Codes, regelgeving en integriteit

Onder het thema 'codes en regelgeving' vallen dossiers over:

• gedragscodes (personeel, telematica, sociale media) of dienstnota’s (kledijvoorschriften, overheidscommunicatie ...)
• wetgeving op de overheidsopdrachten of andere wetgeving
• personeelskwesties
• vrije meningsuiting

Hieronder enkele voorbeelddossiers

Adviesvraag

Medewerker: “Ik vraag me af of het beroepsgeheim van de arbeidsarts werd geschonden. Een collega van de personeelsdienst verwees namelijk naar een gesprek met de arbeidsarts.”

Advies

Het Bureau sprak over het beroepsgeheim​ met de leidinggevende van Medisch toezicht (Gemeenschappelijke Interne Preventiedienst). Het Bureau gaf daarop dit antwoord aan de medewerker.

Bureau voor Integriteit: “Het feit dat een arbeidsarts aan een medewerker van de personeelsdienst meldde dat u bij uw bezoek aan de arbeidsarts geen verslag van de behandelende arts voorlegde, valt niet onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim betreft gegevens die verband houden met uw fysieke of mentale gezondheid. Die informatie staat in het elektronisch medisch dossier. Zowel de artsen als de medewerkers die toegang hebben tot dat dossier zijn gebonden aan het beroepsgeheim. De medewerkers van de GPD tekenen daarover een privacyclausule. De medewerkers van Personeelsmanagement​ ondertekenen bij indiensttreding ook een privacyclausule. Er wordt verder bekeken of de medewerkers van de GPD ook de specifieke clausule voor medewerkers van Personeelsmanagement zullen ondertekenen.”

Adviesvraag

Stadsmedewerker: “Een extern architectenbureau bouwt in Deurne een gebouw in opdracht van de stad Antwerpen. Dat bureau wil daarover een tekst met foto’s publiceren in een vaktijdschrift op internet. Graag uw advies of dat mag.”

Advies

Bureau voor Integriteit: “Als het architectenbureau de bron correct vermeldt en de portretrechten in orde brengt met de mensen die op de foto’s staan, adviseert het Bureau positief voor het publiceren van de tekst en foto’s.”

Adviesvraag

Medewerker: “Ik nam deel aan een aantal selectieprocedures. Telkens werd mijn deelname geweigerd of werd ik niet weerhouden, hoewel ik voldeed aan de gestelde voorwaarden. Toen ik een vakbondsorganisatie inschakelde, mocht ik toch deelnemen. Daarnaast heb ik vragen bij de wachttijd voor selecties waar iemand al eens eerder aan deelnam en niet voor slaagde. Ik voel me tekortgedaan en onrechtvaardig behandeld. Ik heb de indruk dat de selecties niet objectief verlopen.”

Advies

Het Bureau vroeg informatie aan de personeelsdienst en geeft op basis daarvan dit antwoord:
“Op basis van alle vergaarde informatie stelt het Bureau vast dat de regels voor selectieprocedures niet eenduidig zijn, zowel voor deelnemers aan selecties als voor personeelsleden van het Selectiecentrum. De interpretatie van de regels wordt in dossiers soms bijgesteld na opmerkingen van de vakbondsorganisatie. Dat kan de schijn van willekeur of partijdigheid wekken. Ook de communicatie naar deelnemers wordt er zo alleen maar moeilijker op. Het Bureau adviseerde de stadssecretaris en de personeelsdienst om de regels te vereenvoudigen.”

Vervolg

Na tussenkomst door een vakbondsorganisatie werd het standpunt van de personeelsdienst bijgesteld en de situatie voor de melder geregulariseerd. Het Bureau voor Integriteit vraagt bijkomend aan de stadssecretaris of ook andere deelnemers van de selectieprocedures in dezelfde situatie zaten als de melder en of ook voor hen de situatie werd geregulariseerd. Het Bureau kreeg dit antwoord.

