Privacy en integriteit

Adviesvraag

Een mail die ik als medewerker verstuurde naar een inwoner, wordt doorgestuurd naar een districtsraadslid en op sociale media geplaatst. Mag dat?

Advies

Een mail van een stadsmedewerker aan een burger is een bestuurshandeling en is openbaar. Mail geeft het standpunt weer van het beleid of is een uitvoering van het beleid. Een mandataris mag op dat beleid kritiek uiten. De sociale mediapost moet dus worden gelezen als kritiek op het beleid, niet als kritiek op de stadsmedewerker. Mandatarissen blijven verantwoordelijk voor de manier waarop ze kritiek op het beleid uiten. Ze moeten daarbij rekening houden met de bescherming van persoonsgegevens.

Adviesvraag

Het Bureau ontvangt een vraag van een secretaris van een stedelijk comité. Dit comité geeft advies aan het college en aan derden. Een burger vraagt naar de samenstelling van dit comité. Het bestaat uit een aantal stadsmedewerkers met vakkennis en een aantal externe leden. De secretaris vreest dat de burger met alle leden apart contact wil opnemen over een dossier waarover het comité kort geleden ongunstig heeft geadviseerd. In het collegebesluit dat dat advies bevat, staan de externe leden met naam vermeld maar de interne leden niet.

Advies

Het bureau vraagt advies aan de juridische dienst en krijgt het volgend antwoord, dat ook aan de adviesvrager wordt bezorgd: 

"Het collegebesluit is openbaar en kan dus opgezocht worden door de adviesvrager in e-Besluitvorming, de publieke website voor raadpleging van stedelijke besluiten. Dat betekent dat de namen van de externe leden van het comité al openbaar zijn en dus mogen doorgegeven worden. Maar voor de interne leden, die in het besluit alleen met hun functie worden aangeduid, geldt dit niet. 
De vraag van de burger kan bovendien niet beschouwd worden als een vraag naar een bestuursdocument in het kader van het Decreet openbaarheid van bestuur. Desondanks is het een vraag om inlichtingen waarop moet geantwoord worden. Maar wanneer digitaal (per mail) op deze vraag wordt geantwoord, geldt dit als een verwerking van persoonsgegevens en is de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing. 
Het desbetreffende comité werd ten slotte niet opgericht op basis van een wettelijke opdracht (hogere regelgeving). Of hier het algemeen belang van toepassing is, kan bediscussieerd worden.

Onze conclusie: de enige manier waarop de namen van de interne leden mogen worden doorgegeven is om aan elk van hen toestemming hiervoor te vragen. Zonder die toestemming kunnen de namen niet worden doorgegeven."

Adviesvraag

Medewerker: "Mag een werkgever camerabeelden van een persoon gebruiken en doorsturen naar andere diensten in het kader van een onderzoek zonder de gefilmde persoon daarvan op de hoogte te brengen?"

Advies

“Het Bureau voor Integriteit heeft van de Juridische Dienst van de bedrijfseenheid Personeelsmanagement vernomen dat het antwoord op de vraag afhankelijk is van een aantal factoren:

• Werden de gebruikte camera’s aangegeven bij de privacycommissie?
• Voor welke doeleinden werden de camera's aangebracht: veiligheid van de medewerkers, bescherming van de goederen van de onderneming …?
• Aan welke entiteit zouden de beelden worden doorgegeven: een dienst binnen de stad of een andere rechtspersoon?

Stel: de camera’s zijn aangegeven en er wordt misbruik vastgesteld bij het bekijken van beelden in het kader van de doeleinden waarvoor de camera's werden aangebracht. De betrokken beelden kunnen worden gebruikt om dit misbruik te bewijzen maar mogen niet worden doorgegeven aan een andere rechtspersoon (behalve de politie) zonder toelating door de personen die op de beelden te zien zijn.

Het doorgeven van beelden aan de politie gebeurt meestal naar aanleiding van een verzoekschrift van het parket. In dit geval moeten de gefilmde personen niet op de hoogte gebracht worden.

Als iemand in dergelijk geval meent dat zijn persoonlijke levenssfeer werd geschonden, kan deze persoon bij drie instanties aankloppen:

1. de Privacycommissie
2. de politie
3. de rechtbank (bij de procureur des Konings of bij de (voorzitter van de) rechtbank van eerste aanleg van de woonplaats van de melder).

Hopelijk kan u hiermee verder? Het Bureau voor Integriteit verneemt graag van u welke stappen u onderneemt na ons advies.”