Wat?

Een jaarplan is een overzicht van alle activiteiten die je vereniging in het komende jaar organiseert.

Wanneer?

• In het begin van het (werk)jaar
• Tijdens een vergadering van je bestuur of ledenoverleg 

Hoe?

Bespreek samen met de leden wat je wil doen. Beantwoord samen deze vragen:

• Wat willen we doen?
• Welke data zijn het meest geschikt om activiteiten te organiseren?
• Zijn de activiteiten goed gespreid over het jaar?
• Wie helpt mee aan welke activiteit?  

Waarom?

Het jaarplan helpt je:

• wanneer je een begroting maakt
• om de werklast in te schatten 

Is een jaarplan verplicht?

Nee, het is niet verplicht. Maar het is handig om zoveel mogelijk activiteiten vooraf te plannen.

Wat met activiteiten die niet in het jaarplan staan?

Je kan altijd activiteiten organiseren die niet in het jaarplan staan. Het is vooral belangrijk dat je:

• rekening houdt met de wensen van je doelgroep
• genoeg tijd (en middelen) hebt

Elke activiteit begint met een idee en volgt 4 fases:

1. Onderzoeken
2. Plannen
3. Uitvoeren
4. Evalueren

Wat?

Onderzoek of je idee haalbaar is.

Wanneer?

• Als je een leuk idee hebt voor een activiteit
• Voor je start met de voorbereidingen en uitvoering

Hoe?

• Stel een werkgroep samen met leden, vrijwilligers en experts.
  Zij beoordelen je idee en geven je feedback.
• Vraag advies aan andere verenigingen, organisaties, stad Antwerpen of je district. 

Waarom?

• Het verkleint de kans dat:
  • er weinig deelnemers zijn
  • een andere vereniging net hetzelfde organiseert
• Je komt te weten of je vereniging het idee wel kan uitvoeren.
• Het helpt je om goede doelstellingen voor je activiteit te formuleren. 

Formuleer de doelstellingen SMART

• Specifiek : beschrijf je doel zo concreet en eenduidig mogelijk.
• Meetbaar: geef met cijfers aan wanneer je je doel hebt bereikt.
• Aanvaardbaar: formuleer je doel zodat anderen het aanvaarden.
• Realistisch: stel een haalbaar doel op.
• Tijdsgebonden: beschrijf tegen wanneer je dat doel zal realiseren.

Voorbeeld van een SMART-doelstelling:

15 personen in armoede moeten tegen het einde van het project (datum):

• goed geïnformeerd zijn over het belang van gezonde voeding
• in staat zijn om bewust boodschappen te doen
• basistechnieken beheersen om gezond te koken

Plan je activiteit zo concreet mogelijk.
Zo weet je wie en wat je nodig hebt om de activiteit te organiseren.

Plan je:

• publiek
• programma
• sprekers
• plaats, tijdstip en periode
• materiaal
• prijs 

Zorg voor:

• verzekeringen en vergunningen
• samenwerkingen met partners
• een goed draaiboek 

Publiek

• Wie wil je bereiken: de eigen achterban, een specifiek publiek, een breder publiek?
• Stem de inhoud en het verloop van je programma af op de wensen van je publiek.
• Hou rekening met de beschikbare tijd van je publiek, de mobiliteit, de taal, het inkomen, de leeftijd …
• Probeer in te schatten hoeveel mensen je verwacht.

Tip! Organiseer je een activiteit voor moeders (met kinderen)?
Dan moet je misschien voor kinderopvang zorgen tijdens de activiteit.

Periode

De datum, de duur en het tijdstip bepalen de opkomst van je publiek en het succes van je activiteit. Plan de activiteit zo in dat je genoeg tijd hebt om je activiteit te organiseren.

Je moet misschien nog een lokaal vastleggen, subsidies aanvragen, een externe deskundige vinden … Doe dat ruim voor je activiteit.

Tips!

• Onderzoek bij je publiek welk moment hen het best uitkomt.
• Controleer of genoeg vrijwilligers beschikbaar zijn op de gekozen dag(en). 

Datum

• Hou bij de keuze van je datum rekening met:
  • schoolvakanties en feestdagen (ook van andere religies)
  • grote evenementen die zouden kunnen concurreren met je activiteit.
• Bekijk of je de activiteit het best plant op een weekdag of een dag in het weekend.
• Kies een logische periode.
• Voorbeeld: hou rekening met de timing van het schooljaar bij een project rond huistaakbegeleiding.

Duur

De aard van de activiteit bepaalt hoe lang die kan duren.

Voorbeeld: Een lezing of vorming duurt het best niet langer dan 2 uur. Want daarna verzwakt de concentratie.