“We respecteren in onze selectieprocedures steeds het gelijkheidsbeginsel. Bij aanpassing of bijstelling na tussenkomst van een vakbondsorganisatie hebben we daarom de situatie geregulariseerd voor alle deelnemers die in dezelfde situatie verkeerden.

We bekijken de regels en procedures kritisch en sturen bij waar nodig. Omwille van onduidelijkheid voor kandidaten over de generieke dan wel specifieke aard van functies en de start van de wachttijd (inschrijving sollicitatie/eindverslag) werd beslist om de wachttijd van 6 maanden weer te schrappen uit de rechtspositieregeling. Dat zal gebeuren bij de volgende wijzigingsronde waarover een communicatie volgt op A-stad.”

Adviesvraag

Onthaalmedewerker:“Is het verplicht om klanten in het Nederlands te beantwoorden, ook als die het Nederlands niet beheersen?”

Advies

Die vraag is niet voor het Bureau voor Integriteit. Het Bureau verwijst de medewerker door naar de bedrijfseenheid District- en Loketwerking. Die antwoordt dat er geen aparte nota rond taalbeleid voor loketwerking is opgesteld en dat de algemene richtlijnen worden gevolgd. Die zijn gebaseerd op de taalwetgeving:

Het begin en einde van een gesprek verlopen altijd in het Nederlands. Enkele voorbeelden:

• Een burger kan een verhuis/adreswijziging enkel in het Nederlands aangeven.
• Alle formulieren en informatie staan in het Nederlands op de website.
• Alle attesten/uittreksels/documenten/vergunningen zijn uitsluitend in het Nederlands opgesteld.

Voor een aantal specifieke opdrachten zijn er producten in 4 talen (Frans, Engels, Duits, Spaans) ter beschikking. Ook daar volgen we de wetgeving. Enkele voorbeelden:

• inschrijving nieuwkomers
• hervestigingsadministratie voor buitenlandse bedrijven
• studentenloket
• Buitenlandse aktes kunnen in verschillende talen aangeleverd worden maar het aanvragen van formulieren moet in het Nederlands gebeuren;
• Asielaanvragen gebeuren in het Nederlands maar altijd met begeleiding;
• Interviews over schijnrelaties gebeuren in het Nederlands maar voor anderstaligen altijd met een erkende tolk;
• lage-emmissiezone en vergunningen: de informatie (ook online) is in 4 talen beschikbaar. De administratie en loketafspraak verlopen in het Nederlands.

Besluit

We geven de burgers informatie in de genoemde talen als dat hoort bij het loketproduct en de dienstverlening. De klantenbegeleider aan het onthaal/selfserviceloket zal dan overschakelen naar een van de genoemde talen.

Adviesvraag

Burger: “Tijdens de gemeenteraadverkiezingen hangt er aan een privaat kinderdagverblijf een verkiezingsaffiche van een schepen. Kan het dat een schepen zelf aan zulke organisaties vraagt om affiches op te hangen? De kinderdagverblijven krijgen toch subsidies van de stad? Ik vind het niet correct naar de crèches toe maar ook niet naar de ouders van de kinderen. Ik vind dat er bij kinderdagverblijven van de stad geen verkiezingsmateriaal getoond mag worden omdat die neutraal moeten zijn.”

Antwoord van het Bureau

Het Bureau voor Integriteit neemt contact op met de verantwoordelijke van het kinderdagverblijf en vraagt wie het initiatief nam om de affiche op te hangen. 

De zaakvoerster antwoordt dat ze de schepen zelf heeft gevraagd naar een affiche en dat ze die op eigen initiatief heeft opgehangen. Zij vindt dat zij daarover zelf mag beslissen.

Het Bureau voor Integriteit antwoordt aan de melder: “Het Bureau stelt vast dat de verantwoordelijke van het kinderdagverblijf zich beroept op het recht op vrije meningsuiting. Dat is een recht waar het Bureau niet aan kan of wil raken.”

