Kosten besparen in de horeca: minder buikgevoel, meer data

Van buikgevoel naar cijfers

Moderator van het gesprek is Katja Craeghs van Greenpoint. Ze introduceert ondernemercoach Gert Buys. Hij geeft advies aan ondernemers, onder meer over financiële zaken. “Het gaat over veel meer dan kosten”, zegt hij. “Alles hangt met elkaar samen. Veel ondernemers zitten in de doe-fase, en te weinig in de plan-fase.”

Gastheer Jöran De Backer (Sir Anthony Van Dijck) herkent dat. Hij staat al acht jaar aan het roer van het bekende restaurant. “Ik ben veel met cijfers bezig. Je moet alles onder ogen durven zien, ook wat al jaren op dezelfde manier loopt. Je mag geen schrik hebben om dingen te veranderen.”

Zo wordt meteen duidelijk dat intuïtie vandaag de dag niet meer volstaat. Wie rendabel wil zijn, moet zijn cijfers kennen. 

Externe factoren

De sfeer is hartelijk en positief, maar de ondernemers willen toch even kwijt dat er externe factoren zijn die wegen op hun werking, en dus ook hun kosten. Renée Trompert van Le Steak 17 op het Eilandje toont zich bijvoorbeeld bezorgd over de geopolitieke toestand. “Het komt hard binnen bij mij als ondernemer, maar ook als mens.”

“Wij merken dalende reservaties, vooral van buitenlandse groepen”, vult Helena De Ridder (Au Vieux Port, Restaurant Maritime, Mazzoni’s Trattoria en Restaurant Marcel) aan. “Bedrijven kiezen in deze omstandigheden vaker voor videocalls dan voor een effectief bezoek aan Antwerpen.”

Ook regelgeving speelt mee, legt Lynn Schevelenbos (Camino, Osaka, Tap Out) uit. “Btw-tarieven, belastingcontroles, wetgeving die verandert… soms voel je je een kleine pion die moet opboksen tegen een groot systeem.”

Kostenbeheer tot in de details

Maar bij de pakken blijven zitten is er niet bij. Kosten onder controle houden gebeurt bij deze ondernemers vandaag op alle niveaus.

“Je moet durven onderhandelen met leveranciers”, zegt Ronny De Backer (De Bomma). “Als wij limonade exclusief verdelen, dan mag daar iets tegenover staan. Wij zijn dan een etalage voor de producent. ”

Anderen gaan nog verder. “We kopen in bulk aan voor drie restaurants en werken bijvoorbeeld rechtstreeks met natuurwijnmakers”, zegt Lynn. “Hoe minder tussenstappen, hoe beter.”

Jöran vergelijkt dagelijks prijzen: “Als een standaard product goedkoper is in de supermarkt dan bij de groothandel, koop ik het daar. Daar kruipt tijd in, maar het loont. Voor alle duidelijkheid: ik boet niet in op kwaliteit en blijf trouw aan mijn toeleveranciers.”

Kostenbeheer is in deze tijden een dagelijkse praktijk geworden voor veel ondernemers.

Personeel als puzzel

Het beheren van de personeelskost blijft een van de grootste uitdagingen.

“Ik vraag me af hoe ik mijn personeelskost onder controle kan houden zonder in te boeten op service”, zegt Christophe Hopchet (Satay, Bahn Mi).

Een juiste samenstelling van je personeelsbestand is cruciaal, blijkt uit de reacties. Dat kan een vaste crew zijn zoals bij Sir Anthony Van Dijck, of een vaste crew aangevuld met een pool van studenten zoals bij Pasta Hippo Vino en Den Antigoon.

Volgens Gert Buys ligt een deel van de oplossing in flexibiliteit: “Flexi’s zijn er om flexibel ingezet te worden. Stuur ze gerust naar huis als het rustiger is.”

Tegelijk zoeken ondernemers naar manieren om hun team te versterken. Rudy Gysebrechts (Pasta Hippo Vino) organiseert verkoopwedstrijden (het team dat op een avond de meeste wijn verkoopt, wint een prijs), terwijl Lynn inzet op communicatietraining. “Via rollenspelen oefenen we hoe we een boodschap het best overbrengen aan onze klanten.”

Klantgedrag verandert

Ook de klant is veranderd.

