Administratie en boekhouding van je vereniging
Beheer het geld van je vereniging op een goede manier. Deze tips helpen je daarbij.
Wat?
Je kan een bankrekening openen voor je vereniging. Kies voor een zichtrekening. Daarmee kan je gemakkelijk inkomsten ontvangen en uitgaven betalen.
Hoe?
- Beslis tijdens de vergadering van het bestuur wie het geld van je vereniging beheert.
- Zoek een bank waar je een rekening kan openen. Informeer je hiervoor bij de banken waar je bestuursleden klant zijn.
- Maak een afspraak bij die bank. Vraag met hoeveel leden van je bestuur je moet komen. Dat zijn er meestal 2 of 3. Minstens 2 personen mogen geen familie zijn in de eerste of tweede graad. Ze mogen ook niet op hetzelfde adres wonen.
- Ga met die leden van je bestuur naar de bank. Dat zijn de vertegenwoordigers. Neem deze documenten mee:
- kopie van de identiteitskaart van elke vertegenwoordiger
- kopie van een recent woonplaatsbewijs van elke vertegenwoordiger
- extra voor vzw’s: de meest recent gepubliceerde statuten en een uittreksel van het UBO-register
- extra voor feitelijke verenigingen: statuten, doelstellingen of het huishoudelijk reglement
- als de bank vraagt om vooraf een vragenlijst in te vullen: breng de ingevulde lijst mee
Denk eraan
De ondertekenaars van de bankrekening (vertegenwoordigers) zijn geen eigenaar van het geld. Het geld komt uit de werking van de vereniging en kan alleen daarvoor dienen.
De inkomsten en uitgaven van je vereniging moeten in evenwicht zijn.
Geef je geld uit? Dan moet je zoeken naar inkomsten om je financiële balans te behouden.
Welke inkomsten kan je hebben?
Lidgeld
Lidgeld is het bedrag dat personen betalen om lid te worden van je vereniging. Je moet het meestal elke maand of elk jaar betalen.
Je vereniging beslist zelf:
- hoeveel het lidgeld bedraagt
- wanneer je het moet betalen
Vzw’s vermelden het maximale lidgeld in de statuten.
Feitelijke verenigingen vermelden dat in het huishoudelijk reglement.
Benefiet
Een benefiet is een activiteit om goederen of geld in te zamelen voor een project of een goed doel. Tijdens een benefiet kan je mensen ook informeren of sensibiliseren.
Inkomgelden
Je kan inkomgeld vragen bij je activiteiten.
Tip! Gebruik een alles-in-één-formule. Vraag meer inkomgeld aan deelnemers. Voor die prijs kunnen ze ook eten en drinken tijdens de activiteit.
Verkoop
Je kan tijdens activiteiten eten en drinken verkopen. Maar je kan ook iets van je vereniging verkopen zoals knutselwerkjes of t-shirts.
Karweien en inzamelingen
- Doe met je vereniging klussen in ruil voor geld. Bijvoorbeeld: een carwash, gras afrijden, een drank- of voeding verkoop bij een evenement van een andere organisatie.
- Je kan ook sommige materialen inzamelen waarvoor je een vergoeding krijgt bij het inleveren. Bijvoorbeeld: verzamel inktpatronen en oud IT-materiaal en ontvang daar geld voor van INK-BOX of Recyca.
Sponsoring
Een sponsor geeft je vereniging geld of goederen (bijvoorbeeld broodjes, koffie of servetten). In ruil vraagt hij reclame tijdens activiteiten of hulp van je vereniging.
- Vraag sponsoring aan mensen die je kent.
Vraag het bijvoorbeeld aan een winkel waar je veel koopt. - Zoek sponsors voor wie het nuttig is om je vereniging te sponsoren.
Vraag het bijvoorbeeld aan een handelaar uit de buurt van je vereniging. - Zoek persoonlijke sponsors zoals vrienden, familie of buren.
- Laat je leden en sympathisanten je sponsoren door hun aankopen te doen via websites zoals Trooper of Sponsorkliks.
Schenking of gift
Bij een schenking geeft een persoon geld, goederen of vastgoed aan je vereniging. De schenker vraagt geen tegenprestatie. Hij doet dat omdat hij je vereniging wil steunen.
Let op! Alleen vzw’s mogen een schenking ontvangen. Feitelijke verenigingen niet.
Legaat
Een legaat is een schenking van (on)roerende goederen per testament.
Let op! Alleen vzw’s mogen een legaat ontvangen. Feitelijke verenigingen niet.
Subsidies
Lees meer over de subsidies van stad Antwerpen en haar districten op Ondersteuning van verenigingen en burgerinitiatieven.
Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen
Dat zijn producten of diensten die je koopt om later te verkopen.
- Ingrediënten om wafels te maken die je later verkoopt tijdens een activiteit.
- Drank om te verkopen in je clublokaal.
Diverse goederen en diensten
Dat zijn producten of diensten die je koopt voor:
- de werking van je vereniging
- de organisatie van activiteiten
Voorbeelden:
- verzekeringen
- huur lokaal of vergaderruimte
- elektriciteit, gas en water
- telefoon en internet
- computer en printer
- drukwerk en kopieën
- transport
- voeding
- staatsblad (bij oprichting of wijzigingen)
Personeelskosten
Voorbeelden:
- personeel
- externe medewerkers (bijvoorbeeld een boekhouder)
- vrijwilligers
Financiële kosten
Voorbeelden:
- bankkosten
- rente
Uitgaven voor een activiteit of project
Organiseer je een activiteit of project? Dan heb je veel kosten.
Voorbeelden:
- publiciteit
- aankoop klein materiaal: vuilniszakken, versiering voor de zaal ...
- huur van:
- lokaal of vergaderruimte
- materiaal: werkmateriaal, tafels, stoelen ...
- eten en drinken
- vervoer
- toegangskaarten
- verzekeringen
- auteursrechten Unisono
- telefoonrekening of -abonnement
- verzendkosten om brieven en materiaal te verzenden of transporteren
- kosten voor drukwerk en kopieën
- externe deskundigen
- artiesten
- onkostenvergoeding vrijwilligers
Wat?
Een begroting is een overzicht van alle verwachte inkomsten en uitgaven voor een specifieke periode. Je kan een begroting maken voor:
- de hele werking van je vereniging
- een specifieke activiteit of project
Wie?
Een vzw moet een begroting maken, een feitelijke vereniging niet. We raden je aan om altijd een begroting te maken. Een begroting helpt je bij een goede organisatie van je vereniging en al haar activiteiten en projecten.
Waarom?
Met een begroting kan je goed inschatten of je werking, activiteit of project financieel haalbaar is. Hou een overzicht van inkomsten en uitgaven goed bij en vul het regelmatig aan.
Merk je dat je te veel uitgeeft? Dan kan je uitgaven schrappen of proberen om extra inkomsten te vergaren.
Hoe?
- Maak een lijst van alle mogelijke inkomsten en uitgaven.
- Bepaal welke activiteiten of projecten belangrijk zijn en welke niet.
- Vraag prijzen op om de uitgaven correct in te schatten.
- Baseer je op de inkomsten en uitgaven van vorig jaar.
Tip! Zet in je begroting de items die nodig zijn voor de resultatenrekening. Lees meer over de resultatenrekening of jaarrekening verder in deze fiche.
Wanneer?
Begroting voor de werking van je vereniging
Een boekjaar is het werkjaar van een vereniging. Bij de opstart van de vereniging bepaal je over welke periode het boekjaar loopt. Is je vereniging een vzw? Dan moet je het boekjaar in de statuten schrijven.
Maak de begroting aan het begin van het boekjaar.
Doe dat aan de hand van de activiteiten die je dat jaar hebt gepland. De algemene vergadering moet de begroting goedkeuren binnen 6 maanden na de start van het boekjaar.
Wil je als vzw of feitelijke vereniging een subsidie aanvragen bij het district of stad Antwerpen? Dan moet je een begroting voor je werking toevoegen.
Begroting voor een activiteit of project
Maak de begroting tijdens de voorbereiding. Neem daarin alles op wat je nodig hebt om de activiteit of het project uit te voeren.
Tips!
- Bekijk met het bestuur van je vereniging hoe je nieuwe inkomsten krijgt en waarop je kan besparen.
- Organiseer een activiteit alleen als je zeker bent dat je zo geen financiële problemen krijgt.
- Laat de begroting en het jaarplan samen goedkeuren door de algemene vergadering.
Zo weten je leden welke activiteiten je plant en hoeveel elke activiteit kost.
Voorbeelden van begrotingen
Wat?
Een boekhouding vat alle financiële gegevens van je vereniging samen: inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden.
Waarom?
- Door een goed overzicht voorkom je schulden en discussie.
- Een duidelijke en eerlijke boekhouding geeft vertrouwen bij je medewerkers en externe partners.
- Op basis van dat financieel overzicht maak je je resultatenrekening op.
Hoe?
- Registreer alle inkomsten en uitgaven in een financieel dagboek (kasboek en/of bankboek).
- Bewijsstukken zoals kastickets, facturen en ontvangstbewijzen moet je, samen met die dagboeken, 7 jaar bijhouden.
