Hoe organiseer je activiteiten en maak je je vereniging bekend? Deze tips en voorbeelden helpen je.
Een jaarplan is een overzicht van alle activiteiten die je vereniging in het komende jaar organiseert.
Bespreek samen met de leden wat je wil doen. Beantwoord samen deze vragen:
Het jaarplan helpt je:
Nee, het is niet verplicht. Maar het is handig om zoveel mogelijk activiteiten vooraf te plannen.
Je kan altijd activiteiten organiseren die niet in het jaarplan staan. Het is vooral belangrijk dat je:
Elke activiteit begint met een idee en volgt 4 fases:
Onderzoek of je idee haalbaar is.
Voorbeeld van een SMART-doelstelling:
15 personen in armoede moeten tegen het einde van het project (datum):
Plan je activiteit zo concreet mogelijk.
Zo weet je wie en wat je nodig hebt om de activiteit te organiseren.
Plan je:
Zorg voor:
Tip! Organiseer je een activiteit voor moeders (met kinderen)?
Dan moet je misschien voor kinderopvang zorgen tijdens de activiteit.
De datum, de duur en het tijdstip bepalen de opkomst van je publiek en het succes van je activiteit. Plan de activiteit zo in dat je genoeg tijd hebt om je activiteit te organiseren.
Je moet misschien nog een lokaal vastleggen, subsidies aanvragen, een externe deskundige vinden … Doe dat ruim voor je activiteit.
Tips!
De aard van de activiteit bepaalt hoe lang die kan duren.
Voorbeeld: Een lezing of vorming duurt het best niet langer dan 2 uur. Want daarna verzwakt de concentratie.
Tip! Duurt je activiteit langer dan 4 uur? Zorg dan voor eten en drinken voor je publiek, medewerkers en vrijwilligers.
Hou voor het start- en einduur rekening met de uren van het openbaar vervoer en de drukte op de weg.
Tips!
Bekijk hoeveel mensen je verwacht op je activiteit.
Kies een plek met een gepaste capaciteit.
Denk eraan:
Tip! Vind een ruimte voor je activiteit via stad Antwerpen.
Plan je een activiteit in stad Antwerpen, op een openbaar domein of de openbare weg?
Bijvoorbeeld:
Zorg dan dat je aan alle voorwaarden voldoet. Doe je aanvraag op tijd en zo volledig mogelijk.
Tip! Vragen over of hulp nodig bij de aanvraag? Contacteer het Evenementenloket.
Organiseert je vereniging een activiteit of een event in Antwerpen? Heb je tafels, stoelen, podia, afvalcontainers of ander materiaal nodig? Die kan je misschien van de stad lenen aan een voordelig tarief.
Lees meer bij Aanvraag feestmateriaal en bestel je materiaal zo vroeg mogelijk, zeker tijdens de drukke periode van juni tot september.
Tip! Vraag je ook een subsidie aan bij je district? Dan kan je soms ook via die aanvraag materiaal aanvragen.
Denk daar goed over na en stel een goede begroting op voor je activiteit. Meer info daarover vind je op de pagina Administratie en boekhouding van je vereniging.
Breng je verzekeringen, taksen en vergunningen in orde. Een aantal verzekeringen zijn verplicht.
Organiseer je een activiteit? Dan ben je aansprakelijk als vereniging. Zorg dat je verzekering altijd in orde is, of je nu een vzw of feitelijke vereniging bent.
De verzekering geldt voor de opbouw, de activiteit zelf en de afbraak. Ze is ook verplicht voor je vrijwilligers. Je kan een extra verzekering voor lichamelijke ongevallen afsluiten.
Tips!
Wil je alcoholische dranken schenken die je ter plaatse consumeert? Daarvoor heb je een drankvergunning nodig.
Tenzij je een gelegenheidsevenement organiseert (buurt- en wijkfeesten, fuiven ...). Dan heb je geen vergunning nodig.
Let op! Evenementen van minstens 15 opeenvolgende kalenderdagen of die meer dan 10 keer per jaar gebeuren, zijn geen gelegenheidsevenementen. Daarvoor heb je wel een drankvergunning nodig.
Een licentie om muziek te gebruiken tijdens je activiteit vraag je aan bij Unisono. Je betaalt een vergoeding aan de uitvoerder, auteur, componist of uitgever van muziek om zijn werk te mogen gebruiken in het openbaar.
Ben je na afloop van mening dat er onterecht kosten werden aangerekend? En kom je er niet uit met Unisono zelf? Dan kan je een klacht indienen bij het Meldpunt van de FOD Economie, kies het scenario Auteursrechten.
Een (externe) partner is een andere vereniging, organisatie of instelling waarmee je samenwerkt tijdens de activiteit of het project. Er zijn verschillende vormen van partnerschap mogelijk:
Tips!
Een draaiboek is een lijst met alle concrete taken voor, tijdens en na de activiteit.
