is handig om zoveel mogelijk activiteiten vooraf te plannen.

Wat met activiteiten die niet in het jaarplan staan?

Je kan altijd activiteiten organiseren die niet in het jaarplan staan.
Het is vooral belangrijk dat je:

  • rekening houdt met de wensen van je doelgroep
  • genoeg tijd (en middelen) hebt om een nieuwe activiteit te organiseren
     

Elke activiteit, groot of klein, begint met een idee en volgt 4 fases:

  1. Onderzoeken
  2. Plannen
  3. Uitvoeren
  4. Evalueren
     

Fase 1: onderzoek de haalbaarheid

Wat?

Tijdens een onderzoek kijk je na of je idee haalbaar is.

Wanneer?

  • Als je een leuk idee hebt voor een activiteit
  • Voor je start met de voorbereidingen en uitvoering
     

Hoe?

  • Stel een werkgroep samen met leden, vrijwilligers en experts.
    Zij beoordelen je idee en geven je feedback.
  • Vraag advies aan andere verenigingen, organisaties, stad Antwerpen of je district.
     

Waarom?

  • Het verkleint de kans dat:
    • er weinig deelnemers zijn
    • een andere vereniging net hetzelfde organiseert
  • Je komt te weten of je vereniging het idee wel kan uitvoeren.
  • Het helpt je om goede doelstellingen voor je activiteit te formuleren.
     

Formuleer de doelstellingen SMART

  • Specifiek : beschrijf je doel zo concreet en eenduidig mogelijk.
  • Meetbaar: geef met cijfers aan wanneer je je doel hebt bereikt.
  • Aanvaardbaar: formuleer je doel zodat anderen het aanvaarden.
  • Realistisch: stel een haalbaar doel op.
  • Tijdsgebonden: beschrijf tegen wanneer je dat doel zal realiseren.
     

Voorbeeld van een SMART-doelstelling:

15 personen in armoede moeten tegen het einde van het project (datum):

  • goed geïnformeerd zijn over het belang van gezonde voeding
  • in staat zijn om bewust boodschappen te doen
  • basistechnieken beheersen om gezond te koken
     

Fase 2: plan zo concreet mogelijk

Plan je activiteit zo concreet mogelijk.
Zo weet je wie en wat je nodig hebt om de activiteit te organiseren.

Plan je:

  • publiek
  • programma
  • sprekers
  • plaats, tijdstip en periode
  • materiaal
  • prijs
     

Zorg voor:

  • verzekeringen en vergunningen
  • samenwerkingen met partners
  • een goed draaiboek
     

Publiek

  • Denk aan wie je wil bereiken: de eigen achterban, een specifiek publiek, een breder publiek?
  • Stem de inhoud en het verloop van je programma af op de wensen van je publiek.
  • Hou rekening met de beschikbare tijd van je publiek, de mobiliteit, de taal, het inkomen, de leeftijd …
  • Probeer in te schatten hoeveel mensen je verwacht.
     

Tip! Organiseer je een activiteit voor moeders (met kinderen)?
Dan moet je misschien voor kinderopvang zorgen tijdens de activiteit.
 

Periode

De datum, de duur en het tijdstip bepalen de opkomst van je publiek en het succes van je activiteit. Plan de activiteit zo in dat je genoeg tijd hebt om je activiteit te organiseren.

Je moet misschien nog een lokaal vastleggen, subsidies aanvragen, een externe deskundige vinden …
Doe dat ruim voor je activiteit.

Tips!

  • Onderzoek bij je publiek welk moment hen het best uitkomt.
  • Controleer of genoeg vrijwilligers beschikbaar zijn op de gekozen dag(en).
     

Datum

Hou bij de keuze van je datum rekening met:

  • schoolvakanties en feestdagen (ook van andere religies)
  • grote evenementen die zouden kunnen concurreren met je activiteit.
     

Bekijk of je de activiteit het best plant op een weekdag of een dag in het weekend.

Kies een logische periode.
Voorbeeld: hou rekening met de timing van het schooljaar bij een project rond huistaakbegeleiding.


Duur

De aard van de activiteit bepaalt hoe lang die kan duren.
Een lezing of vorming duurt het best niet langer dan 2 uur. Omdat de concentratie daarna verzwakt.