Tip! Duurt je activiteit langer dan 4 uur? Zorg dan voor eten en drinken voor je publiek, medewerkers en vrijwilligers.

Tijdstip

Hou voor het start- en einduur rekening met de uren van het openbaar vervoer en de drukte op de weg.

Plaats

• De locatie bepaalt de sfeer en het karakter van je activiteit.
• Stem de locatie af op de buurt waar je publiek actief is.
• Ga na hoe je publiek zich verplaatst naar de activiteit.

Tips!

• Komt een groot deel van je publiek met de auto?
  Kies dan een locatie met genoeg parkeerplaatsen.
• Komen de meesten met het openbaar vervoer?
  Plan je activiteit dan in de buurt van een station of halte van bus of tram.
• Verwacht je veel fietsers? Zorg dan voor een fietsenstalling.

Je activiteit is binnen

Bekijk hoeveel mensen je verwacht op je activiteit.
Kies een plek met een gepaste capaciteit.

• Een te kleine zaal is te druk, een te grote ruimte is ongezellig.
• Zitten de deelnemers neer tijdens de activiteit? Dan heb je meer ruimte nodig dan wanneer ze rechtstaan.
• Gaan je deelnemers bewegen? Dan moet je lokaal nog groter zijn.

Denk eraan:

• Moet de locatie toegankelijk zijn voor personen met een beperking?
• Controleer of de gekozen zaal een brandverzekering heeft.
  Zorg anders voor een goede verzekering.

Tip! Vind een ruimte voor je activiteit via stad Antwerpen.

Je activiteit is buiten

Plan je een activiteit in stad Antwerpen, op een openbaar domein of de openbare weg?
Bijvoorbeeld:

• een optocht door de straat
• een barbecue in een park
• een voetbaltoernooi op een plein …

Zorg dan dat je aan alle voorwaarden voldoet. Doe je aanvraag op tijd en zo volledig mogelijk.

Tip! Vragen over of hulp nodig bij de aanvraag? Contacteer het Evenementenloket.

Materiaal

Organiseert je vereniging een activiteit of een event in Antwerpen? Heb je tafels, stoelen, podia, afvalcontainers of ander materiaal nodig? Die kan je misschien van de stad lenen aan een voordelig tarief.

Wie?

• Inwoners van de stad Antwerpen die een bewoners- en/of buurtinitiatief organiseren
• Verenigingen die een niet-commerciële activiteit plannen in de stad 

Hoe?

Lees meer bij Aanvraag feestmateriaal en bestel je materiaal zo vroeg mogelijk, zeker tijdens de drukke periode van juni tot september.

Tip! Vraag je ook een subsidie aan bij je district? Dan kan je soms ook via die aanvraag materiaal aanvragen.

Prijs

• Is je activiteit gratis?
• Vraag je een all-in deelnameprijs?
• Verkoop je sommige artikelen?
• Vraag je ergens een subsidie aan?
• Welke kosten verwacht je?

Denk daar goed over na en stel een goede begroting op voor je activiteit. Meer info daarover vind je op de pagina Administratie en boekhouding van je vereniging.

Verzekeringen, taksen en vergunningen

Breng je verzekeringen, taksen en vergunningen in orde. Een aantal verzekeringen zijn verplicht. 

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid

Organiseer je een activiteit? Dan ben je aansprakelijk als vereniging. Zorg dat je verzekering altijd in orde is, of je nu een vzw of feitelijke vereniging bent.

De verzekering geldt voor de opbouw, de activiteit zelf en de afbraak. Ze is ook verplicht voor je vrijwilligers. Je kan een extra verzekering voor lichamelijke ongevallen afsluiten.

Tips!

• Ga langs bij je verzekeringsagent. 
• Je kan je ook als feitelijke vereniging een aantal verzekeringen afsluiten om je bestuurders en leden te beschermen. Bijvoorbeeld rechtsbijstand en een bestuurdersverzekering.
• Lees meer over Werken met vrijwilligers.
• Gratis verzekering voor je vrijwilligers

Drankvergunning

Wil je alcoholische dranken schenken die je ter plaatse consumeert? Daarvoor heb je een drankvergunning nodig.
Tenzij je een gelegenheidsevenement organiseert (buurt- en wijkfeesten, fuiven ...). Dan heb je geen vergunning nodig.

Let op! Evenementen van minstens 15 opeenvolgende kalenderdagen of die meer dan 10 keer per jaar gebeuren, zijn geen gelegenheidsevenementen. Daarvoor heb je wel een drankvergunning nodig.