- Kreeg je een subsidie van de Vlaamse of Federale overheid? Dan moet je de stukken soms zelfs 10 jaar bijhouden.
Denk eraan
Alle leden van de algemene vergadering mogen alle bewijsstukken inkijken. Hou je dagboeken dus netjes bij.
Tips!
- Contacteer een medewerker van het team Verenigingen. Vraag om een eenvoudig boekhoudpakket in Excel.
- Laat de boekhouding van je vereniging maken door iemand met kennis en ervaring over boekhouden. Of betaal een boekhouder om dat voor je vereniging te doen.
- Lid van een buurtsecretariaat of een vereniging in district Borgerhout? Dan kan je een gratis abonnement aanvragen op Assist, een digitale tool voor administratie en boekhouding. Lees meer.
Wie?
Een vzw is verplicht om een boekhouding bij te houden. Voor een feitelijke vereniging is dat niet verplicht, maar wel aan te raden.
Nuttige links
- Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen
- Wetgeving en modellen boekhouding
- Tool boekhouding kleine vzw van Cultuurloket (04/11/2019)
- Lid van een buurtsecretariaat of een vereniging in district Borgerhout? Dan kan je een gratis abonnement aanvragen op Assist, een digitale tool voor administratie en boekhouding. Lees meer.
Wat?
Een resultatenrekening of jaarrekening is een overzicht van alle gemaakte inkomsten en uitgaven van een boekjaar. Het gaat over de inkomsten en uitgaven van de hele werking van de vereniging, weergegeven per rubriek.
De onderdelen:
- De staat van de inkomsten en uitgaven
Het totaal van alle uitgaven en inkomsten die genoteerd staan in het financieel dagboek. - De staat van het vermogen
Een overzicht van alle bezittingen en schulden van het einde van het boekjaar. - Een toelichting van de waarderingsregel
Een beschrijving van hoe de vereniging de geldwaarde bepaalt (berekeningswijze) van de bezittingen en schulden, rechten en plichten.
Waarom?
Een resultatenrekening is een handig hulpmiddel. Het geeft de financiële resultaten van een werkjaar goed weer. Zo kan je zien welke activiteiten veel kosten en welke veel opbrachten.
Gebruik die resultatenrekening als hulp bij opmaak van de begroting voor het volgende jaar.
Voor wie?
Een resultatenrekening is verplicht voor vzw’s. Je moet elk jaar een resultatenrekening opmaken en laten goedkeuren door de algemene vergadering binnen 6 maanden na afsluit van het boekjaar.
- Dien de goedgekeurde resultatenrekening ondertekend in op de griffie van de Ondernemingsrechtbank. Stuur ook een ondertekend verslag mee van de algemene vergadering waarop de resultatenrekening werd goedgekeurd.
- Tip: Stuur of breng deze in tweevoud naar de griffie, samen met een geadresseerde en gefrankeerde enveloppe. Zo krijg je een afgestempeld exemplaar terug. Dat is jouw bewijs van neerlegging.
- Voeg de goedgekeurde resultatenrekening bij de belastingsaangifte (Biztax) van je vzw.
- Heb je een VZW met hoge inkomsten en uitgaven? Dan moet je de documenten neerleggen bij de Nationale bank.
Aan te raden voor feitelijke verenigingen
Een feitelijke vereniging moet geen resultatenrekening maken. Maar we raden het wel aan omdat je vaak een resultatenrekening nodig hebt om subsidies aan te vragen.
Hoe?
- Tijdens het werkjaar houdt de penningmeester van je vereniging alle bewijzen van inkomsten en uitgaven bij. Bijvoorbeeld: kastickets en facturen.
- De penningmeester noteert al die inkomsten en uitgaven in de boekhouding (kasboek).
- Maak aan de hand daarvan de resultatenrekening op.
- Inkomsten:
- lidgeld
- schenkingen en legaten
- subsidies
- intresten, dividenden
- andere inkomsten
- Uitgaven:
- handelsgoederen en diensten: producten of diensten die je wil verkopen om geld te verdienen
- bezoldigingen: vrijwilligersvergoeding, loonkosten …
- diensten en diverse goederen: alle betalingen voor de werking en de activiteiten van je vereniging
- andere uitgaven: uitzonderlijke kosten, financiële kosten
- Inkomsten:
Nuttige links
- Boekhoudkundige verplichtingen van een vzw door Scwitch
- Boekhouding jeugdwerking door Formaat
- Neerleggingsplicht jaarrekening
- Lid van een buurtsecretariaat of een vereniging in district Borgerhout? Dan kan je een gratis abonnement aanvragen op Assist, een digitale tool voor administratie en boekhouding. Lees meer.
