Procedure evenementenaanvraag

Wil u een deel van de openbare weg gebruiken of organiseert u een openbaar evenement in open lucht? 

Vraag dan een toelating aan via het digitale evenementenloket

Contacteer het evenementenloket van uw district voor vragen over de procedure en hulp bij het invullen van de aanvraag.

Aanvraagtermijnen

Voor kleine evenementen vraagt u ten laatste drie weken op voorhand toelating aan.

  • Met kleine evenementen bedoelen we een activiteit die niet langer dan één dag duurt en geen enkele tussenkomst van de stad vergt. 
  • In sommige gevallen volstaat een 'melding', wat betekent dat u meteen toelating krijgt van de stad.
  • Het evenementenloket bekijkt of de gevraagde locatie beschikbaar is en onderzoekt de activiteit.
  • U krijgt zo snel mogelijk bericht als er ergens een probleem is.

Voor middelgrote evenementen vraagt u ten laatste zes weken vooraf toelating aan.

  • Dit geldt ook voor kleine evenementen waarbij één of andere vorm van ondersteuning van de stad nodig is, zoals fietsbegeleiding en straten autovrij of parkeervrij maken.
  • Logistieke steun van de stad vraagt u minstens twee maanden op voorhand aan.

Voor grote evenementen vraagt u vier maanden op voorhand toelating aan.

Werkwijze

  • Ga naar het digitale evenementenloket
    • Bij uw eerste bezoek aan die pagina, kan u zich registreren. U krijgt dan een paswoord dat u achteraf kan aanpassen.
  • U krijgt een vragenlijst.
    • Het aantal vragen verschilt naargelang de aard van het evenement.
    • U kan ook bijlagen opladen en toevoegen aan uw aanvraag.
  • Voor (middel)grote evenementen moet u ook volgende plannen als bijlage bij uw aanvraag voegen: een inplantingsplaneen intern noodplan en indien nodig een parcourplan. Als u een opstelling hebt van meer dan 60 vierkante meter moet u van deze opstelling ook een grondplan bijvoegen.
  • Zorg ervoor dat u over voldoende informatie beschikt.
    • U kan de aanvraag opslaan en verder invullen wanneer het u past. De stadsdiensten ontvangen dan een melding over uw evenement en kunnen de gewenste locatie alvast reserveren.
  • Uw aanvraag wordt pas in behandeling genomen als u alle vragen hebt beantwoord en uw aanvraag hebt ingediend.
    • Dan worden de nodige adviezen aangevraagd. 
    • Volledig ingediende evenementenaanvragen krijgen voorrang op onvolledige.

Wat doet de stad met uw aanvraag?

Met onderstaande checklist gaat de stad na of uw activiteit veilig en netjes kan verlopen, met een minimale overlast voor de bewoners die niet deelnemen.

  • Is de gevraagde locatie nog vrij op de door u vermelde datum?
  • Is dit de meeste geschikte locatie voor uw evenement?
  • Wat adviseren de andere stadsdiensten?
    • De politie bekijkt uw aanvraag vanuit veiligheidsperspectief, verkeerstechnische aspecten en invloed op mobiliteit.
    • De brandweer bekijkt uw inplantingsplannen en gaat onder andere na of de brandveiligheid gegarandeerd blijft.
    • De dienst stadsreiniging bekijkt de impact van uw evenement op de properheid van de buurt.
    • De logistieke diensten van de stad bekijken of de door u gevraagde materialen beschikbaar zijn.
    • De milieupolitie bekijkt of lawaaioverlast kan ontstaan voor de omgeving.
  • Indien nodig kan u toelichting geven op een veiligheidsoverleg met de betrokken stadsdiensten.
  • Na het inwinnen van deze adviezen wordt uw aanvraag opnieuw voorgelegd aan het college (grote evenementen) of aan de burgemeester (kleinere evenementen) voor een definitieve beslissing.
  • Na de goedkeuring door het college of de burgemeester ontvangt u een toelating voor uw evenement. Hieraan kunnen eventueel een aantal bijkomende voorwaarden verbonden zijn.
  • Op elk evenement dat u organiseert in Antwerpen gelden sowieso de algemene voorwaarden en de standaardvoorwaarden van de brandweer Antwerpen.

Categorieën

Evenementen zijn opgedeeld in zeven verschillende categorieën, allemaal met andere voorwaarden en aan de organisatie gebonden tarieven.

  • Categorie 1: evenementen die door de groep Stad Antwerpen zelf worden georganiseerd.
  • Categorie 2: evenementen georganiseerd in samenwerking met de groep Stad Antwerpen.
  • Categorie 3: naamversterkende evenementen en nieuwe events die het potentieel hebben om zo’n naamversterkend event te worden.
  • Categorie 4: evenementen aan de districten gebonden, die samenlevingsversterkend werken.
  • Categorie 5: overige, extern georganiseerde evenementen die niet winstgevend bedoeld zijn
  • Categorie 6: overige, extern georganiseerde evenementen die wél winstgevend bedoeld zijn.
  • Categorie 7: evenemententerassen

Vier nieuwe stadszones

De stad Antwerpen is in vier nieuwe zones opgedeeld. Elke zone heeft een apart tarief voor de inname van openbaar domein, afhankelijk van de locatie en marketingwaarde. Daarbij werd rekening gehouden met verschillende factoren zoals het aantal activiteiten op drukke plekken, de aantrekkelijkheidsfactor voor toeristen en bewoners en de concentratie van handelszaken.

Nieuwe besluitvorming

Om te beslissen welke evenementen op welke manier kortingen krijgen, heeft de stad sinds april 2016 een nieuw matrixsysteem. Daarbij wordt voortaan de inhoud van het event bestudeerd. Op basis daarvan bepaalt de stad in welke categorie uw evenement thuishoort. Die categorie bepaalt welke vrijstellingen en kortingen u krijgt. En of u logistiek materiaal van de stad kan ontlenen.

Zo kan u voor categorieën een en twee doorgaans een vrijstelling van de meeste kosten verwachten en voor categorieën drie, vier en vijf een korting. Organisatoren van evenementen die onder categorie zes worden ingedeeld, zullen zelf in de kosten moeten voorzien.

Hoe de stad uw evenement in een categorie indeelt en waarop u dan precies korting krijgt, vindt u hieronder terug, in het 'opportuniteitskader evenementen'.

Op deze manier organiseert de stad een transparantere regelgeving voor alle evenementen op het openbare grondgebied van de stad Antwerpen. En vooral: naar een reglement dat voor zowel de stad als de klanten meer en aantrekkelijkere kansen biedt.

Andere vergunningen en kosten

Soms hebt u naast u evenementenvergunning andere vergunningen nodig:

  • een stedenbouwkundige vergunning
  • een milieuvergunning (milieuvergunningen@stad.antwerpen.be)
  • vergunningen of toelatingen van andere instanties, eigenaars of overheden:
    • toelating van het Agentschap Waterwegen & Zeekanaal voor evenementen op Sint-Annastrand of de Boeienweide
    • toelating van het Gemeentelijk Havenbedrijf  voor evenementen in de haven of op de kade
    • toelating van de Provincie Antwerpen voor evenementen in het Rivierenhof

Het evenementenloket verwittigt de aanvrager als hij extra vergunningen moet aanvragen. Hou er rekening mee dat een procedure met verschillende vergunningen heel wat tijd in beslag kan nemen.

In sommige gevallen moet u ook rekening houden met een aantal taksen en retributies.

Verwante info:

Dit artikel is gedeeld door