Basisafspraken voor alle evenementen in Antwerpen

Voor elk evenement in Antwerpen zet je fietsers en voetgangers op de eerste plaats. Daarbij hou je belangrijke wandel- en fietsassen maximaal open. Voor bezoekers die met de auto komen, raad je het gebruik van de P+R’s en publieke parkings aan. Dat verhoogt de bereikbaarheid, veiligheid en leefbaarheid in de onmiddellijke omgeving van jouw evenement. Hou ook rekening met de nieuwe regeling rond parkeren in het centrum.

1 | Kleine evenementen die geen straten afsluiten

Organiseer je een klein evenement dat geen straten afsluit, bijvoorbeeld een kleine rommelmarkt, hoef je geen verplichte mobiliteitsmaatregelen te nemen tenzij je meer dan 2.000 bezoekers verwacht. 

• Verwacht je meer dan 2.000 bezoekers per dag? Je bent verplicht om tijdelijke fietsenstallingen te voorzien, vraag ze aan bij je evenementenaanvraag. Zet de stallingen op de meest logische instroomlocatie(s).

Volgende mobiliteitstips kunnen aanvullend helpen om de bezoekers van je evenement vlot ter plaatse te krijgen en de wijk niet te overbelasten:

• Zorg voor bereikbaarheidsinfo op je website of sociale media. Gebruik onze voorbeeldfiche als leidraad. 

2 | Kleine evenementen die lokale straten afsluiten

Kleine evenementen die lokale straten afsluiten, bijvoorbeeld een loopwedstrijd in de wijk, volgen onderstaande verplichte mobiliteitsmaatregelen. Komt je omleiding in conflict met omleidingen van wegenwerken in de stad? Stem dan verder af met je dossierbeheerder bij de stad.

• Maak een signalisatieplan voor zowel gemotoriseerd verkeer als voor voetgangers en fietsers op. Plaats de signalisatie voor de omleidingen op straat. Probeer het voetpad en fietspad daarbij altijd vrij te houden. Een signalisatieplan geeft aan waar welke omleidingsborden op straat gezet worden om alle weggebruikers vlot om te leiden.
• Vraag tijdelijke fietsenstallingen aan bij je aanvraag. Voorzie voor minstens 25% van je bezoekers een stalling. Zet de stallingen op de meest logische instroomlocatie(s).
• Zorg voor bereikbaarheidsinfo op je website of sociale media. Gebruik onze voorbeeldfiche als leidraad. Bezorg deze informatie minstens 3 weken voor je evenement aan info@slimnaarantwerpen.be.

Volgende tips kunnen aanvullend helpen om de bezoekers van je evenement vlot ter plaatse te krijgen:

• Voorzie vanaf de dichtstbijzijnde mobiliteitshub of het fietspad signalisatie op straat naar je evenement en naar je fietsenstalling. Haal de signalisatie na je evenement zeker terug weg. Zorg dat er een verantwoordelijke uitgever staat op al je communicatiemateriaal op straat.
• Contacteer aanbieders van deelmobiliteit om kortingen en samenwerkingen te bespreken. Via info@slimnaarantwerpen kan je de contactgegevens opvragen.

3 | Grote evenementen met meer dan 10.000 bezoekers en/of hinder op een belangrijke as

Verwacht je meer dan 10.000 bezoekers per dag op je evenement of veroorzaakt je evenement hinder op prioritaire straten, fietsassen of het openbaar vervoer? Sluit je een grote parking af? Dan val je in de categorie van de grote evenementen. Denk aan events zoals Borgerrio, Rubensmarkt, Ronde van Vlaanderen.

Je moet verplicht onderstaande zaken in orde brengen:

