Gebruik stadsmateriaal en integriteit

Volgens de gedragscode voor stadspersoneel (p. 4) mogen stadsmedewerkers de eigendommen en materialen van de stad alleen gebruiken voor hun werk:

“We respecteren de eigendommen en de rechten van de stad en het OCMW en gebruiken die alleen voor ons werk.”

Die bepaling lijkt duidelijk, maar is het in de praktijk niet altijd. Zo vergeet men bijvoorbeeld al eens dat het ook gaat over het stedelijke computernetwerk. Of er wordt gediscussieerd of die bepaling geldt voor overschotten. Daarnaast zijn er uitzonderingen zoals de smartphones van het werk, die ook privé mogen worden gebruikt. Die smartphones zijn geleverd door de stad.

Hieronder kan je enkele voorbeelddossiers bekijken.

Adviesvraag

Mag materiaal van een afgelopen expo aan een cultuurinitiatief geschonken worden?

Advies

Zo'n schenking kan als de organisatie een goed doel is en geen commercieel doel heeft. Het college moet daar een beslissing over nemen.

Adviesvraag

Een dienst beschikt over een werkbank met bankschroef die weg moet. Mag aan medewerkers gevraagd worden of iemand die kan gebruiken?

Advies

Bij de stad is het niet toegestaan om afgeschreven materiaal aan medewerkers te schenken. Waardevolle materialen moeten via de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale verkocht worden. De stad werkt daarvoor samen met een externe partner. Geïnteresseerde medewerkers kunnen er dan op bieden. Niet waardevolle materialen dienen door de Kringwinkel opgehaald te worden of aan een goed doel geschonken te worden.

Adviesvraag

Medewerker: “Onze oude bureaustoelen worden vervangen. Mogen we die aan geïnteresseerde collega’s geven?”

Advies

Het Bureau voor Integriteit stelde vast dat er dienstnota’s zijn over het herbestemmen van bepaalde oude materialen zoals ICT-materiaal. Er is geen dienstnota over het herbestemmen van bureaustoelen.

Bureau voor Integriteit: “In eerste instantie moet de stad proberen om oud materiaal te verkopen. Als er geen commerciële waarde meer is, dan zijn er 2 opties.

1. Het materiaal heeft emotionele waarde voor een medewerker: Met toestemming van de bedrijfsdirecteur zou het aan de medewerker gegeven kunnen worden.
2. Het materiaal heeft geen emotionele waarde voor een medewerker: Er zou een procedure voor herbestemming moeten zijn. De Gemeenschappelijke Aankoopcentrale (GAC) moet daarin een rol spelen. Die dienst kan bekijken wat de beste optie is.”

Vervolg

De GAC onderzocht het verder. Soms staat in de raamovereenkomst dat de leverancier van het nieuwe materiaal kosteloos eenzelfde hoeveelheid oud materiaal overneemt. Dat moet steeds nagekeken worden vooraleer er een andere beslissing wordt genomen over de herbestemming van het materiaal. Via raamovereenkomst GAC/2018/00440 kan er ook een veilinghuis aangesteld worden om de beste stoelen te verkopen.

Het Bureau besprak het thema ook met de algemeen directeur. Die benadrukte dat hij er geen voorstander van is dat medewerkers onder bepaalde voorwaarden oud materiaal zouden kunnen meenemen.

Adviesvraag

Leidinggevende: “Een medewerkster mailde aan alle collega’s van onze dienst reclame voor een lunch bij een bed & breakfast in de buurt. Is dat volledig integer en moet ik haar daarover  aanspreken?”

Advies

Het Bureau voor Integriteit bezorgde de leidinggevende een dienstnota met bepalingen over het gebruik van e-mail op het werk. Met de info in dat document kan de leidinggevende de medewerker erover aanspreken. In de nota staan onder meer deze bepalingen:

“Ongewenste e-mail: verstuur alleen e-mail over dienstaangelegenheden aan mensen waarvoor de informatie relevant is.”

“Indien u meent dat u toch een ernstige mededeling aan een groot aantal personeelsleden moet doen, zijn er andere, meer rationele mogelijkheden. Vooraf neemt u alleszins contact op met uw lokale communicatiedeskundige, met ID/COM en/of met de betrokken lokale verantwoordelijke voor meer specifieke materies (informatica, personeel, financiën, dienstgebouw enz.).”