Activiteiten organiseren en bekend maken

Wat?

Een jaarplan is een overzicht van alle activiteiten die je vereniging in het komende jaar organiseert.

Wanneer?

• In het begin van het (werk)jaar
• Tijdens een vergadering van je bestuur of ledenoverleg 

Hoe?

Bespreek samen met de leden wat je wil doen. Beantwoord samen deze vragen:

• Wat willen we doen?
• Welke data zijn het meest geschikt om activiteiten te organiseren?
• Zijn de activiteiten goed gespreid over het jaar?
• Wie helpt mee aan welke activiteit?  

Waarom?

Het jaarplan helpt je:

• wanneer je een begroting maakt
• om de werklast en taken te verdelen

Is een jaarplan verplicht?

Nee, het is niet verplicht. Maar het is handig om zoveel mogelijk activiteiten vooraf te plannen.

Wat met activiteiten die niet in het jaarplan staan?

Je kan altijd activiteiten organiseren die niet in het jaarplan staan. Het is vooral belangrijk dat je:

• rekening houdt met de wensen van je doelgroep
• genoeg tijd (en middelen) hebt om de activiteit goed te organiseren

Elke activiteit begint met een idee en volgt 4 fases:

1. Onderzoeken
2. Plannen
3. Uitvoeren
4. Evalueren

Wat?

Onderzoek of je idee haalbaar is voor je vereniging en doelgroep.

Wanneer?

• Als je een leuk idee hebt voor een activiteit
• Voor je start met de voorbereidingen en uitvoering

Hoe?

• Stel een werkgroep samen met leden, vrijwilligers en experts.
  Zij beoordelen je idee en geven je feedback.
• Vraag advies aan andere verenigingen, organisaties, stad Antwerpen of je district. 

Waarom?

• Het verkleint de kans dat:
  • er weinig deelnemers zijn
  • een andere vereniging net hetzelfde organiseert
• Je komt te weten of je vereniging het idee wel kan uitvoeren.
• Het helpt je om goede doelstellingen voor je activiteit te formuleren. 

Formuleer de doelstellingen SMART

• Specifiek : beschrijf je doel zo concreet en eenduidig mogelijk.
• Meetbaar: geef met cijfers aan wanneer je je doel hebt bereikt.
• Aanvaardbaar: formuleer je doel zodat anderen het aanvaarden.
• Realistisch: stel een haalbaar doel op.
• Tijdsgebonden: beschrijf tegen wanneer je dat doel zal realiseren.

Voorbeeld van een SMART-doelstelling:

15 personen in armoede moeten tegen het einde van het project (datum):

• goed geïnformeerd zijn over het belang van gezonde voeding
• in staat zijn om bewust boodschappen te doen
• basistechnieken beheersen om gezond te koken

Plan je activiteit zo concreet mogelijk.
Zo weet je wie en wat je nodig hebt om de activiteit te organiseren.

Plan je:

• publiek
• programma
• sprekers
• plaats, tijdstip en periode
• materiaal
• prijs 

Zorg voor:

• verzekeringen en vergunningen
• samenwerkingen met partners
• een goed draaiboek 

Publiek

• Wie wil je bereiken: de eigen achterban, een specifiek publiek, een breder publiek?
• Stem de inhoud en het verloop van je programma af op de wensen van je publiek.
• Hou rekening met de beschikbare tijd van je publiek, de mobiliteit, de taal, het inkomen, de leeftijd …
• Probeer in te schatten hoeveel mensen je verwacht.

Tip! Organiseer je een activiteit voor moeders (met kinderen)?
Dan moet je misschien voor kinderopvang zorgen tijdens de activiteit.

Periode

De datum, de duur en het tijdstip bepalen de opkomst van je publiek en het succes van je activiteit. Plan de activiteit zo in dat je genoeg tijd hebt om je activiteit te organiseren.

Je moet misschien nog een lokaal vastleggen, subsidies aanvragen, een externe deskundige vinden … Doe dat ruim voor je activiteit.