• Maak een signalisatieplan voor zowel gemotoriseerd verkeer als voor voetgangers en fietsers op. Plaats de signalisatie voor de omleidingen op straat. Probeer het voetpad en fietspad daarbij altijd vrij te houden. Een signalisatieplan geeft aan waar welke omleidingsborden op straat gezet worden om alle weggebruikers vlot om te leiden.
• Voorzie vanaf de dichtstbijzijnde mobiliteitshub of het fietspad signalisatie op straat naar je evenement en de fietsenstalling en verduidelijk dit in je evenementenaanvraag. Haal de signalisatie na je evenement zeker terug weg. Zorg dat er een verantwoordelijke uitgever staat op al je communicatiemateriaal op straat.
• Vraag tijdelijke fietsenstallingen aan tijdens je evenementenaanvraag. Voorzie voor minstens 25% van je bezoekers een stalling. Zet de stallingen op de meest logische instroomlocatie, dichtbij de ingang. Zijn er verschillende ingangen? Voorzie dan verschillende fietsenstallingen voor de verschillende invalswegen en plaats pijlen op straat zodat fietsers ze vlot vinden. 
• Verwijs naar de publieke fietsparkings in de stad als zij in de buurt van je evenement liggen. Deze parkings zijn afgesloten, hebben vaak camerabewaking en zijn perfect om elektrische fietsen of speed pedelecs overdekt te stallen.
• Contacteer aanbieders van deelmobiliteit om kortingen en samenwerkingen te bespreken. Via info@slimnaarantwerpen kan je de contactgegevens opvragen.
• Bezorg je bereikbaarheidsinfo minstens 1 maand voor je evenement aan info@slimnaarantwerpen.be. Gebruik onze voorbeeldfiche als leidraad. Slim naar Antwerpen zal een bereikbaarheidsfiche (NL/FR/DE/EN) publiceren en de hinder in haar routeplanner verwerken. Op je website link je door naar de informatie op Slim naar Antwerpen. Op je sociale media roep je op om duurzaam naar je evenement te komen. 
• Ligt jouw evenement binnen de Ring? Mail naar info@slimnaarantwerpen.be om de info op de parkeergeleiding te activeren.
• Neem je een grote parking in met je evenement zoals op Spoor Oost? Laad in je evenementenaanvraag in bijlage jouw parkeerplan op waarin je de aanvullende parkings in kaart brengt en aantoont of je shuttles voorziet met de tijdstabellen erbij.
• Moeten er voor jouw evenement toch trams of bussen omrijden? Neem zo snel mogelijk contact op met De Lijn.
• Opgelet! Veroorzaakt je evenement hinder op meerdere belangrijke assen en/of sluit je snelwegen, bruggen of tunnels af? Mail naar verkeerscentrum om de info op de digitale snelwegborden te zetten. Zij bekijken of je evenement opgenomen wordt.

Volgende tips kunnen aanvullend helpen om de bezoekers van je evenement vlot ter plaatse te krijgen:

• Als jouw evenement meerdere dagen duurt, kan stad Antwerpen voor de veiligheid no-go zones, slow-speed zones en no park zones instellen voor deelmobiliteit. Daarnaast kunnen er afspraken gemaakt worden om tijdelijke dropzones te maken. Mail minstens 3 weken voor het evenement naar deelmobiliteit@antwerpen.be met de periode, een schematisch plan, een duidelijke omschrijving van de hinder en welke alternatieven je voorstelt (bijvoorbeeld dropzone verplaatsen).
• Komen de bezoekers van je evenement allemaal binnen een korte tijdsspanne toe en/of vertrekken ze tegelijkertijd? Mogelijks kan je dan best extra openbaar vervoer inleggen of extra veiligheidsmaatregelen voorzien aan de drukste haltes. Neem contact op met de klantbegeleiders van De Lijn om goede afspraken te maken.
• Plaats op het evenemententerrein of alleszins aan de in- en uitgangen bewegwijzering naar de dichtstbijzijnde haltes van het openbaar vervoer, de fietsenstallingen, taxistandplaatsen,…
• Is je evenement verspreid over verschillende locaties? Stippel een wandel- en/of fietsroute uit. Gebruik de routeplanner en mobiliteitskaart van Slim naar Antwerpen voor inspiratie.
• Kondig hinder aan op de digitale fietstelpalen van stad Antwerpen. Mail hiervoor naar info@slimnaarantwerpen.be. 

4 | Grote evenementen met meer dan 15.000 bezoekers en/of bovenlokale hinder op meerdere belangrijke assen

Verwacht je meer dan 15.000 bezoekers per dag op je evenement? Of veroorzaakt je evenement hinder op meerdere belangrijke assen? Je volgt verplicht alle richtlijnen van de middelgrote evenementen, aangevuld door onderstaande. Denk aan evenementen zoals de 10 Miles, Tall Ships Races, Antwerp Marathon.

• Vanaf 15.000 bezoekers; Je bent verplicht om een modal split bevraging uit te voeren bij minstens 300 bezoekers van je evenement (divers doelpubliek). Lees hieronder de richtlijnen na hoe je de bevraging correct uitvoert. Je bezorgt de ruwe data ten laatste 2 weken na je evenement aan mobiliteit@antwerpen.be.
• Vanaf 20.000 bezoekers; Je bent verplicht om je fietsenstallingen te bemannen. Voorzie één of meerdere stewards die enerzijds het fietsparkeren in goede banen leiden en anderzijds een oogje in het zeil houden tegen fietsdiefstal. Wil je het echt goed aanpakken? Voorzie een vestiairesysteem met nummers.

Volgende tips kunnen aanvullend helpen om de bezoekers van je evenement vlot ter plaatse te krijgen:

• Zorg dat je extra fietsenstallingen overdekt en/of afgesloten zijn. 
• Maak je bezoekers het extra comfortabel door lockers of een fietsherstelpunt te voorzien. 
• Beloon bezoekers die te voet of met de fiets komen.
• Bespreek kortingen of extra voertuigen bij De Lijn en bij de NMBS om het openbaar vervoer te promoten.
• Werk je met tickets? Verwerk de mobiliteitsinfo en kortingen maximaal in het afrekenproces. Zet de link naar Slim naar Antwerpen op de tickets of in de mailbevestiging.

De uitrol van bovenstaande leidraad is onderdeel van het Europese project SCALE-UP.