Wat?
Een subsidie is financiële hulp van een overheid, een stichting of een bedrijf voor je vereniging.
Je kan er een activiteit, een project of de algemene werking van je vereniging mee financieren.
Een subsidie is eigenlijk een contract: je vereniging krijgt geld om een bepaald doel of resultaat te halen.
Voorbeeld
De Antwerpse districten:
- geven subsidie voor activiteiten die hun inwoners doen deelnemen aan de samenleving. Zo kunnen nieuwkomers integreren en verbetert de sfeer tussen buren.
- geven subsidies voor acties die het straatbeeld verbeteren. Dat verhoogt de gezelligheid en voorkomt sluikstort en vandalisme.
Stad Antwerpen:
- geeft financiële hulp aan organisaties die een voedselpunt beheren.
- geeft subsidies voor duurzame ontwikkelingsprojecten en aanvullende ontwikkelingseducatie.
Wanneer?
Vraag jezelf altijd af of je vereniging een subsidie nodig heeft. Want een subsidie aanvragen en goed beheren kost veel tijd en energie.
Stel vooraf deze vragen:
- Weegt de hoeveelheid werk op tegen de mogelijke opbrengst van de subsidie?
Hou er rekening mee dat niet alle aanvragen worden goedgekeurd. - Heb je tijd om de subsidie goed te beheren?
Je moet verslagen schrijven, een boekhouding bijhouden of een afrekening opstellen. - Kan je vereniging aan alle eisen voldoen?
Je moet bijvoorbeeld een stuurgroep opstarten en een evaluatie organiseren.
Soms krijg je het geld vooraf. Anders pas na de activiteit of project. Dan moet je vooraf kunnen financieren. - Is het bestuur van je vereniging akkoord met alle voorwaarden?
Je moet bijvoorbeeld het logo van de subsidiegever gebruiken.
De subsidiegever kan ook een rol spelen in je project.
Bij wie kan je een subsidie aanvragen?
Overheid
De Vlaamse overheid, provincie Antwerpen, stad Antwerpen en de Antwerpse districten geven subsidies aan verenigingen. Surf naar hun websites en zoek op ‘subsidies’. Bekijk ook de webpagina’s over de thema’s waarrond je vereniging werkt.
Bedrijven
Een aantal bedrijven investeert in verenigingen. Surf naar de website van een bedrijf en zoek op:
- sponsoring
- maatschappelijk
- duurzaam
- fondsen
- corporate responsability
- corporate citizenship
Stichtingen
De Koning Boudewijnstichting en de Nationale Loterij geven verenigingen subsidies voor maatschappelijke projecten.
Tips!
- Schrijf je in op de nieuwsbrieven van de Koning Boudewijnstichting en de districten, zoals de Jeugddienst en de cultuurantennes van Antwerpen.
- Vraag aan bevriende verenigingen waar zij subsidies aanvragen.
Stappenplan
1. Lees het subsidiereglement grondig
Zorg dat je zoveel mogelijk info over de subsidie verzamelt. Voor je aanvraag moet je deze vragen goed beantwoorden:
- Waarvoor kan je de subsidie gebruiken?
- Aan welke voorwaarden moet je vereniging of activiteit voldoen?
- Hoeveel bedraagt de subsidie?
- Wat zijn de doelstellingen van de subsidie?
- Is er genoeg draagkracht binnen je vereniging om een project op te starten?
- Wat vindt de raad van bestuur van de subsidie
2. Vul het aanvraagformulier in
Elke subsidieaanvraag ziet er anders uit. Toch moet je vaak dezelfde soort vragen beantwoorden.
Tip! Ben je niet zeker? Vraag dan een adviesgesprek aan met de subsidiegever.
Daarin krijg je feedback die je kan verwerken in je aanvraag.
Hoe vul je het aanvraagformulier in?
Titel
- Kies een titel die de aandacht van de subsidiegever trekt.
- Kies een titel die bij de inhoud van je activiteit of project past.
- Kies de titel op het einde, als je alle vragen hebt beantwoord.
Concept
- Leg in 4 zinnen uit wat je wil doen en bereiken met je project.
- Formuleer het concept zo duidelijk mogelijk. Iedereen moet het kunnen begrijpen.
Doelgroep
- Beschrijf je doelgroep zo duidelijk mogelijk.
Niet: vrouwen van allochtone origine. Wel: Turkse moeders met tieners. - Vertel waarom je die doelgroep wil bereiken.
- Omschrijf waarom je doelgroep beter wordt van je activiteit of project.