Tips!

• Onderzoek bij je publiek welk moment hen het best uitkomt.
• Controleer of genoeg vrijwilligers beschikbaar zijn op de gekozen dag(en). 

Datum

• Hou bij de keuze van je datum rekening met:
  • schoolvakanties en feestdagen (ook van andere religies)
  • grote evenementen die zouden kunnen concurreren met je activiteit.
• Bekijk of je de activiteit het best plant op een weekdag of een dag in het weekend.
• Kies een logische periode.
• Voorbeeld: hou rekening met de timing van het schooljaar bij een project rond huistaakbegeleiding.

Duur

De aard van de activiteit bepaalt hoe lang die kan duren.

Voorbeeld: Een lezing of vorming duurt het best niet langer dan 2 uur. Want daarna verzwakt de concentratie.

Tip! Duurt je activiteit langer dan 4 uur? Zorg dan voor eten en drinken voor je publiek, medewerkers en vrijwilligers.

Tijdstip

Hou voor het start- en einduur rekening met de uren van het openbaar vervoer en de drukte op de weg.

Plaats

• De locatie bepaalt de sfeer en het karakter van je activiteit.
• Stem de locatie af op de buurt waar je publiek actief is.
• Ga na hoe je publiek zich verplaatst naar de activiteit.

Tips!

• Komt een groot deel van je publiek met de auto?
  Kies dan een locatie met genoeg parkeerplaatsen.
• Komen de meesten met het openbaar vervoer?
  Plan je activiteit dan in de buurt van een station of halte van bus of tram.
• Verwacht je veel fietsers? Zorg dan voor een fietsenstalling.

Je activiteit is binnen

Bekijk hoeveel mensen je verwacht op je activiteit.
Kies een plek met een gepaste capaciteit.

• Een te kleine zaal is te druk, een te grote ruimte is ongezellig.
• Zitten de deelnemers neer tijdens de activiteit? Dan heb je meer ruimte nodig dan wanneer ze rechtstaan.
• Gaan je deelnemers bewegen? Dan moet je lokaal nog groter zijn.

Denk eraan:

• Moet de locatie toegankelijk zijn voor personen met een beperking?
• Controleer of de gekozen zaal een brandverzekering heeft.
  Zorg anders voor een goede verzekering.

Tip! Vind een ruimte voor je activiteit via stad Antwerpen.

Je activiteit is buiten

Plan je een activiteit in stad Antwerpen, op een openbaar domein of de openbare weg?
Bijvoorbeeld:

• een optocht door de straat
• een barbecue in een park
• een voetbaltoernooi op een plein …

Zorg dan dat je aan alle voorwaarden voldoet. Doe je aanvraag op tijd en zo volledig mogelijk.

Tip! Vragen over of hulp nodig bij de aanvraag? Contacteer het Evenementenloket.

Materiaal

Organiseert je vereniging een activiteit of een event in Antwerpen? Heb je tafels, stoelen, podia, afvalcontainers of ander materiaal nodig? Die kan je misschien van de stad lenen aan een voordelig tarief.

Wie?

• Inwoners van de stad Antwerpen die een bewoners- en/of buurtinitiatief organiseren
• Verenigingen die een niet-commerciële activiteit plannen in de stad 

Hoe?

Lees meer bij Aanvraag feestmateriaal en bestel je materiaal zo vroeg mogelijk, zeker tijdens de drukke periode van juni tot september.

Tip! Vraag je ook een subsidie aan bij je district? Dan kan je soms ook via die aanvraag materiaal aanvragen.

Prijs

• Is je activiteit gratis?
• Vraag je een all-in deelnameprijs?
• Verkoop je sommige artikelen?
• Vraag je ergens een subsidie aan?
• Welke kosten verwacht je?

Denk daar goed over na en stel een goede begroting op voor je activiteit. Meer info daarover vind je op de pagina Administratie en boekhouding van je vereniging.