Tip! Duurt je activiteit langer dan 4 uur?
Zorg dan voor eten en drinken voor je publiek, medewerkers en vrijwilligers.


Tijdstip

Hou bij de keuze van een begin- en einduur rekening met de uurregeling van het openbaar vervoer en de drukte op de weg.
 

Plaats

  • De locatie bepaalt de sfeer en het karakter van je activiteit.
  • Stem de locatie af op de buurt waar je publiek actief is.
  • Ga na hoe je publiek zich verplaatst naar de activiteit.
     

Tips!

  • Komt een groot deel van je publiek met de auto?
    Kies dan een locatie met genoeg parkeerplaatsen.
  • Komen de meesten met het openbaar vervoer?
    Plan je activiteit dan in de buurt van een station of halte van bus of tram.
  • Verwacht je veel fietsers? Zorg dan voor een fietsenstalling.
     

Je activiteit is binnen

Bekijk hoeveel mensen je verwacht op je activiteit.
Kies een plek met een gepaste capaciteit.

  • Een te kleine zaal is te druk, een te grote ruimte is ongezellig.
  • Zitten de deelnemers neer tijdens de activiteit?
    Dan heb je meer ruimte nodig dan wanneer ze rechtstaan.
  • Gaan je deelnemers bewegen? Dan moet je lokaal nog groter zijn.
     

Denk eraan:

  • Moet de locatie toegankelijk zijn voor rolstoelgebruikers?
  • Controleer of de gekozen zaal een brandverzekering heeft.
    Zorg anders voor een goede verzekering.
     

Tip! Zoek via de tool Zaalzoeker een geschikte zaal in de stad.

Je activiteit is buiten

Plan je een activiteit in stad Antwerpen, op een openbaar domein of de openbare weg?
Bijvoorbeeld:

  • een optocht door de straat
  • een barbecue in een park
  • een voetbaltoernooi op een plein …
     

1. Vraag toelating aan de stad Antwerpen.

Dien je aanvraag online in.
Registreer je en vul de aanvraag zo volledig mogelijk in.

Wanneer ten laatste?

  • 3 weken vooraf bij kleine evenementen van maximum 1 dag, waarvoor je geen materiaal moet ontlenen of de straat afsluiten.
  • 2 maanden vooraf bij middelgrote evenementen, waarvoor je wel materiaal moet ontlenen en/of een straat afsluiten (minder dan 1500 bezoekers).
  • 4 maanden vooraf bij grote evenementen met een grote impact op de omgeving en waarbij je veel bezoekers verwacht (meer dan 1500 bezoekers).
     

2. Verschillende stadsdiensten bekijken of je activiteit veilig en netjes kan, met minimale overlast voor de buurt.

3. Keurt de stad je aanvraag goed?
Dan krijg je toelating om de activiteit te mogen organiseren.

Tips!

  • Dien je aanvraag zo vroeg mogelijk in.
  • Vragen over of hulp nodig bij de aanvraag?
    Contacteer het Evenementenloket.
     

Materiaal

Organiseert je vereniging een activiteit of een evenement in Antwerpen?
Heb je tafels, stoelen, podia, afvalcontainers of ander materiaal nodig?
Die kan je misschien van de stad lenen.

Wie?

  • Inwoners van de stad Antwerpen die een bewoners- en/of buurtinitiatiet organiseren
  • Verenigingen die een niet-commerciële activiteit plannen in de stad
     

Hoe?

  1. Kijk bij Aanvraag feestmateriaal en afvalcontainers.
  2. Vul de ‘Invullijst voor feestmateriaal’ in.
  3. Mail die lijst ten laatste 6 weken voor je activiteit naar evenementen.antwerpen@antwerpen.be.
     

Tip! Vraag zo vroeg mogelijk je materiaal aan, zeker tijdens drukke periodes (juni tot september).
 

Prijs

  • Is je activiteit gratis?
  • Vraag je een all-in deelnameprijs?
  • Verkoop je sommige artikelen?
  • Vraag je ergens een subsidie aan?
  • Welke kosten verwacht je?
     

Denk daar goed over na en stel een goede begroting op voor je activiteit
Meer info daarover vind je in de veelgestelde vragen over financiën.
 

