Factuur indienen bij de groep stad Antwerpen

• Peppol is een internationaal netwerk om elektronische documenten, zoals e-facturen en e-creditnota’s, uit te wisselen. Het is veilig, snel en geautomatiseerd.
   
• Peppol-gebruikers communiceren via een gemeenschappelijke taal: Universal Business Language (UBL.) Op die manier worden alle facturen op dezelfde manier verwerkt. Dat is efficiënter en er is minder kans op fouten en fraude.
   
• Iedereen met een ondernemingsnummer kan Peppol gebruiken.
   
• Vanaf 1 maart 2024 geldt een wettelijke verplichting tot e-facturatie aan de aanbestedende overheid voor alle overheidsopdrachten en concessies uitgezonderd opdrachten waarbij de totale waarde van de opdracht kleiner is dan 3000,00 euro excl btw.

Je kan op 3 manieren elektronisch factureren aan de stad:

• via Mercurius, het portaal van de federale overheid
• via een facturatietool, zoals Billit, EenvoudigFactureren, Octopus, Zervant …
• via je eigen boekhoudpakket of ERP-systeem

Verstuur je e-factuur maar op 1 manier. Verstuur ook geen kopie via mail.

Factureren met Mercurius

Gebruik je geen facturatietool? Of kan je geen e-facturen versturen via je facturatietool of boekhoudpakket? Je kan gratis e-facturen versturen via Mercurius, het portaal van de federale overheid:

1. Meld je aan op het Mercurius platform met je eID of via Itsme
2. Klik op ‘Nieuwe factuur aanmaken’, vul alle gegevens in en klik op ‘Verstuur’.
3. Je kan de status opvolgen in het overzicht.

Factureren met een facturatietool

Werk je met een online facturatietool, zoals Billit, EenvoudigFactureren, Octopus, Zervant … ? De meeste tools kan je koppelen met Peppol: 

• Volg de stappen voor jouw tool in de handleiding Hoe elektronisch factureren? | Vlaamse overheid
• Kan het niet gekoppeld worden? Factureer dan via Mercurius.

Factureren met een boekhoudpakket of ERP-systeem

Werkt je bedrijf met een boekhoudpakket of ERP-systeem? Koppel dit aan het Peppol-netwerk:

• Volg de stappen op Je werkt met een ERP-systeem | Vlaamse overheid
• Kan het niet gekoppeld worden? Factureer dan via Mercurius.

Maak je e-factuur op met de juiste gegevens: 

• Stap 1: Factureer aan de juiste entiteit.

• Stap 2: Controleer of je zelf ook factureert vanuit de juiste entiteit.
• Stap 3: Vermeld het bestelbonnummer in het correcte veld (bestelbonnummer, PO-nummer, ordernummer …).
• Stap 4: Vermeld het juiste btw-tarief. (Of medecontractant, kleine onderneming vrijstelling o.b.v. art.44.)
• Stap 5: Vermeld je eigen btw- en IBAN-nummer.
• Stap 6: Geef een duidelijke omschrijving van de opdracht. Vermeld voor goederen uit de EU ook het aantal en het gewicht.
• Stap 7: Controleer het factuurnummer.
  • Verzend geen factuur met eenzelfde factuurnummer. Peppol verwerkt dit als dubbele facturen en die worden niet aanvaard.
• Je kan optioneel en louter ter informatie een pdf toevoegen.

Volg dezelfde stappen als een e-factuur.

Mercurius

• Problemen met aanmelden? Kijk op Hoe krijg ik toegang tot het Mercurius portaal?
• Problemen met je kaartlezer of eID software? Volg de stappen op je scherm.

Andere toepassingen

• Contacteer de helpdesk van jouw tool of systeem. Zij kunnen de juiste uitleg geven over de specifieke werking van hun toepassing.
• Heb je als IT-afdeling nood aan meer technische informatie? Raadpleeg ons e-invoice cookbook.
• Heb je alle stappen doorlopen en is je probleem nog niet opgelost? Mail naar  financien.jouwonderneming@antwerpen.be 

Heb je vragen over de verwerking van je factuur of de betaling? Mail naar het juiste e-mailadres:

Facturen indienen vanuit buitenland

• Voor Nederlandse ondernemingen, kijk op Nederlandse Peppolautoriteit (Npa) 
• Voor ondernemingen uit andere landen, kijk op Peppol.org

Facturen indienen via e-mail

Gelieve je factuur niet te mailen als je Peppol gebruikt. Dit vertraagt het verwerkingsproces.

Voor wie

Kan je Peppol niet gebruiken? In uitzonderlijke gevallen mag je je facturen bezorgen via e-mail:

• Je bent niet btw-plichtig (particulieren, feitelijke verenigingen, rechtspersonen zonder btw-nummer …)
• Je factureert buiten een overheidsopdracht (huren, dokters …)
• Je bent een buitenlandse leverancier die buiten het bereik van het Peppol-netwerk valt.
• Je factureert een overheidsopdracht of concessie waarbij de totale waarde van de opdracht kleiner is dan 3000,00 euro excl btw.

Factuurgegevens

• Factureer aan de juiste entiteit. Kijk in de tabel.
• Vermeld je eigen btw- of ondernemingsnummer (als je dit hebt.)
• Voorzie een uniek factuurnummer.
• Vermeld het bestelbonnummer in je pdf, niet in jouw e-mail.
• Vermeld het juiste btw-tarief. (Of medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44.)
• Geef een duidelijke omschrijving van de opdracht. Vermeld voor goederen uit de EU ook het aantal en het gewicht.
• Vermeld je IBAN-nummer.
• Mail je factuur naar het juiste e-mailadres. Kijk in de tabel.
  • Verstuur je meerdere facturen tegelijk? Maak voor elke factuur een aparte pdf.
  • Verstuur eventuele bijlagen als in 1 pdf.
  • Verstuur geen foto-, Word-, Excelbestand …

Facturen aan Politiezone Antwerpen

Gebruik voor je e-facturatie het KBO-nummer van Politiezone Antwerpen (0862884185), niet het btw-nummer. Want Stad Antwerpen heeft hetzelfde btw-nummer, waardoor facturen bij de verkeerde entiteit terechtkomen. Je kan het btw-nummer wel vermelden op de pdf.

Via het Mercuriusplatform

• Selecteer je klant: geef het KBO-nummer van de politie in.
• Voeg je eigen pdf bij.

Via een online facturatie tool (Billit, Zervant, EenvoudigFactureren …)

• Selecteer je klant: geef het KBO nummer van de politie in.
• Afhankelijk van je abonnement kan je je eigen pdf bijvoegen.

Via een boekhoudpakket of ERP-systeem

• Maak je klant ‘Politiezone Antwerpen’ op met KBO- en btw-nummer.
• Stuur je XML door op KBO-nummer.

Vorderingsstaten bezorg je altijd via e-mail.

• Vermeld jouw ondernemingsnummer en bestelbon op het voorblad van de vorderingsstaat.
• Verstuur 1 pdf met de volledige vorderingsstaat en bijlagen.
• Mail je vorderingsstaat naar het juiste e-mailadres:
  • vorderingsstaten@antwerpen.be voor vorderingsstaten aan stad antwerpen,
  • mpavorderingsstaten@antwerpen.be voor vorderingsstaten aan Mobiliteit en Parkeren Antwerpen AG.
• Gebruik dit e-mailadres niet voor facturen.