Verzekeringen, taksen en vergunningen

Breng je verzekeringen, taksen en vergunningen in orde. Een aantal verzekeringen zijn verplicht. 

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid

Organiseer je een activiteit? Dan ben je aansprakelijk als vereniging. Zorg dat je verzekering altijd in orde is, of je nu een vzw of feitelijke vereniging bent.

De verzekering geldt voor de opbouw, de activiteit zelf en de afbraak. Ze is ook verplicht voor je vrijwilligers. Je kan een extra verzekering voor lichamelijke ongevallen afsluiten.

Tips!

• Ga langs bij je verzekeringsagent.
• Je kan je ook als feitelijke vereniging een aantal verzekeringen afsluiten om je bestuurders en leden te beschermen. Bijvoorbeeld rechtsbijstand en een bestuurdersverzekering.
• Lees meer over Werken met vrijwilligers.
• Gratis verzekering voor je vrijwilligers

Drankvergunning

Wil je alcoholische dranken schenken die je ter plaatse consumeert? Daarvoor heb je een drankvergunning nodig.
Tenzij je een gelegenheidsevenement organiseert (buurt- en wijkfeesten, fuiven ...). Dan heb je geen vergunning nodig.

Let op! Evenementen van minstens 15 opeenvolgende kalenderdagen of die meer dan 10 keer per jaar gebeuren, zijn geen gelegenheidsevenementen. Daarvoor heb je wel een drankvergunning nodig.

Lees meer over hoe je een drankvergunning kan aanvragen.

Unisono (vroeger de Billijke Vergoeding en SABAM)

Een licentie om muziek te gebruiken tijdens je activiteit vraag je aan bij Unisono. Je betaalt een vergoeding aan de uitvoerder, auteur, componist of uitgever van muziek om zijn werk te mogen gebruiken in het openbaar.

Ben je na afloop van mening dat er onterecht kosten werden aangerekend? En kom je er niet uit met Unisono zelf? Dan kan je een klacht indienen bij het Meldpunt van de FOD Economie, kies het scenario Auteursrechten. 

Samenwerking met partners

Wat?

Een (externe) partner is een andere vereniging, organisatie of instelling waarmee je samenwerkt tijdens de activiteit of het project. Er zijn verschillende vormen van partnerschap mogelijk:

• Je kan een partner kiezen die een andere doelgroep bereikt dan jouw vereniging.
• Je kan hulp vragen aan:
  • een stadsdienst voor praktische ondersteuning
  • een culturele instelling om het programma van je activiteit uit te werken of uit te voeren 

Hoe?

• Zoek uit welk soort partner je nodig hebt en zoek in je netwerk.
• Laat je inspireren door anderen.
• Hoor eens bij andere verenigingen met wie zij goede ervaringen hebben.

Tips!

• Stel een samenwerkingsovereenkomst op met daarin de verantwoordelijkheden en afspraken van beide partijen. Niet omdat je elkaar wantrouwt, maar om problemen te voorkomen als er toch iets misloopt.
• Zorg dat je partner (mede)eigenaar is van het project.
  • Betrek hem vanaf het begin.
  • Denk samen na over doelen.
  • Werk samen de planning uit.

Draaiboek

Wat?

Een draaiboek is een lijst met alle concrete taken voor, tijdens en na de activiteit.

Bij elke taak staat:

• het tijdstip waarop iemand de taak moet uitvoeren
• wie de taak moet uitvoeren
• het materiaal dat je daarvoor nodig hebt
• eventuele extra informatie
   

Hoe?

Maak een draaiboek voor de voorbereiding, de dag van de activiteit zelf en erna. Vul het draaiboek in met alle verantwoordelijke medewerkers en vrijwilligers. Dan weten alle medewerkers wat ze moeten doen.

Tips!

• Schematisch draaiboek voor activiteiten
• Ik organiseer
• Draag in je planning zorg voor je vrijwilligers. Denk aan: pauzes, veilige plek voor spullen, drankjes, …

Een goede voorbereiding en duidelijke afspraken zijn belangrijk. Ze zorgen voor een goed verloop van je event. Deze tips helpen je tijdens de activiteit zelf.