Verzekeringen, taksen en vergunningen

Breng je verzekeringen, taksen en vergunningen in orde.

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid

Organiseer je een activiteit? Dan ben je aansprakelijk als vereniging.
Zorg dat je verzekering altijd in orde is, of je nu een vzw of feitelijke vereniging bent.

De verzekering geldt voor de opbouw, de activiteit zelf en de afbraak. Ze is ook verplicht voor je vrijwilligers.
Je kan een extra verzekering voor lichamelijke ongevallen afsluiten.

Tips!

Drankvergunning

Wil je alcoholische dranken schenken die je ter plaatse consumeert?
Daarvoor heb je een drankvergunning nodig.
Tenzij je een gelegenheidsevenement organiseert (buurt- en wijkfeesten, fuiven ...).
Dan heb je geen vergunning nodig.

Let op! Evenementen van minstens 15 opeenvolgende kalenderdagen of die meer dan 10 keer per jaar gebeuren, zijn geen gelegenheidsevenementen. Daarvoor heb je wel een drankvergunning nodig.

Tips!

Unisono (vroeger de Billijke Vergoeding en SABAM)

Een licentie om muziek te gebruiken tijdens je activiteit.
Je betaalt een vergoeding aan de uitvoerder, auteur, componist of uitgever van muziek om zijn werk te mogen gebruiken in het openbaar.
 

Samenwerking met partners

Wat?

Een (externe) partner is een andere vereniging, organisatie of instelling waarmee je samenwerkt tijdens de activiteit of het project.

Er zijn verschillende vormen van partnerschap mogelijk:

  • Je kan een partner kiezen die een andere doelgroep bereikt dan jouw vereniging.
  • Je kan hulp vragen aan:
    • een stadsdienst voor praktische ondersteuning
    • een culturele instelling om het programma van je activiteit uit te werken of uit te voeren
       

Hoe?

  • Zoek uit welk soort partner je nodig hebt en zoek in je netwerk.
  • Laat je inspireren door anderen.
  • Hoor eens bij andere verenigingen met wie zij goede ervaringen hebben.
     

Tips!

  • Stel een samenwerkingsovereenkomst op met daarin de verantwoordelijkheden en afspraken van beide partijen. Niet omdat je elkaar wantrouwt, maar om problemen te voorkomen als er toch iets misloopt.
     
  • Zorg dat je partner (mede)eigenaar is van het project.
    • Betrek hem van in het begin.
    • Denk samen na over doelstellingen.
    • Werk samen een verdere planning uit.
       

Draaiboek

Wat?

Een draaiboek is een lijst met alle concrete taken voor, tijdens en na de activiteit.

Bij elke taak staat:

  • het tijdstip waarop iemand de taak moet uitvoeren
  • wie de taak moet uitvoeren
  • het materiaal dat je daarvoor nodig hebt
  • eventuele extra informatie
     

Hoe?

Maak een draaiboek voor de voorbereiding, de dag van de activiteit zelf en erna.
Vul het draaiboek in met alle verantwoordelijke medewerkers en vrijwilligers.
Dan weten alle medewerkers wat ze moeten doen.

Tips!

Fase 3: voer de activiteit of het project uit

Een goede voorbereiding en duidelijke afspraken zijn belangrijk voor een goed verloop van je activiteit. Deze tips helpen je tijdens de activiteit zelf.

Activiteit van 1 dag

  • Zorg voor 1 persoon die geen vaste taken heeft tijdens je activiteit.
    Hij is het aanspreekpunt om onverwachte situaties op te lossen.

    Communiceer aan alle medewerkers:
    • wie dat aanspreekpunt is
    • hoe ze die persoon kunnen aanspreken of bereiken
       
  • Communiceer met je medewerkers. Vraag hen regelmatig of het goed loopt.
  • Hou het draaiboek bij de hand. Controleer regelmatig of de activiteit het tijdsschema volgt.
  • Zorg voor genoeg eten en drinken voor je medewerkers.
  • Zorg voor teamspirit! Spreek je waardering uit over de inzet van alle medewerkers.
     

Activiteit of project dat langer duurt dan 1 dag

  • Bekijk regelmatig met je vrijwilligers en partners hoe het project verloopt.
    • Zijn er problemen die je moet oplossen?
    • Bereik je de juiste mensen?
    • Behaal je de vooropgestelde doelen?
    • Moet je de planning aanpassen?
    • Voert iedereen de taken op tijd uit?
    • Wat hebben je medewerkers en vrijwilligers nodig?
       