Doelstellingen
- Beschrijf de doelstellingen zo duidelijk mogelijk.
- Probeer om deze vragen te beantwoorden:
- Wat ga je doen?
Bijvoorbeeld: infosessies organiseren. - Hoeveel activiteiten ga je doen?
Bijvoorbeeld: elke maand 1 infosessie. - Wie wil dat het project er komt?
Bijvoorbeeld: ouders hebben ons verteld dat ze het onderwijssysteem in België niet begrijpen. Hun kinderen moeten naar het middelbaar, maar hoe maken ze een goede studiekeuze? - Wie is je doelpubliek?
Bijvoorbeeld: ouders en hun kinderen uit het zesde leerjaar uit district Antwerpen. - Wanneer wil je starten?
Bijvoorbeeld: we starten in september met het bekendmaken van het project in scholen. In oktober start de eerste infosessie. In april zullen we scholen bezoeken. - Welk resultaat wil je behalen?
Bijvoorbeeld: de ouders en hun kinderen moeten na 8 infosessies en 2 bezoeken aan scholen beter weten wat de toekomstmogelijkheden voor het middelbaar onderwijs zijn. - Hoe ga je de resultaten meten?
Bijvoorbeeld: we bezoeken 2 scholen. - Kan je vereniging het project aan?
Bijvoorbeeld: we hebben een groepje van 3 vrijwilligers die het project begeleiden. We werken samen met De Schoolbrug om een infosessie te geven over de studiekeuze. Daarnaast hebben we contact met 3 verschillende scholen om op bezoek te gaan.
- Wat ga je doen?
Stappenplan
- Maak een duidelijk plan van aanpak.
- Zet elke stap in de voorbereiding en uitvoering van de activiteit of het project in een kalender.
- Besteed tijd aan de voorbereiding van je activiteit of project: bevraag mensen, lees een onderzoeksrapport en zoek partners.
- Praat met mensen over hoe je de activiteit of het project wil aanpakken.
- Denk goed na over hoe je het project evalueert: enquête, studiedag, tonen aan extern publiek …
Tips!
- Zoek partners
- Kies een partner en bespreek vooraf wie wat doet.
- Leg alle afspraken vast in een samenwerkingsovereenkomst.
- Taalgebruik
- Gebruik geen afkortingen in je subsidieaanvraag.
- Schrijf de naam van je vereniging voluit.
- Laat je subsidieaanvraag nalezen door iemand die goed Nederlands kan.
- Hou je aan het maximaal aantal zinnen dat je mag gebruiken om een vraag te beantwoorden.
- Ga er niet van uit dat de subsidiegever je kent
- Overtuig de subsidiegever dat je vereniging een subsidie moet krijgen.
- Probeer elke vraag zo volledig mogelijk te beantwoorden.
- Voeg bijlagen toe: jaarverslag, folder of extra nota’s.
- Zorg dat de website van je vereniging up-to-date is.
- Je mag ook een begeleidende brief toevoegen.
3. Stel een begroting op
- De begroting toont de verwachte uitgaven en inkomsten van je activiteit of project.
Zo kan je inschatten of de subsidie nodig is om de activiteit of het project uit te voeren. - Een subsidie dient nooit om winst te maken.
Maar je vereniging maakt best ook geen schulden tijdens de activiteit of het project. - Redelijkheid, transparantie en volledigheid van de begroting zijn belangrijk.
Een goede en duidelijke begroting is handig. Zo kan je later je financiën van de activiteit of het project beter controleren.
Denk eraan
Wees altijd eerlijk. Je mag meerdere subsidies aanvragen, zolang je ze niet gebruikt om dezelfde kosten mee te betalen. Vermeld welke subsidies al zijn goedgekeurd en welke aanvragen nog in behandeling zijn.
Evaluatie van de subsidieaanvraag
In het subsidiereglement staat meestal wie je subsidieaanvraag beoordeelt en hoe dat gebeurt.
- Je aanvraag is goedgekeurd
- Bekijk het subsidiereglement zodat je weet wat de volgende stap is.
- Zorg dat je de gevraagde bewijsstukken verzamelt. Moet je bijvoorbeeld foto’s aanleveren? Zorg dat je die zeker maakt.
- Start met de voorbereidingen en uitvoering van de activiteit of het project.
- Je aanvraag is afgekeurd
- Vraag waarom.
- Vraag of het zin heeft om je aanvraag aan te passen en later weer in te dienen.
Nuttige links
Assist is een digitale tool voor administratie en boekhouding. Leden van de buurtsecretariaten en verenigingen uit Borgerhout kunnen de software gratis gebruiken.