Beheer de administratie en het geld van je vereniging op een goede manier. Deze tips helpen je daarbij.
Tips voor het beheren van de boekhouding en financiën van je vereniging.
Je kan een bankrekening openen voor je vereniging. Kies voor een zichtrekening. Daarmee kan je gemakkelijk inkomsten ontvangen en uitgaven betalen.
De ondertekenaars van de bankrekening (vertegenwoordigers) zijn geen eigenaar van het geld. Het geld komt uit de werking van de vereniging en kan alleen daarvoor dienen.
De inkomsten en uitgaven van je vereniging moeten in evenwicht zijn.
Geef je geld uit? Dan moet je zoeken naar inkomsten om je financiële balans te behouden.
Lidgeld is het bedrag dat personen betalen om lid te worden van je vereniging. Je moet het meestal elke maand of elk jaar betalen.
Je vereniging beslist zelf:
Vzw’s vermelden het maximale lidgeld in de statuten.
Feitelijke verenigingen vermelden dat in het huishoudelijk reglement.
Een benefiet is een activiteit om goederen of geld in te zamelen voor een project of een goed doel. Tijdens een benefiet kan je mensen ook informeren of sensibiliseren.
Je kan inkomgeld vragen bij je activiteiten.
Tip! Gebruik een alles-in-één-formule. Vraag meer inkomgeld aan deelnemers. Voor die prijs kunnen ze ook eten en drinken tijdens de activiteit.
Je kan tijdens activiteiten eten en drinken verkopen. Maar je kan ook iets van je vereniging verkopen zoals knutselwerkjes of t-shirts.
Een sponsor geeft je vereniging geld of goederen (bijvoorbeeld broodjes, koffie of servetten). In ruil vraagt hij reclame tijdens activiteiten of hulp van je vereniging.
Bij een schenking geeft een persoon geld, goederen of vastgoed aan je vereniging. De schenker vraagt geen tegenprestatie. Hij doet dat omdat hij je vereniging wil steunen.
Let op! Alleen vzw’s mogen een schenking ontvangen. Feitelijke verenigingen niet.
Een legaat is een schenking van (on)roerende goederen per testament.
Let op! Alleen vzw’s mogen een legaat ontvangen. Feitelijke verenigingen niet.
Lees meer over de subsidies van stad Antwerpen en haar districten op Ondersteuning van verenigingen en burgerinitiatieven.
Dat zijn producten of diensten die je koopt om later te verkopen.
Dat zijn producten of diensten die je koopt voor:
Voorbeelden:
Voorbeelden:
Voorbeelden:
Organiseer je een activiteit of project? Dan heb je veel kosten.
Voorbeelden:
Een begroting is een overzicht van alle verwachte inkomsten en uitgaven voor een specifieke periode. Je kan een begroting maken voor:
Een vzw moet een begroting maken, een feitelijke vereniging niet. We raden je aan om altijd een begroting te maken. Een begroting helpt je bij een goede organisatie van je vereniging en al haar activiteiten en projecten.
Met een begroting kan je goed inschatten of je werking, activiteit of project financieel haalbaar is. Hou een overzicht van inkomsten en uitgaven goed bij en vul het regelmatig aan.
Merk je dat je te veel uitgeeft? Dan kan je uitgaven schrappen of proberen om extra inkomsten te vergaren.
Tip! Zet in je begroting de items die nodig zijn voor de resultatenrekening. Lees meer over de resultatenrekening of jaarrekening verder in deze fiche.
Een boekjaar is het werkjaar van een vereniging. Bij de opstart van de vereniging bepaal je over welke periode het boekjaar loopt. Is je vereniging een vzw? Dan moet je het boekjaar in de statuten schrijven.
Maak de begroting aan het begin van het boekjaar.
Doe dat aan de hand van de activiteiten die je dat jaar hebt gepland. De algemene vergadering moet de begroting goedkeuren binnen 6 maanden na de start van het boekjaar.
Wil je als vzw of feitelijke vereniging een subsidie aanvragen bij het district of stad Antwerpen? Dan moet je een begroting voor je werking toevoegen.
Maak de begroting tijdens de voorbereiding. Neem daarin alles op wat je nodig hebt om de activiteit of het project uit te voeren.
Tips!
Een boekhouding vat alle financiële gegevens van je vereniging samen: inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden.
Alle leden van de algemene vergadering mogen alle bewijsstukken inkijken. Hou je dagboeken dus netjes bij.
Tips!
Een vzw is verplicht om een boekhouding bij te houden. Voor een feitelijke vereniging is dat niet verplicht, maar wel aan te raden.
Een resultatenrekening of jaarrekening is een overzicht van alle gemaakte inkomsten en uitgaven van een boekjaar. Het gaat over de inkomsten en uitgaven van de hele werking van de vereniging, weergegeven per rubriek.
De onderdelen:
Een resultatenrekening is een handig hulpmiddel. Het geeft de financiële resultaten van een werkjaar goed weer. Zo kan je zien welke activiteiten veel kosten en welke veel opbrachten.
Gebruik die resultatenrekening als hulp bij opmaak van de begroting voor het volgende jaar.
Een resultatenrekening is verplicht voor vzw’s. Je moet elk jaar een resultatenrekening opmaken en laten goedkeuren door de algemene vergadering binnen 6 maanden na afsluit van het boekjaar.
Een feitelijke vereniging moet geen resultatenrekening maken. Maar we raden het wel aan omdat je vaak een resultatenrekening nodig hebt om subsidies aan te vragen.
Een subsidie is financiële hulp van een overheid, een stichting of een bedrijf voor je vereniging.
Je kan er een activiteit, een project of de algemene werking van je vereniging mee financieren.
Een subsidie is eigenlijk een contract: je vereniging krijgt geld om een bepaald doel of resultaat te halen.
Voorbeeld
De Antwerpse districten:
Stad Antwerpen:
Vraag jezelf altijd af of je vereniging een subsidie nodig heeft. Want een subsidie aanvragen en goed beheren kost veel tijd en energie.
Stel vooraf deze vragen:
De Vlaamse overheid, provincie Antwerpen, stad Antwerpen en de Antwerpse districten geven subsidies aan verenigingen. Surf naar hun websites en zoek op ‘subsidies’. Bekijk ook de webpagina’s over de thema’s waarrond je vereniging werkt.
Een aantal bedrijven investeert in verenigingen. Surf naar de website van een bedrijf en zoek op:
De Koning Boudewijnstichting en de Nationale Loterij geven verenigingen subsidies voor maatschappelijke projecten.
Tips!
Zorg dat je zoveel mogelijk info over de subsidie verzamelt. Voor je aanvraag moet je deze vragen goed beantwoorden:
Elke subsidieaanvraag ziet er anders uit. Toch moet je vaak dezelfde soort vragen beantwoorden.
Tip! Ben je niet zeker? Vraag dan een adviesgesprek aan met de subsidiegever.
Daarin krijg je feedback die je kan verwerken in je aanvraag.
Wees altijd eerlijk. Je mag meerdere subsidies aanvragen, zolang je ze niet gebruikt om dezelfde kosten mee te betalen. Vermeld welke subsidies al zijn goedgekeurd en welke aanvragen nog in behandeling zijn.
In het subsidiereglement staat meestal wie je subsidieaanvraag beoordeelt en hoe dat gebeurt.
Assist is een digitale tool voor administratie en boekhouding. Leden van de buurtsecretariaten en verenigingen uit Borgerhout kunnen de software gratis gebruiken.