Bij elke taak staat:
Maak een draaiboek voor de voorbereiding, de dag van de activiteit zelf en erna. Vul het draaiboek in met alle verantwoordelijke medewerkers en vrijwilligers. Dan weten alle medewerkers wat ze moeten doen.
Tips!
Een goede voorbereiding en duidelijke afspraken zijn belangrijk. Ze zorgen voor een goed verloop van je event. Deze tips helpen je tijdens de activiteit zelf.
Een evaluatie is de beoordeling je activiteit en de resultaten. Wat liep er goed? Wat kan beter? Wat is het resultaat?
Meten is weten. Registreer genoeg gegevens over je activiteit. Gebruik daarvoor aanwezigheidslijsten, opvolgfiches, activiteitenverslagen …
Vergader na afloop nog 1 keer met de stuurgroep, partners en medewerkers. Bespreek daarbij:
Tip! Vraag aan het einde van een activiteit mondeling aan de deelnemers wat zij ervan vonden. Dat helpt je om een volgende activiteit te plannen.
Tip! Vraag naar de mening van je medewerkers tijdens een vergadering. Maak van die vergadering zeker een verslag. Zo kan je een volgende activiteit beter inplannen en problemen voorkomen.
Wil je promotie maken voor je vereniging?
Beantwoord dan deze vragen:
Het antwoord op die vragen vormt de basis voor de communicatie van je vereniging. Beantwoord ze samen met de leden. Geef die antwoorden door aan je leden, zodat ze die kunnen gebruiken als ze mensen moeten informeren of een subsidie aanvragen.
Zet op de website van je vereniging deze info:
Hoe maak je een website?
Tips!
Kies een social media kanaal dat past bij je doelgroep en bij wat je wil communiceren. Je kan bijvoorbeeld info delen over je werking, contactgegevens, foto’s en video’s van activiteiten, …:
Tips!
Stel je organisatie voor in een folder. Zet er deze info in:
Hoe maak je een folder?
Bepaal het uitzicht van je folder:
Heb je het concept klaar? Dan kan je de folder vormgeven en drukken.
Hoe verspreid je de folder?
Tips!
Je netwerk bestaat uit iedereen die je kent. Bijvoorbeeld je familie, vrienden, buren, leden van je vereniging, collega’s, verenigingen waarmee je samenwerkt, …
Waarom is netwerken nuttig?
Hoe bouw je een netwerk op?
Elke organisatie die persoonsgegevens gebruikt, opslaat of verwerkt (ook feitelijke verenigingen en vzw’s) valt onder de privacywetgeving. Je moet in orde zijn met de General Data Protection Regulation (GDPR).
Dat is belangrijk als je:
Beantwoord deze vragen in je promomateriaal:
Op een flyer of affiche zet je deze info:
Tip! Kies een foto of illustratie die toont waarover je activiteit gaat.
Wanneer verspreid je flyers en affiches?
Affiches hang je het best 2 tot 4 weken voor de activiteit op.
Flyers kan je langer vooraf verspreiden.
Tip! Stel een retroplanning op.
Waar verspreid je affiches of flyers?
Tip!
Je kan zelf een uitnodiging via e-mail versturen.
Tip! Stuur je de e-mail naar meerdere mensen? Zet de e-mailadressen dan in bcc. Zo ziet de ontvanger niet naar wie je de mailing hebt gestuurd. Dat is ook om privacyredenen en cyberveiligheid de beste keuze.
Sommige mensen bereik je moeilijk via e-mail. Stuur hen een papieren uitnodiging met de post.
Kondig je evenement aan op je sociaal media kanaal of maak een evenement aan op de Facebookpagina van je vereniging. Post regelmatig een update over je activiteit om mogelijke deelnemers nieuwsgierig te maken.
Kondig je activiteit aan op de startpagina van je website. Zorg dat het overzicht van activiteiten up-to-date is. Plaats nieuwtjes over je activiteit op je website.
Tip! Vraag aan partners, federaties en bevriende verenigingen om jouw activiteit op hun website en in hun nieuwsbrief te plaatsen.
Heeft je vereniging een ledenblad of nieuwsbrief? Zet er dan een artikel over je activiteit in.
Stuur 1 à 2 dagen voor de activiteit een herinnering naar je leden. Moeten ze inschrijven? Stuur de sms dan enkele dagen voor de deadline.
De UITdatabank verzamelt activiteiten uit heel Vlaanderen en Brussel. Iedereen kan er zoeken naar activiteiten en gratis activiteiten toevoegen. Websites van steden en gemeenten verwijzen bezoekers door naar die databank.
Welke activiteiten kan je toevoegen?
Je kan alleen activiteiten toevoegen die voor iedereen toegankelijk zijn en waaraan mensen in hun vrije tijd kunnen deelnemen.
Welke activiteiten kan je niet toevoegen?
Stad Antwerpen heeft borden en zuilen waar je gratis affiches op mag plakken. Sommige districten hebben LED schermen waarop je jouw activiteit mag promoten.
