Ben je een initiatiefnemer die ervan houdt om bezoekers en collega’s te helpen? Iemand die zonder woorden aanvoelt welke taken er moeten gebeuren? Een teamplayer die permanent de dienstverlening wil verbeteren en klantvriendelijkheid hoog in het vaandel draagt? Lees dan zeker verder!

Wat doe je?

Als administratief assistent (C1-C3) bij de dienst Bestuurszaken maak je deel uit van de teams onthaal en secretariaat. Als medewerker van het team onthaal zit je zelf 16u/week aan de onthaalbalie van Post Noord:

• Je zorgt ervoor dat bezoekers klantvriendelijk worden onthaald en doorverwezen.
• Je beantwoordt inkomende telefoons of schakelt door naar de juiste dienst.
• Je handelt een aantal administratieve taken af, zoals de registratie en verwerking van de inkomende en uitgaande post.
• Je maakt de planning op voor het onthaalteam, dat bestaat uit een 6-tal medewerkers.

Daarnaast vorm je op het secretariaat mee de spil in het dagelijkse frontoffice werk:

• Je volgt nauwgezet de mailbox van het secretariaat op.
• Je behandelt de telefoons.
• Je zorgt voor de tijdige ondertekening van brieven, het correct versturen en verdelen van de post en het verspreiden van interne onderrichtingen.
• Je bent verantwoordelijk voor de aanvragen in het kader van openbaarheid van bestuur (vb: interventieverslagen).
• Je ondersteunt op actieve wijze jouw collega’s bij uiteenlopende administratieve taken.

Tot slot werk je mee aan projecten om de interne werking van de afdeling te optimaliseren (vb: uitwerken van handleidingen,...).

Wat verwachten we? 

• Je gaat vlot om met burgers en collega’s. Je helpt hen correct verder en neemt hun vragen of klachten ernstig.
• Je bent sterk in communicatie, zowel schriftelijk als mondeling. Je licht boodschappen helder en duidelijk toe en hebt een perfecte kennis van het Nederlands.
• Je beschikt over sterke administratieve en organisatorische skills.
• Je hebt een oplossingsgerichte werkaanpak en bent in staat om prioriteiten te stellen waardoor je steeds het overzicht kan bewaren.
• Je bent een nauwkeurige werker en behandelt dossiers met de nodige verantwoordelijkheid en discretie.
• Je bent een teamspeler, maar kan ook zelfstandig werken en je streeft altijd naar een kwalitatief eindresultaat.
• Je bent loyaal en verdedigt naar je klanten toe altijd het beleid van de zone.
• Je kan vlot werken met de gebruikelijke informaticatoepassingen (Google Spreadsheets, Gmail, Google Drive, tekstverwerking ...).
• Je bent uitgesproken enthousiast en leergierig. Je ziet het als een uitdaging om in een complexe en dynamische omgeving te werken.

Hoe solliciteren? 

Solliciteren is mogelijk door onderstaande documenten per mail te versturen naar de dienst Werving & Selectie: selectie@bza.be.

• cv
• Motivatiebrief of motivatievideo waarin je beschrijft waarom je interesse hebt in de functie en werken bij Brandweer Zone Antwerpen
• Een kopie van je hoogst behaalde diploma (minimum hoger secundair onderwijs)

Indien je slaagt voor de volledige selectieprocedure moet je een uittreksel uit het strafregister voorleggen van max. 6 maanden oud om aan te tonen dat je gedrag in overeenstemming is met de eisen van de functie (cfr. algemene sollicitatievoorwaarden).

Meer weten?

Heb je alles grondig gelezen in de infobrochure en toch nog een vraag?

Neem contact op met de dienst Werving & Selectie:

• Per mail naar selectie@bza.be
• Telefonisch op het nummer 03 338 88 38