  • Stimuleer je medewerkers en bedank hen voor het geleverde werk.
  • Vraag aan de deelnemers hoe ze het project ervaren en wat de resultaten zijn.
  • Sta open voor kritiek of suggesties.
    Zoek samen naar oplossingen voor eventuele problemen.
     

Fase 4: evalueer je activiteit of project

Wat?

Een evaluatie is de beoordeling van het verloop van de resultaten van je activiteit.
Wat liep er goed, wat kan beter en welke resultaten leverde je activiteit op?

Hoe?

Meten is weten. Registreer genoeg gegevens over je activiteit.
Gebruik daarvoor aanwezigheidslijsten, opvolgfiches, activiteitenverslagen …

Bij een kleine activiteit

Vergader na afloop nog 1 keer met de stuurgroep, partners en medewerkers.
Bespreek daarbij:

  • wat er goed gelopen is
  • wat je anders zou aanpakken
  • welke reacties je hoorde van de deelnemers
  • of het resultaat de vooropgestelde doelen bereikt heeft
  • welke suggesties er zijn voor een eventuele volgende keer
     

Tip! Vraag aan het einde van een activiteit mondeling aan de deelnemers wat zij ervan vonden. Dat helpt je om een volgende activiteit te plannen.

Bij een grote activiteit

  • Vraag de mening vragen van alle betrokkenen, dus ook de deelnemers.
  • Laat medewerkers en/of deelnemers een vragenlijst invullen.
  • Vergelijk de geregistreerde gegevens vergelijken met de vooropgestelde doelen.
     

Tip! Vraag naar de mening van je medewerkers tijdens een vergadering. Maak van die vergadering zeker een verslag. Zo kan je een volgende activiteit beter inplannen en problemen voorkomen.
 

Je vereniging bekend maken

Wat?

Wil je promotie maken voor je vereniging?
Beantwoord dan deze vragen:

  • Wie ben je?
  • Waarom bestaat je vereniging?
  • Welke activiteiten organiseer je en voor wie?
  • Wat maakt je vereniging uniek en aantrekkelijk?
     

Het antwoord op die vragen vormt de basis voor de communicatie van je vereniging.
Beantwoord ze samen met de leden. Zet de antwoorden op papier, zodat je leden die kunnen gebruiken als ze mensen moeten informeren of een subsidie aanvragen.

Hoe?

Website

Zet op de website van je vereniging deze info:

  • werking van je vereniging
  • contactgegevens
  • foto’s van activiteiten
  • nieuwsberichten over activiteiten
  • overzicht van toekomstige activiteiten
     

Hoe maak je een website?

  • Zelf maken
    Je kan zelf een website maken met online programma’s.
    Dan kies je zelf de opmaak en de toepassingen van je website.

    Let op! Lees de voorwaarden goed na.
    Bekijk welke opties gratis zijn en voor welke je moet betalen.
     
  • Laten maken
    Je kan een webdesigner vragen om een website te maken.
    • Maak goede afspraken over de kostprijs.
    • Vraag hoeveel het kost om je website later te updaten.
    • Geef duidelijke instructies mee.

Tips!

  • Publiceer regelmatig nieuwsberichten over activiteiten.
  • Hou het overzicht van activiteiten up-to-date.
     

Blog

Op een blog zet je dezelfde informatie als op een website.

Hoe maak je een blog?

Er zijn online programma’s waarmee je gratis en gemakkelijk een blog kan maken.
Zoek ernaar op internet.
 

Facebook

Zet op de Facebookpagina van je vereniging deze info:

  • werking van je vereniging
  • contactgegevens
  • foto’s en video’s van activiteiten
  • promotie voor activiteiten
  • leuke nieuwtjes
     

Tips!

Folder

Stel je organisatie voor in een folder. Zet er deze info in:

  • Naam
    Schrijf de naam van je vereniging voluit.
    Gebruik je een afkorting? Zet die dan tussen haakjes achter de naam.
     
  • Een foto die toont wat je vereniging doet
    Plaats een mooie foto op de voorzijde van de folder.
    Die moet tonen wat je vereniging doet.
     