“Als restaurant zijn we nog altijd een luxeproduct”, zegt Robin Janssens (Roest). “Mensen komen nog, maar besteden minder. Dat zie ik toch aan onze cijfers.”

Daarnaast zijn no-shows een groeiend probleem. “Klanten moeten heropgevoed worden”, zegt Natasja Van Linden (De Arme Duivel/Mezzanine). “Hoe moeilijk is het om even te laten weten dat je niet kan komen? Grote groepen bel ik altijd zelf op om te herbevestigen.”

Vincent Bruyninckx (Den Antigoon): “Over grote groepen gesproken, daar durf ik ook flexibiliteit aan te vragen, zoals vragen of de ene groep een kwartiertje eerder kan komen en de andere groep een kwartiertje later, zodat we beide groepen goed kunnen ontvangen.”

Rudy: “Wij kampten vaak met gezelschappen die voor vier reserveren, maar met drie komen opdagen. Zo verloren we een couvert. We hebben het opgelost door ronde tafeltjes aan te kopen waar je net met drie aan kan zitten. Zo blijven onze grotere tafels beschikbaar voor groepjes van vier.”

Reneé stuurt WhatsApp-berichten naar klanten. “Zelfs tot een uur voor de reservatie vragen we of het aantal doorgegeven gasten nog correct is.”

Helena merkt hoe onvoorspelbaar het geworden is: “In Marcel hebben we de ene dinsdag vijf couverts, en de volgende tachtig. Je moet constant bovenop de reservaties zitten om het personeel goed te kunnen inplannen.”

Prijszetting wordt maatwerk

Soms hoor je vallen dat je je foodcost met drie moet vermenigvuldigen om je verkoopprijs te kennen. Na een korte rondvraag bij de aanwezigen blijkt dat het zo niet werkt. Marges verschillen per product en kort opvolgen is ook hier de boodschap.

“Of je nu x2,8 of x3,5 werkt, maakt niet uit”, zegt Gert Buys. “Je moet weten wat werkt voor jouw zaak.” Zo wordt prijszetting een strategische oefening, geen rekensom.

Praktische tips

We geven graag een aantal praktische tips mee die we oppikten bij de ondernemers:

• Beslis of je brood standaard aanbiedt, of alleen als klanten ernaar vragen of je het apart aanrekent. Daar kan je ook kosten besparen.
• Vraag niet of je klanten water willen. Stel meteen de vraag: “Plat of bruiswater?” Zo verkoop je meer. (*)
• Check bij je leverancier of ze met een overschot zitten van een product. Dan kan je voordeliger inkopen.
• Optimaliseer je menukaart. Combineer bijvoorbeeld een hoofdgerecht waar weinig marge op zit met een voorgerecht met meer marge.
• Ga voor preventief onderhoud van je leidingen. Dat kost je op lange termijn minder dan telkens weer verstoppingen behandelen.
• Plan een vast moment in om te reflecteren over je zaak, even weg van de dagelijkse beslommeringen.

(*) Op zoek naar meer tips en tricks om de bediening in je restaurant of bar te verbeteren, waardoor je verkoopcijfers de hoogte ingaan? Ga voor de gratis ‘Verkooptraining horeca’.

Conclusie

“Meten is weten”, concludeert Gert. “Als horeca-ondernemer heb je een krachtig wapen en dat is je buikgevoel. Maar hou je cijfers in de gaten en laat die cijfers je buikgevoel bevestigen of tegenspreken.”

Op het einde van de sessie geven de ondernemers aan dat ze veel opgestoken hebben. Lynn suggereert om vaker samen te komen en te blijven leren van elkaar. Renée verwoordt het mooi: “Dankzij deze sessie en dankzij jullie voel ik me meer gedragen in mijn job. Vaak zijn we erg gefocust op de dagdagelijkse gang van zaken. Het is zo waardevol om even afstand te nemen en met een andere blik te kijken.”

Als ondernemer sta je er niet alleen voor. De stad biedt heel wat initiatieven om je te ondersteunen:

• Bots jij op de limieten van je kennis over social media, innovatie, personeelsopleiding, kostenbeheer, communicatie of zelfs winkelinrichting? De oplossing: doe beroep op de gratis coaching van stad Antwerpen.
• Maak je handelspand mooier en aantrekkelijker, en laat je financieel ondersteunen door de renovatietoelage van stad Antwerpen.