Adviesvraag

Medewerker: “Ik kreeg tijdens het werk racistische opmerkingen van burgers. Ik reageerde in eerste instantie niet en zweeg, maar kwam dan toch tussenbeide, waardoor de situatie escaleerde. Ik slaagde erin om de gemoederen te bedaren en verder te werken, maar ben wel  erg aangedaan. Ik maakte over de situatie een filmpje en plaatste het op Facebook. Mijn leidinggevende vroeg me om het filmpje eraf te halen. Ik deed dat onmiddellijk. Mijn vraag aan het Bureau:

1) Maakte ik een fout door dat filmpje op Facebook te plaatsen? 

2) Wat kan of mag ik doen als ik als medewerker wordt beledigd door burgers? Moet ik dan zwijgen, de politie bellen …?”

Advies

Bureau voor Integriteit: “In eerste instantie heeft het Bureau begrip voor uw reactie. In zulke situaties is het echter niet uw taak om in discussie te gaan, maar wel om er afstand van te nemen. Ventileren over zo’n gebeurtenissen doet u in de toekomst ook beter niet op Facebook aangezien u als ambtenaar een discretieplicht heeft en u uw privésfeer en werk beter gescheiden houdt. 

Zulke situaties zouden vooral bespreekbaar moeten zijn met uw leidinggevende. Het Bureau is bovendien van mening dat er een kader moet zijn voor medewerkers die zo’n situaties meemaken. Het Bureau zou dit willen bespreken met uw leidinggevende mits uw goedkeuring.”

Adviesvraag

Medewerker: “Bij een plaatsbezoek stelde ik vast dat de eigenaar van een pand niet volledig in regel is met alle nodige vergunningen. Ik stelde een proces-verbaal op. Later kreeg ik de vraag van collega-juristen om het pv aan te passen, meer bepaald om een stuk eruit te halen. Ik weiger dat te doen en meld het aan het Bureau voor Integriteit.”

Vervolg

Het Bureau voor Integriteit voerde een gesprek met de leidinggevende van de melder. Die bevestigde dat er een interne discussie over deze zaak aan de gang was tussen toezichters en juristen over een hiaat in de wetgeving. Toezichters stellen pv’s op als ze wantoestanden tegenkomen. Juristen behandelen de pv's achteraf en toetsen ze aan de relevante juridische gronden. In deze kwestie waren de juristen van oordeel dat het dossier onvoldoende sterk was en adviseerden ze daarom om het pv aan te passen.

Het Bureau voor Integriteit stelde dat in een pv de feiten vermeld moeten worden zoals ze op dat moment worden vastgesteld. De melder heeft dus zijn job gedaan. Het Bureau drong er bij de leidinggevende op aan dat hij een gesprek zou voeren met de melder om de context beter te duiden en om goede interne afspraken te maken tussen de twee betrokken teams.

Reactie leidinggevende

De leidinggevende heeft dit opgenomen met de melder en een aantal afspraken gemaakt met de twee teams om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden.

Advies van het Bureau

Het Bureau voor Integriteit nam de gewijzigde versie van de gedragscode door en had geen opmerkingen of aanvullingen bij de aangebrachte wijzigingen. Het Bureau gaf wel mee dat bij wijziging van gedragscodes een finale goedkeuring door de stadssecretaris nodig is en adviseerde om via een dienstnota de nieuwe gedragscode ter kennis te brengen van alle personeelsleden.

Adviesvraag

Medewerker: "Mag ik mijn nieuwe identiteitskaart aanvragen in het loket waar ik werk?”

Advies

Bureau voor Integriteit: Zolang je hiervoor een afspraak maakt en de procedure volgt zoals een burger, kan je je nieuwe identiteitskaart gewoon aanvragen via het loket en moet je daarvoor niet naar een ander loket gaan. Je collega’s moeten je aanvraag op dezelfde manier behandelen als die van andere burgers. Je mag ook geen voorkeursbehandeling krijgen van hen.