Activiteit van 1 dag

• Zorg voor 1 persoon die geen vaste taken heeft tijdens je activiteit. Hij is het aanspreekpunt om onverwachte situaties op te lossen. Communiceer aan alle medewerkers:
  • wie dat aanspreekpunt is
  • hoe ze die persoon kunnen aanspreken of bereiken
• Communiceer met je medewerkers. Vraag hen regelmatig of het goed loopt. Stuur bij als er problemen zijn. Bedank hen voor hun hulp.
• Hou het draaiboek bij de hand. Controleer regelmatig of je nog op schema bent.
• Zorg voor genoeg eten en drinken voor je medewerkers.
• Zorg voor teamspirit! Spreek je waardering uit over de inzet van alle medewerkers.

Activiteit of project dat langer duurt dan 1 dag

• Bekijk regelmatig met je vrijwilligers en partners hoe het project verloopt.
  • Zijn er problemen die je moet oplossen?
  • Bereik je de juiste mensen?
  • Behaal je de vooropgestelde doelen?
  • Moet je de planning aanpassen?
  • Voert iedereen de taken op tijd uit?
  • Wat hebben je medewerkers en vrijwilligers nodig?
• Stimuleer je medewerkers en bedank hen voor het geleverde werk.
• Vraag aan de deelnemers wat ze van het project vinden en wat de resultaten zijn.
• Sta open voor kritiek of suggesties.
  Zoek samen naar oplossingen voor eventuele problemen.

Wat?

Op een flyer of affiche zet je deze info:

• wat
• wanneer: datum en uur
• waar: locatie en adres
• het programma
• de toegangsprijs
• hoe deelnemers moeten inschrijven
• de organisator
• waar je meer informatie vindt
• partners, sponsors en subsidiegevers
• verantwoordelijke uitgever
• dit opschrift: ‘Niet op de openbare weg gooien.’
• foto of illustratie die toont waarover de activiteit gaat

Wanneer verspreid je flyers en affiches?

• Affiches hang je het best 2 tot 4 weken voor de activiteit op.
• Flyers kan je vroeger verspreiden.

Tip! Stel een retroplanning op voor je activiteit.

• Tel vanaf de datum van je activiteit terug in de tijd.
   Reserveer voor elke stap genoeg tijd:
  • info en foto’s verzamelen
  • teksten schrijven
  • lay-outen
  • drukken
  • distributie
• Hou rekening met deze richttijden:
  • Flyers of affiches vormgeven duurt 2 weken.
  • Flyers of affiches drukken duurt:
    • 2 dagen thuis, in een kopiecenter of buurtsecretariaat voor verenigingen.
    • 2 tot 5 werkdagen in een drukkerij. 

Waar verspreid je flyers en affiches?

• Op plaatsen waar je doelgroep komt
• Via de leden van je vereniging
• In de lokalen van je vereniging
• In een buurtsecretariaat
• Thuis aan een raam
• In café’s, winkels, … in de buurt
• Op borden en zuilen van de stad, lees in de volgende paragraaf meer over de richtlijnen en locaties

Volg deze regels

• Respecteer de regels bij het verspreiden van flyers en vermijd boetes.
• Vraag altijd toestemming voor je een affiche ophangt.

Organiseer je als studenten-, jeugd-, senioren-, sport- of socio-culturele vereniging een buurtgerichte activiteit? Dan mag je borden en zuilen gebruiken in de stad om je aankondigingen te plakken.

