Financiële richtlijnen in het kader van de ondersteuning van een project, activiteit of (deel)werking

Bij de opstart van een dossier dient u een financieel plan aan te leveren, voor de opmaak van een afsprakennota of ondersteuningsovereenkomst. U gebruikt daarvoor het sjabloon dat u door de dossierbeheerder ter beschikking wordt gesteld of digitaal beschikbaar is.

Houd bij het invullen van het sjabloon rekening met de volgende richtlijnen:

• In het sjabloon geeft u de geraamde kosten en opbrengsten weer waarmee het project een bijdrage levert aan de afgesproken beleidsdoelstelling(en) van de stad of het district.
  • Loopt het project over meerdere jaren dan bevat het financieel plan de geraamde kosten en opbrengsten per jaar, voor de volledige looptijd van het project.  
• Vermeld hoeveel personeelsleden (uitgedrukt in voltijds equivalenten) de in het financieel plan geraamde personeelskost vertegenwoordigt.
  Personeelskosten komen in aanmerking voor ondersteuning in verhouding tot de tijd die de betrokken personeelsleden aan het project besteden.
• Bij de geraamde kosten die rechtstreeks verbonden zijn aan het project en die betrekking hebben op de aankoop van goederen en/of diensten, vragen we om de volgende kosten apart op te geven (indien van toepassing op het project):
  • consultancykosten;
  • interimkosten;
  • vrijwilligersvergoedingen;
  • verplaatsingskosten;
  • reis- en representatiekosten;
  • vorming van medewerkers.
• Volgende kosten komen niet in aanmerking voor ondersteuning:
  • Boetes, bankkosten, financiële sancties en gerechtskosten, schadevergoedingen en verwijlinteresten;
  • Uitgaven die vallen binnen de persoonlijke levenssfeer.
• Overheadkosten zijn die kosten die de organisatie maakt om zich draaiende te houden en die niet direct toewijsbaar zijn aan het door de stad of district ondersteunde project maar geïntegreerd in de algemene werking van de organisatie. Het zijn indirecte kosten die, indien nodig, verhoudingsgewijs volgens een naar behoren gemotiveerde faire en billijke methode kunnen worden toegerekend aan de uitvoering van het door de stad ondersteunde project.
  Het gaat om
• kosten voor supervisie, sturing en ondersteuning van de organisatie zoals directie/management, boekhouding, secretariaat, ICT-dienst, HR-dienst, interne logistieke dienst
  • kosten verbonden aan de tewerkstelling van personeel die niet vermeld worden op de fiche van het aan het project toegewezen personeel

Overhead kán forfaitair voor maximaal 15% van de voor het project ingediende directe personeels- en werkingskosten in aanmerking komen voor ondersteuning met een maximum van 15% van het ondersteuningsbedrag.

Welk concreet percentage op uw project van toepassing is, wordt vastgelegd in het financieel plan. Wanneer u hiervan gebruik kan maken, geef dan in het sjabloon financieel plan aan welke kosten u met deze forfait financiert. 

• Investeringen
  • Investeringen zijn aankopen die gedurende een langere periode binnen uw organisatie gebruikt zullen worden, zoals gebouwen, meubilair, laptops…
  • Enkel investeringen die opgenomen zijn in het financieel plan kunnen nadien opgenomen worden in de afrekening.
  • Investeringen kunnen in aanmerking komen voor ondersteuning volgens een lineaire afschrijving conform de geldende boekhoudprincipes en a rato van de looptijd van het project.
  • In het sjabloon is een apart tabblad ‘investeringen’ voorzien.
• Opgave van de geraamde opbrengsten
  • Naast de financiële ondersteuning van de stad of het district kan dit gaan om de eigen inkomsten van het project, ondersteuning of cofinanciering van een andere overheid of instantie, het gebruik van het eigen vermogen (een deel van de overgedragen winst of specifiek voor het project opgebouwde reserves), …
• De waarde van een ondersteuningsmaatregel kan nooit meer bedragen dan het totaal aan kosten gemaakt voor het bereiken van het afgesproken doel. Ontvangt uw organisatie ondersteuning voor hetzelfde project van andere overheden en/of organisaties dan de stad of haar districten dan wordt bekeken welke kosten ondersteund worden door de andere overheden en/of organisaties en kunnen dezelfde kosten slechts door de stad en haar districten ondersteund worden in de mate dat ze nog niet ondersteund worden door anderen.

De financiële afrekening is de weergave van de effectieve kosten van het project, naast de ramingen die in het financieel plan zijn opgegeven. De toelichting bij de kosten dient aan te tonen dat de kosten hebben bijgedragen tot de doelstelling waarvoor de ondersteuning werd gegeven.

• Personeelskosten
  • Bezorg samen met de afrekening per werknemer de door een sociaal secretariaat geattesteerde loonkost of een gelijkwaardig attest.
  • Extralegale voordelen zoals maaltijdcheques worden meegenomen voor zover zij op het attest van het sociaal secretariaat staan.
  • De vergoeding voor het woon-werkverkeer wordt meegenomen voor zover deze op het attest van het sociaal secretariaat vermeld staat.
  • De effectieve tijdsbesteding van de projectmedewerkers kan meegegeven worden in het sjabloon van financieel plan/afrekening tenzij een alternatieve werkwijze is voorzien in de afsprakennota.
• Werkingskosten
  • In de afrekening worden de gemaakte kosten naast de geraamde kosten uit het financieel plan gezet.
  • Werkingskosten in de afrekening ≤ 100.000 EUR
    • Per ingediende kost is in het sjabloon voorzien om de volgende informatie mee te geven: datum, leverancier, bedrag, gedetailleerde omschrijving van de kost waaruit de link met het project blijkt.
  • Werkingskosten in de afrekening > 100.000 EUR
    • De lijst van de gemaakte kosten mag een boekhoudkundige uitdraai zijn met minstens de volgende informatie: datum, leverancier, bedrag, omschrijving zoals opgenomen in de boekhouding.
• Overheadkosten
  • Overhead kán forfaitair voor maximaal 15% van de voor het project ingediende directe personeels- en werkingskosten in aanmerking komen voor ondersteuning met een maximum van 15% van het ondersteuningsbedrag. Welk concreet percentage op uw project van toepassing is, werd vastgelegd in het financieel plan.
  • Geef in de financiële afrekening aan welke kosten u met de toegekende forfait financierde.
• Investeringen
  • Enkel investeringen die opgenomen zijn in het financieel plan kan u opnemen in de financiële afrekening.
  • Investeringen komen in aanmerking voor ondersteuning volgens een lineaire afschrijving en a rato van de duurtijd van het project.
  • In het sjabloon is een apart tabblad ‘investeringen’ voorzien.
• Opbrengsten
  • Ook de gerealiseerde opbrengsten worden in de financiële afrekening naast de geraamde opbrengsten uit het financieel plan gezet.

Het is mogelijk dat in de afsprakennota of ondersteuningsovereenkomst een berekeningswijze is opgenomen om tot het ondersteuningsbedrag te komen waarbij bv. is voorzien dat bepaalde inkomsten in mindering gebracht moeten worden van gemaakte kosten. Deze berekening zal door de dossierbeheerder doorlopen worden met de werkelijke bedragen.