Belangenvermenging en integriteit

Adviesvraag

Mag er op A-stad melding gemaakt worden van een nevenactiviteit van een medewerker of een oproep om een goed doel te steunen?

Advies

Als het doel van het medewerkersportaal is om ook collega’s persoonlijk te leren kennen, lijkt ons een subtiele melding van een nevenactiviteit in een bepaalde context mogelijk.

Het is aan de directie en het managementteam om de grenzen te bepalen, want de grens met reclame maken is dun. Een specifiek artikel of links naar websites/verkooppunten lijken ons daarom te verregaand. Er zullen waarschijnlijk nog collega’s zijn die een nevenactiviteit hebben of een goed doel ondersteunen en je kan niet over iedereen iets schrijven. Anderen mogen zich dus niet benadeeld voelen.

Adviesvraag

Mag een districtsraadslid een projectaanvraag indienen en mag de projecttoelage rechtstreeks aan hem betaald worden?

Advies

Districtsraadsleden zijn ook burgers en mogen burgerinitiatieven nemen. Ze moeten daarbij wel uitkijken voor belangenvermenging. Het Bureau beveelt daarom aan om een projectaanvraag niet in eigen naam in te dienen. Dat kan perceptie van belangenvermenging met zich meebrengen. Als er een toelage wordt toegekend, wordt die het best aan een (feitelijke) vereniging toegekend.

Adviesvraag

Een leverancier wil een getuigenis van een stadsmedewerker op zijn website zetten over de samenwerking. Mag dat?

Advies

Een interview of getuigenis geven moet kunnen, want het kan de stad ook positief in beeld brengen. Er zijn wel enkele voorwaarden: 

• De stad is tevreden over de samenwerking met de leverancier.
• De onafhankelijkheid van de stad mag niet in het gedrang komen.
• We weten wie er nog wordt vermeld of geïnterviewd.
• De stad heeft het laatste woord over de inhoud van het interview of de case.
• Als we dat vragen, verwijdert de leverancier het artikel meteen.

Een leverancier kan nooit interviews of cases publiceren bij het begin van de samenwerking of als het contract nog niet afgerond is. Er zijn dan mogelijk juridische en andere risico’s en we weten nog niet of we tevreden zijn over de samenwerking. Het kan dus pas op het einde van de samenwerking of na afloop van het contract. Wees extra voorzichtig als er op dat moment een nieuw bestek wordt gelanceerd en de leverancier in kwestie kan meedingen. Je mag immers niet de schijn creëren dat de stad andere leveranciers niet objectief beoordeelt.

Als je toestemming geeft voor publicatie, dan vermeld je expliciet: Voor de goede orde wijzen we er uitdrukkelijk op dat de vermelding ‘stad Antwerpen’ op uw website geen enkel bijzonder voorrecht met zich brengt en de stad Antwerpen haar neutraliteit zowel t.a.v. u als t.a.v. eender welke andere leverancier strikt handhaaft.

Adviesvraag

Mag je lid worden van de vzw van de school van je kind als je bij de stad een dienst werkt die ondersteuning biedt aan Antwerpse scholen?

Advies

Het Bureau ziet in deze nevenactiviteit niet meteen een belangenconflict, op voorwaarde dat de leidinggevende en de collega’s ervan weten. Als er dan dossiers over binnenkomen, kan een collega die overnemen. De school mag namelijk geen voordeel putten uit het feit dat een lid van hun vzw voor de stad werkt. Er mag ook geen invloed uitgeoefend worden op beslissingen van de stad die betrekking hebben op de school waarvan je lid van de vzw bent.

Adviesvraag

Een medewerker is projectleider van een project waarbij een externe firma betrokken is. De firma biedt hem een job aan, waar hij op ingaat. Tijdens zijn opzegperiode bij de stad vinden onderhandelingsgesprekken plaats met de firma. Hoe moet hij omgaan met deze positie?

Advies

Het Bureau adviseerde dat de betrokkene een strak onderscheid moet maken tussen zijn huidige job en zijn nieuwe job en daar zo transparant mogelijk mee moet omgaan. Hij kan daarom niet deelnemen aan onderhandelingsmomenten tussen de stad en de externe firma. Hij mag ook de eerste 2 jaar na zijn uitdiensttreding niet ingezet worden voor opdrachten voor de stad Antwerpen.

Adviesvraag

Een marktleider vraagt of het toegestaan is dat zijn dochter vakantiewerk doet bij een markthandelaar die ook op Antwerpse markten staat.

