Een feitelijke vereniging:

• is een groep van 2 of meer personen
• wil iets organiseren of een bepaald doel bereiken

• Oprichten, beheren en stopzetten is gemakkelijk en gratis.
• Je hebt geen administratieve verplichtingen.
• Je moet een feitelijke vereniging niet officieel registreren.

Een vereniging zonder winstoogmerk (vzw):

• is een groep van minstens 2 of (liefst) meer personen
• heeft een belangeloos doel
• organiseert activiteiten om dat doel te bereiken

Een vzw heeft administratieve, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

• Een vzw is een rechtspersoon en kan:
  • eigendommen hebben en beheren
  • contracten afsluiten
  • leningen aangaan
     
• Een vzw is aansprakelijk voor fouten.
  Maar bij een grove fout of nalatigheid blijf je als bestuurder persoonlijk aansprakelijk.
   
• Een vzw moet elk jaar deze documenten opstellen:
  • Resultatenrekening
    Dat is een overzicht van alle werkelijke inkomsten en uitgaven van het voorbije boekjaar
    Gebruik dit voorbeeld om het document op te stellen.
    Keur het goed op de algemene vergadering en dien het in bij de griffie van ondernemingsrechtbank.
     
  • Begroting
    Dat is een overzicht van alle verwachte inkomsten en uitgaven van het komende boekjaar.
    Gebruik dit voorbeeld om het document op te stellen.
    Keur het goed op de algemene vergadering.
     
  • Belastingaangifte
    Elke vzw moet elke jaar online een belastingbrief invullen en indienen.
    Lees meer op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën.
     
  • Patrimoniumtaks
    Een vzw moet elk jaar haar roerende goederen (tafels, stoelen, investeringen, beleggingen …)  en onroerende goederen (gebouwen en gronden) aangeven, als ze die heeft.
    Je vindt meer info en het aangifteformulier op de website van de FOD Financiën.
     
  • UBO-register (Ultimate Beneficial Owner)
    Dat is een lijst van de uiteindelijke begunstigden van de vzw.
    Meestal is het de lijst van de bestuursleden. Sinds 31 oktober 2018 zijn vzw’s verplicht om de uiteindelijke begunstigden te registreren in het UBO-register. Jaarlijks moet de vzw de informatie bevestigen en bij wijzigingen moet je dat binnen de maand aangeven in het UBO-register.
    Lees meer op de website van de FOD Financiën en dien je aanvraag in.
    Download hieronder de handleiding of bekijk dit filmpje op VZWebinar.

Tip! Lees meer over deze documenten in de veelgestelde vragen over financiën.

• Een vzw moet een algemene vergadering en een bestuur hebben.
   
• Een vzw moet een ledenregister hebben.

Ja, maar:

• alleen om het belangeloos doel te bereiken
• nooit om onder de leden te verdelen, ook niet wanneer de vzw stopgezet is

Algemene vergadering

• Wie maakt deel uit van de algemene vergadering?
  Alle vaste leden van je vzw.
   
• Wanneer vergadert de algemene vergadering?
  Minstens 1 keer per jaar. Dat moet binnen 6 maanden na afsluiten van het boekjaar.
  Stuur de uitnodiging met een agenda minstens 15 dagen vooraf naar alle leden.
   
• Wat moet de algemene vergadering goedkeuren?
  • De jaarrekening van het afgelopen boekjaar
  • De begroting van het komende boekjaar
  • De kwijting van de bestuurders (bestuurders zijn niet aansprakelijk voor het beleid van je vzw tijdens de afgelopen periode)
     
• Waar beslist de algemene vergadering nog over?
  • Wijziging van de statuten
  • Ontbinding van de vereniging
  • Benoeming en ontslag van:
    • de leden van het bestuur
    • commissarissen bij grote vzw’s
  • Bepaling van de bezoldiging van de bestuurders (als een bezoldiging wordt toegekend) en van de commissarissen
  • Uitsluiting van een lid
  • Goedkeuring van de jaarrekening en begroting
  • De omzetting van een vzw in een ivzw, in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming of in een coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming
  • Een inbreng om niet van een algemeenheid doen of aanvaarden
  • Onderwerpen die vermeld worden in de statuten
     
• Moet je een verslag maken?
  • Ja, je moet een verslag en aanwezigheidslijst maken.
  • Bewaar het verslag en de aanwezigheidslijst op de maatschappelijke zetel van je vzw (het officiële adres).

Het bestuur​

• Wie maakt deel uit van het bestuur?
  • Het bestuur telt minstens 3 personen.
  • Heeft de vereniging minder dan 3 leden? Dan mogen er 2 bestuurders zijn.
    Als er maar 2 bestuurders zijn, dan verliest de voorzitter zijn doorslaggevende stem.
     
• Wanneer vergadert het bestuur?
  Je vzw moet elk jaar minimaal 1 vergadering van het bestuur organiseren.
   
• Wat zijn de 3 belangrijkste bevoegdheden in het bestuur?
   