Lees meer over hoe je een drankvergunning kan aanvragen.

Unisono (vroeger de Billijke Vergoeding en SABAM)

Een licentie om muziek te gebruiken tijdens je activiteit vraag je aan bij Unisono. Je betaalt een vergoeding aan de uitvoerder, auteur, componist of uitgever van muziek om zijn werk te mogen gebruiken in het openbaar.

Ben je na afloop van mening dat er onterecht kosten werden aangerekend? En kom je er niet uit met Unisono zelf? Dan kan je een klacht indienen bij het Meldpunt van de FOD Economie, kies het scenario Auteursrechten. 

Samenwerking met partners

Wat?

Een (externe) partner is een andere vereniging, organisatie of instelling waarmee je samenwerkt tijdens de activiteit of het project. Er zijn verschillende vormen van partnerschap mogelijk:

• Je kan een partner kiezen die een andere doelgroep bereikt dan jouw vereniging.
• Je kan hulp vragen aan:
  • een stadsdienst voor praktische ondersteuning
  • een culturele instelling om het programma van je activiteit uit te werken of uit te voeren 

Hoe?

• Zoek uit welk soort partner je nodig hebt en zoek in je netwerk.
• Laat je inspireren door anderen.
• Hoor eens bij andere verenigingen met wie zij goede ervaringen hebben.

Tips!

• Stel een samenwerkingsovereenkomst op met daarin de verantwoordelijkheden en afspraken van beide partijen. Niet omdat je elkaar wantrouwt, maar om problemen te voorkomen als er toch iets misloopt.
• Zorg dat je partner (mede)eigenaar is van het project.
  • Betrek hem vanaf het begin.
  • Denk samen na over doelen.
  • Werk samen de planning uit.

Draaiboek

Wat?

Een draaiboek is een lijst met alle concrete taken voor, tijdens en na de activiteit.

Bij elke taak staat:

• het tijdstip waarop iemand de taak moet uitvoeren
• wie de taak moet uitvoeren
• het materiaal dat je daarvoor nodig hebt
• eventuele extra informatie
   

Hoe?

Maak een draaiboek voor de voorbereiding, de dag van de activiteit zelf en erna. Vul het draaiboek in met alle verantwoordelijke medewerkers en vrijwilligers. Dan weten alle medewerkers wat ze moeten doen.

Tips!

• Schematisch draaiboek voor activiteiten
• Ik organiseer
• Draag in je planning zorg voor je vrijwilligers. Denk aan: pauzes, veilige plek voor spullen, drankjes, …

Een goede voorbereiding en duidelijke afspraken zijn belangrijk. Ze zorgen voor een goed verloop van je event. Deze tips helpen je tijdens de activiteit zelf.

Activiteit van 1 dag

• Zorg voor 1 persoon die geen vaste taken heeft tijdens je activiteit. Hij is het aanspreekpunt om onverwachte situaties op te lossen. Communiceer aan alle medewerkers:
  • wie dat aanspreekpunt is
  • hoe ze die persoon kunnen aanspreken of bereiken
• Communiceer met je medewerkers. Vraag hen regelmatig of het goed loopt. Stuur bij als er problemen zijn. Bedank hen voor hun hulp.
• Hou het draaiboek bij de hand. Controleer regelmatig of je nog op schema bent.
• Zorg voor genoeg eten en drinken voor je medewerkers.
• Zorg voor teamspirit! Spreek je waardering uit over de inzet van alle medewerkers.

Activiteit of project dat langer duurt dan 1 dag

• Bekijk regelmatig met je vrijwilligers en partners hoe het project verloopt.
  • Zijn er problemen die je moet oplossen?
  • Bereik je de juiste mensen?
  • Behaal je de vooropgestelde doelen?
  • Moet je de planning aanpassen?
  • Voert iedereen de taken op tijd uit?
  • Wat hebben je medewerkers en vrijwilligers nodig?
• Stimuleer je medewerkers en bedank hen voor het geleverde werk.
• Vraag aan de deelnemers wat ze van het project vinden en wat de resultaten zijn.
• Sta open voor kritiek of suggesties.
  Zoek samen naar oplossingen voor eventuele problemen.

Wat?

Wil je promotie maken voor je vereniging?
Beantwoord dan deze vragen:

• Wie ben je?
• Waarom bestaat je vereniging?
• Welke activiteiten organiseer je en voor wie?
• Wat maakt je vereniging uniek en aantrekkelijk? 

Het antwoord op die vragen vormt de basis voor de communicatie van je vereniging. Beantwoord ze samen met de leden. Geef die antwoorden door aan je leden, zodat ze die kunnen gebruiken als ze mensen moeten informeren of een subsidie aanvragen.