Advies

De gedragscode voor personeelsleden is niet van toepassing op de dochter van de medewerker, dus dat is in principe niet verboden. De medewerker moet wel enkele belangrijke gedragsregels volgen. Hij moet zijn privébelangen strikt gescheiden houden en zich steeds neutraal en objectief opstellen. Hij mag de markthandelaar niet bevoordelen omdat zijn dochter daar werkt. Indien er zich kwesties voordoen met het desbetreffende marktkraam, laat de medewerker de behandeling ervan best over aan zijn leidinggevende of een collega om elk vermoeden of elke schijn van favoritisme te vermijden.

Adviesvraag

Een districtsraadslid is ook voorzitter van een raad van bestuur van een bedrijf dat in hetzelfde district gevestigd is. Is dat belangenvermenging?

Advies

Het advies van de juridische dienst van de stad werd ingewonnen en het Bureau sloot zich daar bij aan. Artikel 27 van het Decreet Lokaal Bestuur bevat het verbod voor raadsleden om deel te nemen aan de bespreking en de stemming over besluiten waar belangenvermenging mogelijk is. Die bepaling is echter niet van toepassing wanneer een raadslid zetelt als vertegenwoordiger van de gemeente/het district.

Er zijn nog bijkomende richtlijnen opgenomen in de deontologische code voor mandatarissen. Die code verwijst ook naar de bepalingen van dit decreet.

Adviesvraag

Medewerker: "Ik werk als cultuurmedewerker bij de stad; en ik woon ook in Antwerpen. Mag ik een project indienen voor de burgerbegroting van mijn district?"

Advies

Bureau voor Integriteit: “Als stadsmedewerker en als burger van de stad kan je meewerken aan een burgerbegroting. Een stadsmedewerker heeft het recht op vrije meningsuiting. Het moet wel duidelijk zijn dat je als burger spreekt en niet als personeelslid. Je mag ook niet de indruk wekken dat je bevoordeeld zou zijn ten opzichte van andere burgers. Je kan geen projecten indienen dat te maken heeft met je werk. De gedragscode blijft gelden. Houd rekening met deze zaken: 

Andere partijen - burgers, klanten, leveranciers - moeten erop kunnen rekenen dat zij in gelijke gevallen gelijk worden behandeld en dat het algemeen belang van de stad en het OCMW voorop staat.

We zijn het vast niet altijd eens met het beleid, maar toch zijn we loyaal aan de stad en het OCMW: aan het bestuur, aan onze bedrijfseenheid of ons departement en aan ons team. We spreken daarover in positieve termen en we verdedigen de beslissingen van onze leidinggevenden. Maar we zijn ook actief en kritisch als er beslissingen moeten worden genomen.

Natuurlijk hebben we als burger het volledige recht op onze meningsuiting. We mogen ons net als ieder ander kritisch uitlaten over alle openbare zaken. De grens ligt daar waar:

• het voor onze toehoorders niet meer duidelijk is of we als privépersoon of als ambtenaar spreken;
• we negatief over de stad of het OCMW spreken, zonder dat we die zaken eerst binnen onze eigen organisatie hebben trachten te verbeteren;
• we het imago van de stad of het OCMW ernstig zouden schaden.”

Adviesvraag

Medewerker: “Ik ben ex-medewerker van de stad. Mag ik bij mijn nieuwe werkgever meewerken aan een bestek dat de stad uitschrijft?”

Advies

Bureau voor Integriteit: “Ook op het moment dat je niet meer in dienst bent van de stad, is het van belang dat jij of de firma waarvoor je werkt, rekening houdt met deze bepalingen uit bestekken van de stad Antwerpen:

In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (‘revolving doors’) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de kandidaat of inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de aanbestedende overheid, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de aanbestedende overheid, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn aanvraag tot deelneming of offerte of een andere tussenkomst in het kader van deze plaatsingsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht.

Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze plaatsingsprocedure.

Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.”

Vervolg

Nadat het Bureau voor Integriteit dat advies had gegeven, kreeg het Bureau bijkomende informatie van de leidinggevende van de medewerker. Daaruit bleek dat de medewerker handelde met voorkennis. Het Bureau bracht daarom de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale op de hoogte.

Adviesvraag

Architectenbureau: “Het college zou een vergunning voor een bepaald project hebben geweigerd maar daarna wel een vergunning verleend hebben voor een gelijkaardig project. Wij willen graag een onderzoek.”

Advies

Bureau voor Integriteit: “Het Bureau vroeg informatie over het dossier aan de betrokken dienst. Op basis daarvan stelt het Bureau op het eerste zicht vast dat er geen sprake is van onzorgvuldigheid of belangenvermenging. De beslissingen van het college van burgemeester en schepenen lijken correct gemotiveerd. Over de effectieve inhoud en de gelijkenissen of verschillen tussen beide bouwaanvragen kan het Bureau geen uitspraken doen. Het Bureau beschikt namelijk niet over de gepaste expertise. Bovendien mag het Bureau in zulke procedures niet in de plaats treden van het college of optreden als beroepsinstantie.”