  • De voorzitter:
    • leidt de vzw en de vergaderingen
    • neemt beslissingen en volgt die op
       
  • De secretaris:
    • verstuurt uitnodigingen voor vergaderingen
    • maakt verslagen van vergaderingen
    • houdt de ledenlijst up-to-date
    • stelt het jaarverslag op
      ​
  • De penningmeester:
    • houdt de boekhouding bij
    • stelt de jaarrekening en begroting op
       
• Welke beslissingen neemt het bestuur?
  Beslissingen over het dagelijkse beheer van de vzw.
   
• Moet je een verslag maken?
  Ja, je moet een verslag maken.
  Bewaar het op de maatschappelijke zetel van je vzw.

​Ledenregister (verplicht)

• Wat is het?
  Het ledenregister is een lijst van de huidige en vroegere vaste leden van een vzw.
  Vaste leden hebben stemrecht in de algemene vergadering.
  Toegetreden leden hebben geen stemrecht, maar nemen deel aan de activiteiten van de vereniging.
  
  Bewaar het ledenregister op de maatschappelijke zetel van je vzw.
   
• Wanneer maak je een ledenregister?
  • Bij de oprichting van de vzw
  • Als er vaste leden bijkomen of weggaan (pas de lijst dan binnen 8 dagen aan)
     
• Schrijf bovenaan het ledenregister:
  • de naam van je vzw met tekst ‘vereniging zonder winstoogmerk’
  • de maatschappelijke zetel (het officiële adres)
  • het gewest waarin de maatschappelijke zetel gevestigd is
  • het gerechtelijk arrondissement
  • het ondernemingsnummer
     
• Vermeld voor elk lid:
  • naam en voornaam
  • woonplaats
  • datum van toetreding
  • datum van uittreding 

Intern reglement (niet verplicht)

Dat reglement vult de statuten van je vzw aan. Het regelt de interne werking van je vzw zoals de:

• taakverdeling tussen de voorzitter en de leden van het bestuur
• afspraken over de uitnodiging en het verslag van het bestuur
• afspraken over de agenda van het bestuur
• organisatie van vergaderingen en eventuele werkgroepen
   

Let op!

• Het intern reglement mag de statuten van de vzw niet tegenspreken.
• De algemene vergadering of het bestuur moeten wijzigingen aan het intern reglement goedkeuren.
  Je moet dat niet melden aan de griffie van ondernemingsrechtbank.

In dit hoofdstuk leggen we in 9 stappen uit hoe je vereniging een vzw wordt.
We geven ook extra tips mee en wat je verplichtingen zijn.

1.  Schrijf de statuten van je vzw

De statuten bepalen wat kan, mag en moet. Het is een tekst waarin staat:

• waarom je een vzw opricht
• hoe de leden van je vzw samenwerken

Je mag de statuten zelf samenstellen. Je kan dat ook (tegen betaling) aan een notaris vragen.

Let op! Bezit je vzw vastgoed of onroerende goederen zoals een gebouw of bouwgrond?
Dan moet de oprichting sowieso via een notaris gebeuren.

• Wat moet er in de statuten staan?
  • De naam, voornaam en adres van elke stichter
  • De naam van de vereniging
  • De rechtspersoon: een vereniging zonder winstoogmerk
  • De maatschappelijke zetel (het officiële adres)
  • Het gewest waarin de zetel van de vzw is gevestigd
  • Het gerechtelijk arrondissement
  • Het minimum aantal leden, dat niet minder mag zijn dan 3
    (als er maar 2 leden zijn, dan verliest de voorzitter zijn doorslaggevende stem)
  • Een precieze omschrijving van de belangeloze doelstellingen van de vzw
  • De voorwaarden en formaliteiten voor toetreding en uittreding van leden
  • De thema’s waar de algemene vergadering over beslist
  • Hoe de algemene vergadering bij elkaar komt
  • Hoe de communicatie van beslissingen van de algemene vergadering gebeurt
  • Hoe de vzw leden aanduidt en ontslaat
  • Hoeveel het lidgeld bedraagt, dat mag ook 0 euro zijn
  • Hoe je het vermogen van de vzw verdeelt bij ontbinding
  • De duur van de vzw
    
    Let op! Elke keer dat er iets in de statuten wijzigt, kost het geld om die aanpassingen te laten doen. Volg altijd de vzw-wetgeving.
     
• ​Nuttige links
  • Nieuwe vzw-wetgeving van de federale overheid
  • Statuten en procedure voor de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad
  • Filmpjes van Scwitch en Assist op het YouTube-kanaal VZWebinar
     
• ​Voorbeelden van statuten
  • Stad Antwerpen
  • Cultuurloket
  • Formaat
     

2. Organiseer een algemene vergadering

Doe dat met alle stichtende leden van de vzw.

Breng op de agenda:

• goedkeuring van de statuten
• benoeming van het bestuur

Alle stichtende leden van je vereniging ondertekenen de statuten voor akkoord.

Let op! Maak van deze vergadering zeker een verslag.
 