Volg deze regels

• Plak niet tussen 22 en 7 uur.
• Plak de affiches ten vroegste 4 weken voor de aangekondigde activiteit.
• Plak alleen op de voorziene borden of zuilen.
  • Geeft de eigenaar of gebruiker van een eigendom toelating? Dan mag je wel plakken.
  • Is de eigenaar akkoord? Dan mag je ook affiches van studenten-, jeugd-, senioren-, sport- en socio-culturele verenigingen aanbrengen op de muren en afsluitingen van de lokalen waar die activiteiten plaatsvinden. Verwijder die affiches ten laatste 1 week na de activiteit.
• Affiches op zuilen mogen maximaal 84 cm op 60 cm zijn.
• Affiches op borden mogen maximaal 60 cm op 42 cm zijn.
• Beplak maximaal 2 m² van de borden per activiteit.
• Beschadig de affiches die al geplakt zijn niet. Overplak ze pas als de activiteit voorbij is.
• Vermeld de verantwoordelijke uitgever (naam en adres van een meerderjarige natuurlijke persoon) op je affiches.
• Plak geen affiches voor activiteiten die de openbare orde verstoren.
• Plak geen affiches voor commerciële initiatieven.

Locaties van borden en zuilen

2000 Antwerpen

Zuilen:

• Amerikalei 82
• Falconplein 17
• Falconplein 45
• Groenplaats (bij de fietsenstalling)
• Meistraat (ingang AP)
• Ossenmarkt 14
• Ossenmarkt 25
• Paardenmarkt 92
• Theaterplein 35
• Wapper 3

2018 Antwerpen-Zuid

Zuilen:

• Dageraadplaats 30
• Desguinlei 244

2020 Antwerpen-Kiel

Zuilen:

• Hoek van de Camille Huysmanslaan en de Jan de Voslei
• Hoek van de Emiel Vloorstraat en de Generaal Armstrongweg

2030 Antwerpen-Luchtbal

Zuilen:

• Hoek van de Noorderlaan en de Groenendaallaan (Kinepolis)
• Noorderlaan 104 F (velostation)

2040 Berendrecht-Zandvliet-Lillo

Borden:

• Antwerpsebaan, tegenover tankstation
• Hoek van de Monnikenhofstraat en Raapakker
• Tongerlostraat, aan de bibliotheek
• Hoek van de Zoutestraat en de Zandvlietse steenweg
• Hoek van de Bremstraat en de Putsebaan
• Botermarkt
• Parking Lillo

2050 Antwerpen-Linkeroever

Zuilen:

• Frederik Van Eedenplein 16
• Halewijnlaan achterzijde 49

2060 Antwerpen-Noord

Zuilen:

• Kerkstraat 78
• Pothoekstraat 72
• Sint-Jansplein 45

2100 Deurne

Zuilen:

• Hoek van de Mortselsesteenweg en de Borsbeeksesteenweg

2140 Borgerhout

Zuilen:

• Maarschalk Montgomeryplein 15
• Laar
• Moorkensplein
• Koxplein
• Berchemlei, rondpunt
• Hoek van de Gitschotellei en de Karel De Preterlei (Boelaarpark)
• Collegelaan 108

2150 Borsbeek

Zuilen:

• Mertensplein
• Zoomweg, Fort 3 (t.h.v. SkateK8)
• Zilverenhoek

Er zijn ook aankondigingsborden waar je onder bepaalde voorwaarden tijdelijk een eigen paneel in kan schuiven op 7 locaties. Mail naar communicatie.borsbeek@anwerpen.be voor meer info.

2170 Merksem

Zuilen:

• Kroonplein

2180 Ekeren

Borden:

• Hoek Leugenberg - Klein Heiken
• Driehoekstraat 237 (zijde begraafplaats)
• Ferdinand Pauwelsstraat 102 (muziekacademie)
• Hoek van de Veltwijcklaan en Bist
• Hoek van de Prinshoeveweg en Oude landen
• Hoek van de Kapelsesteenweg en Laar
• Lodewijk Andersonstraat (Station Mariaburg)

2600 Berchem

Er zijn geen borden of zuilen in Berchem.