Adviesvraag

Districtsschepen: “Mag ik me kandidaat stellen voor een job bij een bedrijf dat ook diensten aan de stad levert?”

Advies

Het Bureau voor Integriteit vroeg juridisch advies en kwam zo tot deze conclusie:

“Juridisch gezien stelt er zich geen probleem op het vlak van belangenvermenging, zeker niet als het gaat om opdrachten voor de stad aangezien daar een ander orgaan over beslist waar u geen deel van uitmaakt. Indien het om opdrachten zou gaan voor het district waar u schepen bent, moet u zich onthouden van deelname aan besprekingen en stemmingen in het districtscollege met betrekking tot de organisatie(s) waarvan u deel uitmaakt.
Dat blijft echter steeds een delicate kwestie waarbij u ook best rekening houdt met de perceptie. Het betrokken maatwerkbedrijf heeft immers een raamovreeenkomst met het district in kwestie voor een materie waar u bevoegd voor bent. Dat contract werd afgesloten vooraleer u bij het maatwerkbedrijf actief was maar in de perceptie zou dat tegen u kunnen werken.

Volgende bepalingen uit de gedragscode voor collegeleden moeten ook in acht worden genomen:

Algemeen belang

Voor collegeleden is het algemeen belang van de stad Antwerpen belangrijker dan het particuliere belang van wie dan ook. De eer en waardigheid van het mandaat komen in het gedrang als een collegelid handelt in strijd met het algemeen belang van de stad Antwerpen en als hij of zij zichzelf of een ander persoonlijk voordeel wil toekennen ten koste van de stad Antwerpen. Ook buiten hun politieke activiteiten houden collegeleden rekening met de eer en waardigheid van hun mandaat.

Voorzichtig met tussenkomsten

Collegeleden vermijden elke schijn van particuliere begunstiging. Collegeleden onthouden zich van tussenkomsten ten bate van particuliere belangen in individuele dossiers bij het bestuur, het gerecht of de politie; zulke tussenkomsten zijn verboden. Bijgevolg wekken ze ook niet de indruk dat een goede afloop van een individueel dossier aan hun tussenkomst te danken zou zijn. Ze laten de mededeling aan de belanghebbende over de uitkomst van een behandeling over aan het stadsbestuur.

Voorkennis

Collegeleden kunnen bij de uitoefening van hun mandaat vertrouwelijke informatie vernemen die voor anderen een grote waarde kan hebben. Collegeleden verstrekken vertrouwelijke informatie – waardevol of niet – nooit aan anderen zolang het stadsbestuur de betrokken gegevens nog niet officieel openbaar heeft gemaakt.

Onkreukbaarheid

Als een collegelid, al dan niet via een tussenpersoon, een persoonlijke betrokkenheid of privébelang heeft bij een bepaald dossier, stelt hij of zij de voorzitter van de gemeenteraad daarvan op de hoogte en bemoeit zich niet met de behandeling van dat dossier.”

Adviesvraag

Medewerker, verantwoordelijk voor de opmaak van sportconcessie-overeenkomsten: “Er moet een nieuwe overeenkomst van langere duur afgesloten worden met een club. De rechtstreekse contacten tussen de club enerzijds en de stad anderzijds verlopen niet via mij maar via de betrokken kabinetten. Van hen krijg ik informatie om de afgesproken zaken in een overeenkomst te zetten. Recent kreeg de club een nieuwe hoofdsponsor: een firma die eigendom is van mijn broer. De hoofdsponsor heeft geen enkele bevoegdheid of taak met betrekking tot het afsluiten van de nieuwe overeenkomst. Kan ik in die omstandigheden de verdere afhandeling van de overeenkomst opnemen of doe ik dat beter niet?”

Advies

Bureau voor Integriteit: “Op het eerste zicht ziet het Bureau geen probleem aangezien u niet rechtstreeks betrokken bent bij de onderhandelingen over de overeenkomst en uw broer als sponsor ook niet mee aan de onderhandelingstafel zit. Op de website van de desbetreffende club vond het Bureau uw broer in het overzicht 'Vrienden van de club'.

Er staat ook dat de groep werd opgericht met als hoofddoel het genereren van fondsen om de huur van het sportcomplex te betalen aan de stad Antwerpen. Dat is het belangrijkste doel. Onrechtstreeks is er dus wel een verband met uw job. Het Bureau voor Integriteit is van oordeel dat het voor u comfortabeler zou zijn om het dossier niet zelf te behandelen maar door te geven aan een collega. Graag verneemt het Bureau welk gevolg u aan dit advies geeft.”

Vervolg

De adviesvrager liet het Bureau weten dat na overleg met de directie beslist werd om het advies te volgen. Het dossier werd overgedragen aan een collega.