  • Korte voorstelling van je vereniging
    Beschrijf kort:
    • wat ze doet
    • voor wie ze werkt
    • welke activiteiten ze organiseert
    • waarom ze uniek is
       
  • Logo
    Heeft je vereniging een logo?
    Plaats het dan op:
    • de voorzijde van de folder
    • ander communicatiemateriaal: brieven, website, e-mail …
       
  • Contactgegevens
    • ​Het telefoonnummer, e-mailadres, postadres en de website van je vereniging
    • Wanneer personen je vereniging kunnen bereiken, bijvoorbeeld op weekdagen tussen 9 en 17 uur
       
  • Verantwoordelijke uitgever
    Bijvoorbeeld: de voorzitter.
     

Hoe maak je een folder?

Denk eerst goed na over het uitzicht van je folder:

  • formaat
  • met vouw of zonder vouw
  • kleur of zwart-wit
  • papiersoort
     

Heb je een goed concept voor ogen?

Dan kan je de folder:

  • zelf lay-outen
    Bijvoorbeeld met Microsoft Publisher
  • laten lay-outen
    Bijvoorbeeld door een vrijwilliger met kennis of een professional
  • laten drukken
    Bijvoorbeeld bij een drukker, kopiecenter of webshop
     

Tips!

  • Vraag een drietal prijzen op.
  • Denk goed na over de oplage.
  • Maak afspraken over de levering.
     

Hoe verspreid je de folder?

Geef folders aan je leden om ze te verdelen binnen hun netwerk.

Vraag aan winkels, bibliotheken, culturele centra en andere verenigingen of je er folders mag leggen.

Tips!

  • Wil je met een professionele lay-outer en/of drukker aan de slag?
    Vraag dan een drietal prijzen op zodat je kan vergelijken.
  • Zorg dat je foto’s en logo’s van goede kwaliteit hebt.

Netwerken

Waarom is netwerken nuttig?

Je leert personen kennen die iets kunnen betekenen voor je vereniging.
Je kan die mensen contacteren als je hen nodig hebt.
En je kan hen helpen wanneer zij je om advies vragen.

Wat is een netwerk?

Je netwerk bestaat uit iedereen die je kent en een positieve indruk van je heeft:

  • familie
  • vrienden
  • buren
  • leden van je vereniging
  • collega’s
  • oude klasgenoten
  • verenigingen waarmee je samenwerkt
  • leden van andere verenigingen
  • politici
     

Hoe bouw je een netwerk op?

Ontmoet mensen

  • Ga naar activiteiten en plaatsen waar je mensen kan ontmoeten.
  • Spreek mensen aan en praat met hen over je vereniging.
  • Zoek contact met mensen waarmee je goed overeenkomt.
     

Wees sociaal en vriendelijk

  • Toon interesse in de mensen die je ontmoet.
  • Breng mensen met elkaar in contact.
  • Blijf positief en vertel geen slechte dingen over anderen.
     

Denk ruimer dan het onmiddellijke nut van het contact

Blijf met mensen in contact, ook al heb je hen niet direct nodig.

Praat met bezoekers van je activiteiten

Vraag aan bezoekers:

  • hoe ze je vereniging kennen
  • of je hen later mag contacteren met informatie over activiteiten
     

Vertel het verhaal van je vereniging

Schrijf samen met je leden een ‘liftverhaal’.
Dat is een kort verhaal waarmee je iemand in 30 seconden kan vertellen:

  • wat je vereniging doet
  • waar je vereniging voor staat
  • wat je vereniging anderen biedt
     

Maak visitekaartjes en deel ze uit op vormingen, events en recepties

Bedank je contacten

  • Doe dat nog de volgende dag met een e-mail of sms.
  • Waardeer elk advies, ook als het niet direct nuttig is.
    Voorbeeld: “Ik denk dat je tip wel nuttig is voor een vriendin. Mag ik dat aan haar doorgeven?”
  • Verwittig de organisator van een andere activiteit als je niet kan komen. Zo heb je een reden om contact op te nemen en ben je vriendelijk.
  • Stuur een e-mail of sms naar de organisator van een andere activiteit. Bedank hem als je naar zijn activiteit bent geweest.
     