3. Vul het formulier voor het Belgisch Staatsblad in  

1. Ga naar www.staatsblad.be voor de formulieren.
2. Download het Formulier 1VZW en vul het volledig in (luiken A, B en C).
3. Print het formulier 3 keer af (enkelzijdig).
4. Zet je handtekening op de 3 exemplaren.
5. Schrijf op het laatste blad van luik B de namen van alle stichtende leden en hun functies.
   Schrijf op de achterkant van dat laatste blad de namen en laat iedereen ondertekenen
    

4. Betaal voor een publicatie in het Belgisch Staatsblad

Het kost geld om je verenigingsdossier in te dienen bij de griffie.
Je kan je dossier online, per post of ter plaatse indienen.

• Online
  Dat kost je 167,71 euro (in 2023). Dat is de goedkoopste en snelste optie.
   
• Per post of ter plekke
  Je betaalt 232,20 euro (in 2023). Dat bedrag moet je vooraf betalen per bankoverschrijving op het rekeningnummer van het Belgisch Staatsblad: IBAN BE48 6792 0055 0227.
   

Let op! Die bedragen veranderen elk jaar.
Je vindt de juiste bedragen op de website van de FOD Justitie.
 

5. Dien je verenigingsdossier in bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.

• Welke documenten moet je neerleggen?
  • Formulier 1VZW volledig ingevuld en ondertekend
  • Statuten ondertekend door alle stichters
    ​
• Hoe dien je het verenigingsdossier in?
  • Online
  • Via de post of ter plaatse:
    • Ondernemingsrechtbank Antwerpen
      Dienst vzw
      Bolivarplaats 20 bus 7
      2000 Antwerpen
    • Stuur of neem een bewijs van betaling mee.
    • Stuur of neem 2 exemplaren van formulier 1VZW met originele handtekeningen mee.
    • Stuur een extra exemplaar mee van de andere documenten
      (die krijg je terug met een stempel).
      ​
• Wat krijgt je vereniging van de griffie?
  • Een publicatie in het Belgisch Staatsblad
  • Een uniek ondernemingsnummer van de Kruispuntbank van Ondernemingen
    ​
• Wat moet je vzw vanaf nu doen?
  • De naam van de vzw, de rechtsvorm (voluit of afgekort) vermelden op alle documenten
  • Het ondernemingsnummer en het officiële adres vermelden op alle documenten
  • Het volledige verenigingsdossier bewaren op de maatschappelijke zetel (het officiële adres) van de vzw, met daarin:
    • de statuten
    • het ledenregister
    • de verslagen van de algemene vergadering en het bestuur
    • alle boekhoudkundige documenten
      
      Elk vast lid mag dat dossier inkijken.
       

6. Sluit de nodige verzekeringen af

Verplichte verzekeringen

• Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
  Die verzekering dekt:
  • schade aan je vzw
  • de vrijwilligers, medewerkers of andere personen tijdens de activiteiten van je vzw en onderweg naar activiteiten
    
    Tip! Ben je met je vereniging aangesloten bij een federatie?
    Dan sluit die automatisch een gratis verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af.
     
• Verzekering tegen arbeidsongevallen
  Je moet die verzekering afsluiten als je vzw personeel betaalt.
   
• Autoverzekering
  Je moet de verzekering afsluiten als je vzw een bestel- of personenwagen heeft.
• Objectieve aansprakelijkheidsverzekering
  Je moet die verzekering afsluiten als je vzw een eigendom heeft dat publiek toegankelijk is en groter dan 1000 m². De verzekering dekt lichamelijke en stoffelijke schade aan derden door brand en ontploffing.
   

Niet-verplichte verzekeringen, maar wel aan te raden

• Brandverzekering voor gebouw en inboedel
   
• Aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders
  ​Die verzekering dekt de persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurders als ze een fout maken.
   

7. Open een bankrekening op naam van je vzw

Lees meer over de financiële verplichtingen van een vereniging.
 

8. Vraag een btw-nummer aan

Soms moet een vzw belastingen op de toegevoegde waarde (btw) betalen.
Dat hangt af van wat de vzw doet.

Maak een afspraak bij je lokale btw-controle en vraag of je btw moet betalen.

Nuttige links

• FOD Financiën 
• Scwitch
   

9. Beveilig het gebouw van je vzw tegen brand

Zorg ervoor:

• als eigenaar: dat je gebouw of lokaal (brand)veilig is
• als gebruiker: dat je het gebouw of lokaal veilig gebruikt

Zorg dat je weet:

• wat de voorschriften rond (brand)veiligheid zijn voor je gebouw of lokaal
• hoeveel bezoekers er tegelijk binnen mogen zijn
• waar de (nood)uitgangen zijn (oefen eens een evacuatie)
• waar de brandblussers hangen en hoe die werken

Let op! Hang geen brandbare versiering op.
Hou alle uitgangen, doorgangen en trappen altijd vrij.

Nuttige links

• Over algemene infrastructuur: politiecodex
  Kijk bij ‘Inrichtingen toegankelijk voor publiek en recreatie’.
• Over levensbeschouwelijke infrastructuur: levensbeschouwingen@antwerpen.be