Hoe?

Website

Zet op de website van je vereniging deze info:

• werking van je vereniging
• contactgegevens
• foto’s van activiteiten
• nieuwsberichten over activiteiten
• overzicht van toekomstige activiteiten 

Hoe maak je een website?

• Je kan zelf een website maken met online programma’s.
  Dan kies je zelf de opmaak en de toepassingen van je website.
• Je kan een webdesigner vragen om een website te maken. Vraag ook hoeveel het kost om je website later te updaten.

Tips!

• Publiceer regelmatig nieuwsberichten over activiteiten.
• Hou je website up-to-date. 
• Krijg je subsidie? Kijk dan na of je verplicht bent het logo van de subsidiegever op te nemen.

Sociale media

Kies een social media kanaal dat past bij je doelgroep en bij wat je wil communiceren. Je kan bijvoorbeeld info delen over je werking, contactgegevens, foto’s en video’s van activiteiten, …:

Tips!

• Bekijk hoe je een pagina of event aanmaakt op Facebook. En lees tips over het plaatsen van inhoud.
• Krijg je subsidie? Kijk dan na of je verplicht bent het logo van de subsidiegever op te nemen.

Folder

Stel je organisatie voor in een folder. Zet er deze info in:

• Naam 
  Schrijf de naam van je vereniging voluit.
  Gebruik je een afkorting? Zet die dan tussen haakjes achter de naam.
• Een foto die toont wat je vereniging doet
  Plaats een mooie foto op de voorzijde van de folder.
  Die moet tonen wat je vereniging doet.
• Korte voorstelling van je vereniging
  Beschrijf kort:
  • wat ze doet
  • voor wie ze werkt
  • welke activiteiten ze organiseert
  • waarom ze uniek is
• Logo
  Heeft je vereniging een logo?
  Plaats het dan op:
  • de voorzijde van de folder
  • ander communicatiemateriaal: brieven, website, e-mail …
• Contactgegevens
  Het telefoonnummer, e-mailadres, postadres en de website van je vereniging
  Wanneer personen je vereniging kunnen bereiken, bijvoorbeeld op weekdagen tussen 9 en 17 uur
• Verantwoordelijke uitgever
  Bijvoorbeeld: de voorzitter. 

Hoe maak je een folder?

Bepaal het uitzicht van je folder:

• formaat
• met vouw of zonder vouw
• kleur of zwart-wit
• papiersoort

Heb je het concept klaar? Dan kan je de folder vormgeven en drukken.

Hoe verspreid je de folder?

• Geef folders aan je leden om ze te verdelen binnen hun netwerk.
• Vraag aan winkels, bibliotheken, culturele centra en andere verenigingen of je er folders mag leggen.
• Leg ze in een stand op je evenement voor bezoekers.

Tips!

• Wil je met een professionele lay-outer en/of drukker aan de slag?
  Vraag dan een drietal prijzen op zodat je kan vergelijken.
• Zorg dat je foto’s en logo’s van goede kwaliteit hebt.​
• Krijg je subsidie? Kijk dan na of je verplicht bent het logo van de subsidiegever op te nemen.
• Let op: Het uitdelen van commerciële flyers is verboden in de stad. Een bedrijf mag dus niet zomaar op straat folders uitdelen aan passanten. Als vereniging zonder winstoogmerk mag je nog wel promotie maken op straat.

Netwerken

Je netwerk bestaat uit iedereen die je kent. Bijvoorbeeld je familie, vrienden, buren, leden van je vereniging, collega’s, verenigingen waarmee je samenwerkt, …

Waarom is netwerken nuttig?

• Je leert personen kennen die iets kunnen betekenen voor je vereniging.
• Je kan die mensen contacteren als je hen nodig hebt.
• Je kan hen helpen wanneer zij je om advies vragen.

Hoe bouw je een netwerk op?

• Ontmoet mensen
• Wees sociaal en vriendelijk
• Denk ruimer dan het onmiddellijke nut van het contact
• Praat met bezoekers van je activiteiten
• Vertel het verhaal van je vereniging
• Bedank je contacten
• Maak een contactboek

Privacy-wetgeving

Elke organisatie die persoonsgegevens gebruikt, opslaat of verwerkt (ook feitelijke verenigingen en vzw’s) valt onder de privacywetgeving. Je moet in orde zijn met de General Data Protection Regulation (GDPR).

Dat is belangrijk als je:

• informatie geeft over je vereniging, bijvoorbeeld bij leden werven
• activiteiten organiseert, bijvoorbeeld bij deelnemers registreren