Maak een contactboek

Verzamel al je contacten op 1 plek, bijvoorbeeld in een contactboek.

Noteer bij elk contact waar je elkaar ontmoette, waarover je sprak en wat dat contact voor jou kan betekenen.
 

Privacy-wetgeving

Elke organisatie die persoonsgegevens gebruikt, opslaat of verwerkt (ook feitelijke verenigingen en vzw’s) valt onder de privacywetgeving. Je moet in orde zijn met de General Data Protection Regulation (GDPR).

Dat is belangrijk als je:

  • informatie geeft over je vereniging, bijvoorbeeld bij leden werven
  • activiteiten organiseert, bijvoorbeeld bij deelnemers registreren
     

Tip! In het GDPR-logboek van Scwitch lees je waarom je in orde moet zijn met de privacy-wetgeving.

  • Wat is het?
  • Hoe doe je dat?
  • Hoe communiceer je dat aan je leden, vrijwilligers en deelnemers?
     

Promotie maken voor je activiteit

Wat?

Beantwoord deze vragen in je promomateriaal:

  • Wat organiseer je?
    Bijvoorbeeld: infosessie, sportwedstrijd, quiz …
  • Wat staat er op het programma?
  • Wanneer (datum en uur) vindt de activiteit plaats?
  • Waar (locatie en adres) vindt de activiteit plaats?
  • Wat is de toegangsprijs?
  • Wie wil je bereiken?
  • Hoe bereik je de doelgroep het best?
  • Moeten deelnemers inschrijven?
  • Wie organiseert de activiteit?
  • Waar vinden geïnteresseerden meer info en contactgegevens?
  • Zijn er partners of sponsors?
     

Maak je activiteit bekend bij leden en bekenden via:

  • netwerken en mondelinge communicatie
  • een mailing (e-flyer) naar de leden
  • flyers die je op activiteit of vergadering uitdeelt
  • een aankondiging op Facebook en andere sociale media
  • een bericht op je website of blog
  • een aankondiging in je ledenblad
  • een sms naar de leden
  • een schriftelijke uitnodiging
     

Maak je activiteit bekend bij een breder publiek via:

  • netwerken en mondelinge communicatie
  • een mailing (e-flyer) naar al je contacten
  • flyers en affiches die je in de buurt verspreidt
  • een aankondiging in een lokale krant of magazine
  • een nieuwsbericht op je website
  • een evenement op:

Hoe?

Flyers en affiches

Op een flyer of affiche zet je deze info:

  • wat je organiseert
  • wanneer (datum en uur) je activiteit plaatsvindt
  • waar (locatie en adres) de activiteit plaatsvindt
  • wat er op het programma staat
  • wat de toegangsprijs is
  • hoe de deelnemers moeten inschrijven
  • wie de activiteit organiseert
  • waar geïnteresseerden meer informatie vinden
  • of er partners en sponsors zijn
  • wie de verantwoordelijke uitgever is
  • dit opschrift: ‘Niet op de openbare weg gooien.’
     

Tip! Kies een foto of illustratie die toont waarover je activiteit gaat.

Wanneer verspreid je flyers en affiches?

Affiches hang je het best 2 tot 4 weken voor de activiteit op.
Flyers kan je langer vooraf verspreiden.

Tip! Stel een retroplanning op.

  • Tel vanaf de datum van je activiteit terug in de tijd.
     
  • Reserveer voor elke stap genoeg tijd:
    • info en foto’s verzamelen
    • teksten schrijven
    • lay-outen
    • drukken
    • distributie
       
  • Hou rekening met deze richttijden:
    • Flyers of affiches lay-outen duurt 2 weken.
    • Flyers of affiches drukken duurt 2 dagen thuis, in een buurtsecretariaat of kopiecenter.
    • Flyers of affiches drukken duurt 2 tot 5 werkdagen in een drukkerij.
       

Waar verspreid je affiches?

  • In de lokalen van je vereniging
  • In een buurtsecretariaat
  • Thuis aan een raam
     

Ga ook langs in je buurt en vraag of je een affiche mag ophangen in:

  • cafés en restaurants
  • winkels
  • bibliotheken
  • cultuurcentra
  • dienstencentra
     

Denk eraan: vraag altijd toestemming voor je een affiche ophangt.

