Evenementencommunicatie

Via communicatie promoot u uw evenement en informeert u de buurt.

Bewonerscommunicatie

Informeer de buurtbewoners over uw evenement. Steek een kort bericht in hun brievenbus. Vermeld:

  • de geplande activiteiten en wanneer u opbouwt en afbreekt;
  • de datum en openingsuren;
  • de eventuele hinder zoals geluid of impact op de properheid van de straten;
  • de verkeersmaatregelen, zoals autovrije of parkeervrije straten of omleidingen;
  • de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke waar de buurt terecht kan met eventuele vragen en klachten.

Compensatie voor de buurt

Hebben uw maatregelen een zware impact op een buurt? Dan kan u de buurtbewoners compenseren met bijvoorbeeld een receptie bij de start van het evenement, een blik achter de schermen of een gratis toegangsticket.

Bereikbaarheidsplan

Met een bereikbaarheidsplan brengt u de bewoners op de hoogte van uw evenement. Bovendien zorgt u ervoor dat de bezoekers er gemakkelijk geraken.

Andere communicatie

Zet uw evenement op www.uitinvlaanderen.be. Zo verschijnt de aankondiging automatisch in de uitkalender.

Affiches

Op verschillende plaatsen in de stad kan u affiches hangen aan infozuilen en aanplakborden. Hou daarbij rekening met deze regels.

Wie mag plakken?

De aanplakborden en infozuilen van de stad zijn bedoeld voor de activiteiten van:

  • jongerenverenigingen;
  • studentenverenigingen;
  • seniorenverenigingen;
  • sportverenigingen;
  • socio-culturele verenigingen;
  • burgers (voor buurtgerichte activiteiten).

U hebt vooraf geen toestemming nodig om affiches te plakken.

Wanneer mag u plakken?

U mag plakken tussen 7 uur 's ochtends en 22 uur 's avonds. Bevestig de affiches ten vroegste vier weken voor de activiteit.

Hoe moet uw affiche eruitzien?

  • Op elke affiche vermeldt u de verantwoordelijke uitgever.
  • Op de vaste en tijdelijke aanplakborden mag u een affiche ophangen die maximaal de grootte heeft van een A3 (60 cm op 42 cm).
  • Op de aanplakzuilen mag u een A2-affiche ophangen (84 cm op 60 cm).
  • Per aangekondigde activiteit mag u maximum 2 m² van een bord of zuil innemen.

Wat mag niet?

  • U mag geen affiches onleesbaar maken, besmeuren of afscheuren.

  • U overplakt geen affiches van aankomende activiteiten.

  • U plakt geen affiches op de tijdelijke borden voor verkiezingsdrukwerk.

  • U plakt geen affiches op gevels en muren zonder toestemming van de eigenaar.

Als u zich niet aan de regels houdt, riskeert u een boete tot 250 euro (150 euro voor jongeren). Bij een tweede overtreding is de boete dubbel zo hoog, bij een derde overtreding drie keer zo hoog. De stad verwijdert fout geplakte affiches op kosten van de aanplakker.

Waar kan u nog activiteiten via een affiche aankondigen?

U mag de affiche aanplakken op de gevels en afsluitingen van de lokalen waar de activiteit doorgaat. Verwijder de affiches ten laatste één week na de activiteit.

Flyers

  • Als u flyers uitdeelt om uw evenement aan te kondigen, betaalt u een belasting. Contacteer daarvoor de dienst financiën.
  • Zorg ervoor dat iemand weggegooide flyers achteraf opraapt. Zo blijft de locatie proper achter.

Bewegwijzering

  • Als u de bezoekers met bewegwijzering naar uw evenement wilt leiden, dan dient u een evenementenaanvraag in. Vermeld in deze aanvraag de bewegwijzering en voeg er een lijst aan toe met de locaties of straten waar u wegwijzers wilt hangen. U riskeert een boete als u wegwijzers hangt zonder toelating.
  • U mag de signalisatie ten vroegste 2 dagen voor uw evenement aanbrengen. Ten laatste 2 dagen na het evenement verwijdert u die.