2610 Wilrijk

Zuilen:

• Sint-Bavostraat 39
• Krijgslaan 332
• Mastplein
• Universiteitsplein
  Groenenborgerlaan 40
• Daniël Herreynslaan 111
• Michel Willemslaan
• Hoek van de Gebr. de Wachterstraat en de Jules Draeyersstraat

2660 Hoboken

Zuilen:

• Hoek van de Distelvinklaan en de Krijgsbaan
• Hoek van de Salesianenlaan en de Sint-Bernardsesteenweg
• Van Amstelstraat 26

Bijzondere aankondigingen

• Affiches voor verkoop of verhuur van onroerende eigendommen mogen op deze eigendommen aangebracht worden. Deze affiches moeten ten laatste 14 dagen na de verkoop of verhuur verwijderd worden.
• Affiches over openbare onderzoeken, openbare bekendmakingen en ongeschikt- of onbewoonbaarverklaringen mag je aanbrengen op de betrokken eigendommen.

Lees meer in de politiecodex.

Locaties

2100 Deurne

Vanaf 2026 zijn er LED-schermen in Deurne. Wil je hierop publiceren? Schrijf je in op de nieuwsbrief van Deurne en krijg als eerste alle info.

2150 Borsbeek

Lichtkranten:

• Kruispunt van de Frans Beirenslaan en de Robianostraat

• Hoek van de Schanslaan en de Lucien Hendrickxlei

Mail naar communicatie.borsbeek@anwerpen.be.

2170 Merksem

Lichtkranten:

• Nieuwdreef
• Van Heybeekstraat
• Victor Govaertslaan
• Ringlaan

LCD-schermen:

• Duvelsplein
• Lambrechtshoekenlaan
• Hoek van de Terlindenhofstraat en Speelpleinstraat

Mail naar communicatie.merksem@antwerpen.be of bel 03 338 73 19.

2180 Ekeren

LED-schermen:

• Kristus-Koningplein
• Groot Hagelkruis
• Prinshoeveweg
• Parking Hof De Bist
• Van de Weyngaertplein

Mail naar infoborden.ekeren@antwerpen.be

• Kondig je activiteit aan op de startpagina van je website.
• Zorg dat het overzicht van activiteiten up-to-date is.
• Plaats nieuwtjes over je activiteit op je website.
• Tip! Vraag aan partners, federaties, organisaties uit de buurt, … om jouw activiteit op hun website te plaatsen.

Kondig je evenement aan op sociale media of maak een evenement aan op je Facebookpagina. Post regelmatig een update over je activiteit om mogelijke deelnemers nieuwsgierig te maken.

• Per mail
  Tip! Stuur je de e-mail naar meerdere mensen? Zet de e-mailadressen dan in bcc. Zo ziet de ontvanger niet naar wie je de mail hebt gestuurd. Dat is ook om privacyredenen en cyberveiligheid de beste keuze.
• Op papier, voor wie je moeilijk digitaal kan bereiken.

• Stuur 1 à 2 dagen voor de activiteit een herinnering naar je leden.
• Moeten ze inschrijven? Stuur je leden dan enkele dagen voor de deadline.

De UITdatabank verzamelt activiteiten uit Vlaanderen en Brussel. Iedereen kan er zoeken naar activiteiten en gratis activiteiten toevoegen.

Welke activiteiten kan je toevoegen?

Je kan alleen activiteiten toevoegen die voor iedereen toegankelijk zijn en waaraan mensen in hun vrije tijd kunnen deelnemen.

Welke activiteiten kan je niet toevoegen?

• Commerciële activiteiten
• Activiteiten die alleen toegankelijk zijn voor leden van je vereniging
• Politieke activiteiten
• Religieuze activiteiten
  • Niet: viering in de moskee
  • Wel: rondleiding in de moskee 

• Heeft je vereniging een ledenblad of nieuwsbrief? Zet er dan een artikel over je activiteit in.
• Heeft je district een papieren huis-aan-huisblad? Vraag het district om je activiteit op te nemen. Doe dat minstens 2 maanden voordat het magazine uitkomt.
• Tip! Vraag aan partners, federaties en andere verenigingen om jouw activiteit in hun nieuwsbrief te plaatsen.