Waar verspreid je flyers?

  • Op plaatsen waar je doelgroep dikwijls komt
  • Via de leden van je vereniging

Tip! Vraag vrijwilligers om je affiches en flyers te verspreiden. Zorg dat ze weten waarover de activiteit gaat. Dan kunnen ze vragen beantwoorden.
 

Netwerken en mondelinge communicatie

Spreek je leden aan en vertel hen over je aanbod. Overtuig hen dat je activiteit interessant is voor hen, hun kinderen, familie, vrienden …

Pas je boodschap aan volgens de doelgroep.
 

Uitnodiging

Als e-flyer via e-mail

Je kan zelf een uitnodiging via e-mail versturen.
Of vraag aan een professional vragen om een e-flyer te ontwerpen.

Tip! Stuur je de e-mail naar meerdere personen?
Zet de e-mailadressen dan altijd in bcc. Zo ziet de ontvanger niet naar wie je de e-flyer hebt gestuurd. Dat is ook om privacyredenen de beste keuze.

Papieren uitnodiging

Sommige mensen bereik je moeilijk via e-mail. Stuur hen een papieren uitnodiging met de post.
 

Facebook

  • Je vereniging heeft een Facebookpagina
    Maak een evenement aan op Facebook en nodig vrienden uit. 
     
  • Je vereniging heeft geen Facebookpagina
    Vraag aan de organisator of 1 van je leden met een Facebookprofiel om een evenement aan te maken. Zorg wel dat het duidelijk is wie de activiteit organiseert.
     

Tips!

  • Post regelmatig nieuwtjes over de activiteit.
  • Maak mensen nieuwsgierig.
    • Maak bijvoorbeeld stap voor stap het programma bekend.
    • Post een foto van een spreker of muzikant.

Website

Kondig je activiteit aan op de startpagina (home) van je website.
Zorg dat het overzicht van activiteiten (kalender) up-to-date is.
Plaats nieuwtjes over je activiteit op je website.

Tip! Vraag aan partners, federaties en bevriende verenigingen om jouw activiteit op hun website te plaatsen.
 

Aankondiging ledenblad en nieuwsbrieven

Heeft je vereniging een ledenblad?
Zet er dan een artikel of advertentie over je activiteit in.
 

Sms

Stuur 1 à 2 dagen voor de activiteit een herinnering naar je leden.
Moeten ze inschrijven? Stuur de sms dan enkele dagen voor de deadline.
 

UITdatabank

De UITdatabank verzamelt activiteiten uit heel Vlaanderen en Brussel.

Iedereen kan er zoeken naar activiteiten en gratis activiteiten toevoegen.
Websites van steden en gemeenten verwijzen bezoekers door naar die databank.

Welke activiteiten kan je toevoegen?

Je kan alleen activiteiten toevoegen die voor iedereen toegankelijk zijn en waaraan mensen in hun vrije tijd kunnen deelnemen.

Welke activiteiten kan je niet toevoegen?

  • Commerciële activiteiten
  • Activiteiten alleen voor de leden van je vereniging
  • Politieke activiteiten
  • Religieuze activiteiten
    • Niet: viering in de moskee
    • Wel: rondleiding in de moskee
       

Tip! Voeg een foto toe die bij je activiteit past. De foto is het eerste wat mensen zien en zet hen aan om verder te lezen.
 

Borden en zuilen voor gratis affiches in Antwerpen

Stad Antwerpen heeft borden en zuilen waar je gratis affiches op mag plakken.

  • Borden: maximale grootte van een affiche is A3-formaat (60 x 42 cm)
  • Zuilen: maximale grootte van een affiche is A2-formaat (80 x 60 cm)
     

Hoe?

Je mag:

  • affiches plakken tussen 7 en 22 uur
  • per activiteit maximaal 2 m² beplakken
  • andere affiches niet afscheuren of onleesbaar maken
  • je affiche niet plakken over affiches van toekomstige activiteiten
  • geen affiches plakken op borden die dienen voor verkiezingsaffiches
     

Waar?

Bekijk de locaties van de borden per district.
 

Meer info

Team Verenigingen

Permeke
De Coninckplein 25
2060 Antwerpen

tel. 03 338 30 59
buurtsecretariaat@antwerpen.be