Samengevat zijn dit de belangrijkste richtlijnen voor een goed gebruik van de Zoek Kinderopvang:

1. Zorg voor een juiste en volledig ingevulde infofiche
    
2. Verwerk de aanvragen
    
3. Verwijs ouders door naar het Contactpunt Kinderopvang (centraal) of het Lokaal Contactpunt in de buurt als er geen plaats is in je kinderopvanginitiatief

Je zorgt als organisator van kinderopvang samen met de regie kinderopvang voor juiste en actuele informatie op de infofiche. Een volledige infofiche straalt vertrouwen uit. Ouders koppelen dit aan een goede werking van het kinderopvanginitiatief. Een volledig ingevulde fiche wordt gepercipieerd als een goede kinderopvang. Een onvolledige infofiche geeft weinig vertrouwen aan het kinderdagverblijf en de werking ervan.

Je streeft naar een vlotte en klantvriendelijke afhandeling van elke opvangvraag binnen de Zoek Kinderopvang. Mailen, bellen en afspreken met de (toekomstige) ouder kan en moet zeker, maar vergeet de afhandeling van de opvangvraag binnen het systeem niet. Een correcte eindstatus is een noodzaak. Een aanvraag wordt ingediend door de ouders (of iemand die de ouders helpt) of door het Contactpunt Kinderopvang van de stad.

Aanvragen door ouders

Je neemt elke nieuwe aanvraag in behandeling binnen de drie weken.
Dit betekent niet dat de vraag al een eindstatus (goedgekeurd/geweigerd) moet krijgen binnen de drie weken, wel dat een ouder minstens al een ontvangstbevestiging heeft ontvangen. Het kinderdagverblijf streeft ernaar om vervolgens binnen een redelijke termijn de aanvraag tot een eindstatus te brengen.

Een aanvraag wordt pas goedgekeurd na:

1. de ondertekening van het contract;
2. het betalen van de waarborg door de ouder;
3. indien een contract pas wordt ondertekend 2 maanden voor de start van de opvang of later, mag de aanvraag in de Zoek Kinderopvang ook worden goedgekeurd van zodra het moment dat de afspraak gemaakt werd om het contract te ondertekenen (Dienst voor Gezinsopvang).

Het kan altijd voorkomen dat een reeds goedgekeurde aanvraag toch niet doorgaat door onvoorziene omstandigheden (verhuis, miskraam, …). Dan ben je verplicht als kinderopvang de goedgekeurde aanvraag steeds te annuleren. De persoon die de aanvraag deed (ouder of contactpunt) krijgt hiervan een automatisch bericht. Doe dit wel in overleg met de aanvrager. Kan je de ouder niet meer bereiken? Dan gebruik je ook de status annuleren.

Indien er geen plaats is, wordt de aanvraag geweigerd, niet geannuleerd.
De status annuleren wordt enkel gebruikt wanneer een ouder onbereikbaar is, de ouder niet ingaat op het aanbod, de ouder niet op de afspraak verschijnt, of wanneer de opvangvraag niet meer relevant is (stel dat de ouder laat weten geen opvang meer nodig te hebben en kan zelf de vraag niet annuleren, miskraam, …). Enkel wanneer de eindstatussen op een correcte manier worden ingevuld, is correcte rapportage (naar Agentschap Opgroeien) mogelijk.

Aanvragen door het contactpunt

Opvangvragen die vanuit het contactpunt kinderopvang komen, worden vlot door de sector behandeld. Vanaf december 2020 kan het contactpunt rechtstreeks aanvragen doorsturen naar een kinderdagverblijf of een dienst voor gezinsopvang via de Zoek Kinderopvang. Deze zijn voor de kinderopvang zichtbaar door een icoon van de stralende A.

• Dringende opvangvragen, dit wil zeggen vragen met een opstartdatum binnen 30 dagen, dienen binnen de 3 werkdagen te worden beantwoord.
  Dit wil zeggen, ofwel is de vraag  geweigerd, ofwel is er een afspraak met de ouder gemaakt om een contract te ondertekenen (en het contactpunt weet dat), ofwel is de vraag goedgekeurd (= contract is getekend). Het contactpunt Kinderopvang zal deze aanvragen steeds begeleiden door telefonisch contact om te vermijden dat deze niet tijdig opgemerkt wordt door het kinderdagverblijf.
• Opvangvragen die verder dan 1 maand in de toekomst liggen, worden binnen de 3 werkdagen in behandeling genomen en binnen de termijn van 3 weken volledig afgewerkt tot een eindstatus.

Je verwijst ouders die je niet kan verder helpen maximaal door naar het contactpunt kinderopvang (centraal of in je buurt). Dit niet alleen voor de ouders die jouw opvang hebben bereikt via mail, telefoon, via digitale media, aan de deur, als voor ouders die een vraag stelden via de Zoek Kinderopvang. Het is de bedoeling dit zoveel als mogelijk binnen de Zoek Kinderopvang te doen. 

Een goede samenwerking, een goede communicatie

Om het contact tussen ouders en kinderopvanginitiatieven en tussen kinderopvang en de Regie Kinderopvang te vergemakkelijken, worden de volgende gegevens toegevoegd in de infofiche van je kinderopvang:

• een contactpersoon en contactgegevens voor ouders;
• een contactpersoon voor de Regie Kinderopvang;
• Voor een noodsituatie (cfr Be-Alert) vermeld je een contactpersoon en een gsm-nummer.

De twee laatste contactgegevens worden door de Regie/Contactpunt nooit aan ouders doorgegeven, tenzij na uitdrukkelijke goedkeuring.

Dit zijn alvast de contactgegevens van regie kinderopvang:

• De ondersteuner Zoek Kinderopvangvia zoekkinderopvang@antwerpen.be
• De Regie Kinderopvang via regie.kinderopvang@antwerpen.be of via het algemeen telefoonnummer 03 338 65 87;
• Het Contactpunt kinderopvang: 03 338 64 64 of algemene mail contactpunt kinderopvang  contactpuntkinderopvang@antwerpen.be

Heb je vragen over de Zoek Kinderopvang, aarzel niet en vraag de ondersteuning die je nodig hebt

• Vraag een uitleg om je wegwijs te maken in de Zoek Kinderopvang, dit is een opleiding ter plaatse of digitaal.
• Meld je probleem of vraag via mail regie.kinderopvang@antwerpen.be.
• Houd contact met de ondersteuner van jouw regio.
• Neem deel aan het overleg van je deelsector, praat geregeld met je vertegenwoordiger in het Lokaal Overleg Kinderopvang (LOK).
• Indien je verbetermogelijkheden ziet voor de Zoek Kinderopvang, meld dit dan aan de Regie. We nemen je input ernstig !